Verordening Auditcommissie gemeente Staphorst 2026

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Commissie: de auditcommissie.

b.Lid: lid van de auditcommissie.

c.Voorzitter: voorzitter van de auditcommissie.

d.Accountant: de in de Controleverordening Staphorst bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

e.Raad: de gemeenteraad.

f.College: het college van burgemeester en wethouders.

g.Portefeuillehouder financiën lid van het college met de portefeuille financiën of diens vervanger.

h.Secretaris: de griffier of diens vervanger.

i.Controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

j.Onderzoeken van het college: de onderzoeken van het college op grond van artikel 213a van de Gemeentewet.

Artikel 2.1. Doel

1De auditcommissie heeft als doel het versterken van de controlerende functie van de gemeenteraad door:

a.advisering en afstemming ten behoeve van de raad op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer.

b.overleg met de raad, de accountant, het college en de ambtelijke organisatie.

c.de raad gevraagd en ongevraagd te adviseren.

Artikel 2.2. Samenstelling

1De commissie bestaat uit tenminste vier leden.

2De leden zijn lid van de gemeenteraad.

3De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De griffier of zijn plaatsvervanger is adviseur van de commissie en coördineert haar ondersteuning.

5De commissie kan interne adviseurs en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 2.3 Zittingsduur

1De raad benoemt de leden van de commissie.

2De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode gelijk aan die van de leden van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

3Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het niet meer voldoen aan het vereiste in artikel 2.2 lid 2, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 3.1 Taken en bevoegdheden

De auditcommissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

1De commissie adviseert over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en bereidt het aanbestedingstraject voor van het contract met de accountant.

2De commissie doet een voordracht aan de raad voor een te benoemen accountant.

3Om een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole te bevorderen vindt voorafgaand aan de accountantscontrole afstemmingsoverleg plaats tussen de commissie en de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen.

4De commissie adviseert over het vast te stellen controleprotocol.

5De commissie adviseert zonodig over de wijze van behandeling van tussenrapportages van de accountant.

6De commissie bespreekt met de accountant de bevindingen van de accountant naar aanleiding van (interim-)controles en zijn verslag van bevindingen over de controle van de jaarrekening voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken en brengt hierover advies uit aan de raad.

7De commissie adviseert de raad over het jaarverslag en de jaarrekening.

8De commissie evalueert de werkzaamheden van en met de accountant en adviseert hierover indien nodig de raad.

9De commissie adviseert de raad over de verordeningen op grond van artikel 212, 213, 213a van de Gemeentewet.

10De commissie overlegt zo nodig met de portefeuillehouder financiën over de werkzaamheden van de accountant en de planning- en control instrumenten, het risicobeleid, de nota reserves en voorzieningen en andere actuele financiële thema's.

11De commissie adviseert de raad over de overige door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte voorstellen of adviezen.

12De commissie bevordert dat de raad inzicht krijgt in de wijze waarop door het college aanbevelingen van de accountant worden uitgevoerd.

13De commissie kan adviseren over de afstemming van de onderzoeken van de accountant en het college.

14De commissie maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de ambtelijke organisatie over de planning- en control cyclus binnen de gemeente.

Artikel 3.2 Taken van de voorzitter

1De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie.

2De voorzitter draagt zorg voor het leiden van de vergaderingen.

3De voorzitter draagt zorg voor het bewaken van de taken en bevoegdheden.

4De voorzitter draagt zorg voor het bevorderen van zorgvuldige advisering over commissieaangelegenheden.

5De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier of één van zijn plaatsvervangers.

Artikel 3.3 Vergaderingen, quorum, besluitvorming en verslaglegging

1De commissie vergadert minimaal tweemaal per jaar of zo vaak als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 3 benoemde taken.

2De vergadering van de commissie gaat niet door indien tenminste de helft plus één van de leden afwezig is. Er wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd.

3De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

4De agenda en verslagen van de commissie zijn openbaar.

5In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

6Van iedere vergadering wordt een kort verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

7De adviezen van de commissie aan de raad zijn openbaar.

Artikel 4 Slotbepalingen, citeertitel; inwerkingtreding

1Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen, beslist de commissie.

2Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening Auditcommissie gemeente Staphorst 2026’.

3Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking en waarbij de verordening vastgesteld op 12 december 2018 vervalt.