Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad gemeente Sliedrecht 2015

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: functioneringsgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het functioneringsgesprek voeren.

c.adviseurs: leden van de raad, wethouder(s), gemeentesecretaris of griffier die de commissie van informatie voorzien;

c.commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert in principe één gesprek per kalenderjaar, doch minimaal drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.

3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken, na overleg met de voorzitter van de commissie.

2De gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris.

Artikel 4 Samenstelling van de commissie

1De commissie wordt samengesteld uit de voorzitters van de fracties die zitting hebben in de raad.

2Er worden geen plaatsvervangende leden benoemd.

3Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid benoemt de raad een vervanger op voordracht van de desbetreffende raadsfractie.

4De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

5De commissie kan zich voorafgaand aan de gesprekken met de burgemeester laten informeren door de adviseurs.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter leidt het gesprek.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7 lid 1 en artikel 9 lid 4.

5De commissie noch de raad zal de geheimhouding, waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en de adviseurs als genoemd in artikel 1 lid c.

Artikel 7 Voorbereiding gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging. Die uitnodiging bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Uitgangspunt is het plannen van een afspraak waarbij alle leden van de commissie aanwezig kunnen zijn.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Het gesprek wordt in gezamenlijkheid door de commissie voorbereid.

3Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

4De volgende onderwerpen kunnen tijdens het gesprek worden besproken:

De burgemeester,

a.als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium en de agendacommissie.

b.in het proces van dualisme;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f.en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

g.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

h.en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en de directie van de gemeentelijke organisatie;

i.en zijn nevenfuncties en integriteit;

j.en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

5Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken en om