Aanhef
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren;
overwegende dat:
•op 20 januari 2014 gemeente Someren gestart is met digitaal en zaakgericht werken;
•daartoe op 28 februari 2014 besloten is om alle inkomende post vanaf dat moment te vervangen door digitale reproducties teneinde onwenselijke hybride opslag te voorkomen;
•het aan voornoemde besluit tengrondslagliggende Handboek digitale vervanging gemeente Someren in 2023 niet meer aansluit bij de actuele praktijk;
•een fundamenteel gewijzigd en geactualiseerd handboek in het voorjaar van 2023 is opgesteld, en;
•het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe), de streekarchivaris, een positief advies heeft uitgebracht over dit geactualiseerde handboek;
gelet op:
•artikel 7 van de Archiefwet;
•artikel 26b van de Archiefregeling;
•de Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012, nr. WJZ/466161(10265), alsmede;
•paragraaf 1.2.1 Actualiseren besluit en handboek van het vigerende Handboek digitale vervanging gemeente Someren;
b e s l u i t :
1tot het vervangen van analoge archiefbescheiden in de dynamische fase van een zaak (o.a. analoge post) op basis van het bij dit besluit behorende geactualiseerde handboek Handboek vervanging archiefbescheiden in de dynamische fase van een zaak, en;
2tot gelijktijdige intrekking van het vervangingsbesluit van 28 februari 2014 met inbegrip van het handboek Handboek digitale vervanging gemeente Someren.
Bent u het niet eens met dit besluit?
Dan kunt u hiertegen, binnen zes weken na de dag waarop het besluit is bekendgemaakt, een bezwaarschrift indienen onder vermelding van de reden waarom u het er niet mee eens bent. Het bezwaarschrift moet u, gedateerd, gemotiveerd en ondertekend, sturen naar het college van burgemeester en wethouders van Someren digitaal via de website of schriftelijk naar postbus 290, 5710 AG Someren. Het indienen van een bezwaarschrift schorst de werking van dit besluit niet.
Wanneer er sprake is van een spoedeisend belang kunt u daarnaast een voorlopige voorziening vragen aan de voorzieningenrechter van de Rechtbank Oost-Brabant, Sector bestuursrecht, postbus 90125, 5200 MA 's-Hertogenbosch. Aan deze procedure zijn kosten verbonden. U kunt uw verzoek om een voorlopige voorziening te treffen ook digitaal indienen. Hoe u dit kunt doen, kunt u lezen op de website van Rechtspraak.
BIJLAGE 1: Metadataschema
Documenten worden altijd opgeslagen als onderdeel van een zaak. Als er nog geen zaak loopt wordt er een zaak aangemaakt. Voor documenten wordt de volgende metadata vastgelegd, gebaseerd op RGBZ:
•Identificatie (automatisch)
•Documenttype (afgedwongen, opties zijn gebaseerd op de ZTC2 waardenlijst Gemma)
•Creatiedatum en tijd (automatisch gevuld)
•Vertrouwelijkheidsaanduiding
•Verzenddatum (facultatief)
•Ontvangstdatum (facultatief)
•Titel (afgedwongen, over de vorm van de titel zijn intern afspraken gemaakt en gepubliceerd)
•Auteur (facultatief)
•Beschrijving (facultatief)
•Status (Definitief/Niet meer te wijzigen/in bewerking) Gescande documenten zijn overigens altijd Definitief en niet meer te wijzigen
•Relatie naar zaak (afgedwongen)
Voor zaken wordt de metadata m.n. bepaald door onze zaaktypecatalogus. Die in veel gevallen weer gebaseerd is op standaarden zoals RGBZ, ZTC, etc.
De metadata die wordt of kan worden vastgelegd:
•Zaaknummer (0487…)
•Relatie naar zaaktype
•Wettelijke termijn
•Servicenorm
•Mogelijkheid opschorten
•Mogelijkheid verlengen incl. wettelijke termijn
•Zaakomschrijving
•Toelichting (op omschrijving)
•Startdatum
•Registratiedatum
•Publicatiedatum
•Kanaal
•Zaakvertrouwelijkheid (Openbaar, Intern, Zaakvertrouwelijk, Vertrouwelijk, Persoonsvertrouwelijk = vertrouwelijk)
•Betalingsindicatie
•Laatste betaaldatum
•Betrokkenen (verantwoordelijke, behandelaar, kopiehouder, adviseur, initiator, gemachtigde, portefeuillehouder, Belanghebbende, Overige betrokkene, etc)
•Objecten (bijv. Relatie naar BAG-adres, Contract)
•Notities
•Klantcontacten als notitie
•Fases met businessrules, checklistvragen, etc.
•Statussen
•Relatie naar document(en)
•Relatie naar resultaten
•Relatie naar andere zaken (Deelzaken, Zaken die bijdrage leveren, Voorafgaande zaak)
*Waar ‘relatie’ staat zijn indirect nog meer gegevens beschikbaar. Zo zorgt de relatie naar zaaktype ook voor bijvoorbeeld de basis archiefcode of een toelichting over de betekenis van het zaaktype. De relatie naar resultaten zorgt voor de juiste resultaten met de bijbehorende bewaartermijnen, de brondatum bewaartermijn en de selectielijstklasse.
Bijlage 3: Technische specificaties scanners
De gemeente Someren maakt gebruik van de volgende scanners:
Scanner
Platform
Locatie
Kodak i3450 Scanner
Kofax-platform incl. VRS; begane grond registratuur
begane grond, Postkamer
Canon Imageformula DR-C240
ID-Burger, Geen VRS
begane grond, Publiekszaken
Canon Imageprograf TX 3000 (Plotter)
Geen VRS
3everdieping
Kodak 13450 Scanner
Canon Imageformula DR-C240
Canon Imageprograf TX-3000
1.Gedetailleerde specificaties
Van website, https://www.canon.nl/business/products/wide-format-printers/imageprograf-tx-3000/specifications/ d.d. 10-1-2023
2.Technologie
Printertype
5kleuren - 36 inch/914,4 mm
Printtechnologie
Canon Inkjet on Demand 6 kleuren, geïntegreerd type (6 chips per printkop x 1 printkop)
Aantal spuitstukken
Totaal: 15.360 MBK: 5.120 spuitmondjes
C, M, Y, BK: elk 2.560 spuitmondjes
Printresolutie
2.400 x 1.200 dpi
Afstand tussen spuitopeningen
1.200 x 2 inclusief systeem voor detectie van en compensatie voor niet-spuitende spuitmondjes
Lijnnauwkeurigheid
± 0,1% of minder
Grootte inktdruppels
5picoliter per kleur
Inktcapaciteit
Meegeleverde startset inkt: 330 ml (MBK)/160 ml (BK, C, M, Y)
Standaard inkt: 160 ml/330 ml/700 ml
Inktsoort
Pigmentinkt: 5 kleuren MBK/BK/C/M/Y
Compatibiliteit van besturingssystemen
Microsoft Windows 32-bits: 7, 8.1, 10, Server 2008, 64-bits: 7, 8.1, 10, Server 2008/R2, Server 2012/R2
Apple Macintosh: OSX 10.10.5 ~ 10.11, MacOS 10.12
Printertalen
HP-GL/2, HP RTL, PDF, JPEG - lees voor meer informatie de specificaties
Standaardinterfaces
WIJZIGEN:
USB B-poort:
Type: ingebouwd (Hi-Speed USB)
Modus: Full Speed (12 Mbps), High Speed (480 Mbps), Bulkoverdracht
Connectorpoort: serie B (4-pins)
USB A-poort: USB-geheugen (Direct Print)
Standaard:
IEEE 802.3 10base-T
IEEE 802.3u 100base-TX/Auto-Negotiation
IEEE 802.3ab 1000base-T/Auto-Negotiation
IEEE 802.3x Full Duplex
Protocol:
SNMP (Canon-MIB, HTTP, TCP/IP (IPv4/IPv6), FTP
Wireless LAN:
Standaard:
IEEE802.11n/IEEE802.11g/IEEE802.11b
Beveiliging:
WEP (64/128-bits)
WPA-PSK (TKIP/AES)
WPA2-PSK (TKIP/AES)
3.GEHEUGEN
Standaardgeheugen
128GB (Fysiek geheugen: 2 GB)
Uitbreidingssleuf
Nee
4.Printsnelheid
CAD-tekening
Normaal papier (A0-rol)
0:37 (Fast Economy Modus)
0:40 (Fast)
1:10 (Standard)
Poster
Normaal papier (A0-rol)
0:42 (Fast Economy Modus)
0:42 (Fast)
1:26 (Standard)
Zwaar gecoat papier (A0-rol)
1:43 (Fast)
2:37 (Standard)
5.Harde schijf
500GB (versleuteld)
6.Papierverwerking
Mediabreedte
Rol papier: 203,2 - 917 mm
Los vel: 203,2 - 917 mm
Mediadikte
0,07 - 0,8 mm
Minimaal printbare lengte
203,2 mm
Maximaal printbare lengte
Rol papier: 18 m (lengte varieert, afhankelijk van het besturingssysteem en de toepassing)
Los vel: 1,6 m
Maximale diameter van rol papier
170mm
Papierinvoermethode
Rol papier: in- en uitvoer aan voorzijde
Losse vellen: in- en uitvoer aan voorzijde
(handmatige invoer met vergrendelingshendel voor media)
Breedte voor printen zonder witrand (alleen rol)
[Aanbevolen] 515 mm (JIS B2), 728 mm (JIS B1), 594 mm (ISO A1), 841 mm (ISO A0), 10 inch, 14 inch, 17 inch, 24 inch, 36 inch
[Bedrukbaar] 257 mm (JIS B4), 297 mm (ISO A3), 329 mm (ISO A3+), 420 mm (ISO A2), 8 inch, 12 inch, 16 inch, 20 inch, 30 inch, 300 mm, 500 mm, 600 mm, 800 mm
Maximumaantal geleverde prints Opvangbak met meerdere posities
Standaardpositie: 1 vel (willekeurig beeld)
Plat: 20 vel (A2 liggend, willekeurig beeld, normaal papier/gecoat papier)
Maximumaantal geleverde prints Stacker
Bakpositie: 1 vel (willekeurig beeld)
Vouwpositie: 100 vel (A0/A1 staand, CAD-tekening, normaal papier)
Stapelpositie: 100 vel (A1/A2 liggend, CAD-tekening, normaal papier)
7.Afmetingen en gewicht
Fysieke afmetingen en gewicht
Printer met geopende opvangmand en onderstel:
1.389 x 984 x 1.168 mm (opvangbak open)
Gewicht: 105 kg (inclusief rollenhouder)
Meegeleverde software
Printerstuurprogramma voor ImagePROGRAF-TX-serie, Quick Utility Toolbox, Print Plug-in voor Office, Extended Survey Program en Poster Artist Lite. Andere software is te downloaden via de Canon-website.
8.Voeding en gebruiksvoorschriften
Stroomvoorziening
Invoervermogen: 100 - 240 VAC (50 - 60 Hz)
Stroomverbruik
Stroomverbruik (wireless LAN): 105 W of minder
In de slaapstand (wireless LAN): 3,6 W of minder
In de slaapstand (alle poorten in gebruik): 3,6 W of minder
(Alleen EU - gegevens voor ErP Lot 26)
Uitgeschakeld: 0,3 W of minder
Standaardinstelling voor tijd tot slaapstand: 301 sec
Gebruiksomgeving
15- 30 °C, 10 - 80% (zonder condensatie)
Geluidsniveau
Gebruik: 51 dB(A) of minder (normaal papier, lijntekening, standaardmodus)
Stand-by: 35 dB(A) of minder
(Gemeten tegen ISO7779-standaard)
Voorschriften
Europa: CE, Rusland: EAC
Certificaten
ENERGY STAR (WW), TUV, CB
9.Meegeleverd
Inhoud van de doos
Printer, roleenheid, 1x printkop, 1x onderhoudscassette, 3 inch kernadapter voor papier, netsnoer voor EU en Engeland, 1x startset inkttanks, installatiehandleiding, folder Veiligheid/standaardomgeving, CD-ROM met gebruikerssoftware (OS X/Windows), PosterArtist Lite op CD-ROM, Europees biocide-informatieblad, Informatieblad van de Euraziatische Economische Unie, Belangrijke informatie, Quick Guide en printkopuitlijning
10.Opties
Optionele items
Roleenheid: RU-32
Stapelaar: SS-31
2/3 inch rolhouder: RH2-34
11.Consumables
Door de gebruiker te vervangen
Printkop: PF-06
Inktcartridges: PFI-110 (160 ml), PFI-310 (330 ml), PFI-710 (700 ml)
Snijmes: CT-07
Onderhoudscassette: MC-30
Bijlage 4 Taken en verantwoordelijkheden
De formele kaders en verantwoordelijkheden met betrekking tot de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden zijn beschreven in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Someren. In het kader van het vervangingsproces zijn taken en verantwoordelijkheden op hoofdlijnen als volgt verdeeld:
Rol in vervangingsproces
Omschrijving verantwoordelijkheden
Functienaam
Zorgdrager
De zorgdrager is verantwoordelijk voor informatie- en archiefmanagement. De zorgdrager draagt zorg voor een overkoepelend beleidsprogramma voor informatie- en archiefmanagement, de organisatorische inbedding en voldoende middelen. De zorgdrager is verantwoordelijk voor periodieke monitoring en correctie van de werking van het archief (in brede zin), inclusief het vervangingsproces.
College van Burgemeester en Wethouders
Proceseigenaar vervangingsproces
De Proceseigenaar Vervangingsproces is verantwoordelijk voor de juiste werking van zijn proces, de kwaliteit van de output en de documentatie van het vervangingsproces. Hij/zij is change manager voor zijn/haar proces.
Coördinator DIV
Archiefmedewerker
De archiefmedewerker is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van analoge en digitale documenten. De archiefmedewerker controleert per kwartaal de beeldkwaliteit en zorgt voor vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. De archiefmedewerker zorgt voor het opstellen van de verklaring van vervanging en ondertekent deze ook.
DIV-medewerker
Registratiemedewerker
De registratiemedewerker is verantwoordelijk voor het registreren van digitale documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de registratie.
KCC-medewerker
Scanmedewerker
De scanmedewerker is verantwoordelijk voor het scannen van de analoge documenten en het uitvoeren van kwaliteitscontroles op de resultaten van de scans. De scanmedewerker zorgt dat niet te scannen documenten worden geregistreerd en analoog het werkproces ingaan.
KCC-medewerker
Technisch beheer
Technisch beheer is verantwoordelijk voor het technisch functioneren van de applicaties en de onderliggende infrastructuur die nodig is voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces.
Technisch beheer-medewerker
Functioneel beheer
Functioneel beheer is verantwoordelijk voor de functionele inrichting en werking van de applicaties die nodig zijn voor de uitvoering van het vervangings- en informatiebeheerproces. De functioneel beheerder controleert periodiek de scaninstellingen.
Functioneel beheer-medewerker
Scannerreiniger
Zorgt voor het periodiek schoonmaken van de Canon en Kodak scanners
KCC-medewerker (dagelijks) Gemeentebode (per kwartaal)
Auditor
De door B&W aangestelde archivaris auditeert tweejaarlijks het vervangingsproces en de digitale informatiebeheer.
Archivaris (RHCe)
Bijlage 5 Werkinstructie schoonmaken scanners
De gemeente Someren controleert de scanapparatuur periodiek. Fouten die door de controle zijn opgemerkt worden door de gemeente hersteld. De gebruikte scanapparatuur en software wordt per kwartaal gecontroleerd door functioneel beheer . Er is ook een contract voor jaarlijks groot onderhoud (waaronder kalibreren) met een daarin gespecialiseerd bedrijf
Daarnaast worden dagelijks schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd door de medewerkers die scannen. Hierdoor wordt voorkomen dat stofdeeltjes, spikkeltjes of strepen veroorzaken op de scanafbeelding. Voor het schoonmaken van de scanner wordt door de gemeente opgestelde procedure gevolgd.
Eén keer per kwartaal worden de transportrollen van de scanners schoongemaakt door de gemeentebode.
STAP 1. Trek voor de veiligheid de stekker van de scanner uit het stopcontact.
STAP 2. Verwijder het papier uit de papiertoevoer.
STAP 3. Volg de stappen in de handleiding van de scanner in het hoofdstuk Onderhoud.
a.Voor de Kodak i3000 Scanner (de scanner bij het KCC) kijk in de handleiding bij hoofdstuk 5 Maintenance, pagina’s 5-1 t/m 5-7.
b.Voor de Canon imageformula DR-C420 (de Oribi-scanner) kijk in de handleiding hoofdstuk Onderhoud, pagina’s 58 t/m 61.
c.Voor de Canon Imageprograf TX3000 (de plotter) kijk in de handleiding hoofdstuk Onderhoud, pagina’s 515 t/m 523.
STAP 4. Stekker van de scanner weer in het stopcontact doen.
Scanner gereed voor scannen!
Bijlage 6: Format verklaring van vervanging
Ondergetekende verklaart op grond van de lastgeving van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren dat de vermelde archiefbescheiden die ter vervanging -conform het handboek vervanging van de gemeente Someren - gereproduceerd zijn ter vernietiging zijn aangeboden. De archiefbescheiden zijn conform het handboek vervanging van de gemeente, vastgesteld op <datum invullen>, vervangen door digitale reproducties.
Het betreft de gescande en gecontroleerde documenten van de scandatum <begindatum invullen> t/m <einddatum invullen>.
Deze papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering door de firma Box B.V.
Plaats: Someren
Datum:
Ondertekening:
Bijlage 7: Logboek kleine veranderingen
Kleine veranderingen in het vervangingsproces worden door de gemeente Someren bijgehouden in het onderstaande logboek. Het RHCe wordt van de wijzigingen in kennis gesteld.
NR
Wat is gewijzigd
Waarom is dit gewijzigd
Door wie is dit gewijzigd
Wanneer is dit gewijzigd
1
2
3
4
5
-
Logboek Kleine Veranderingen Vervangingsproces in de dynamische fase van een zaak gemeente Someren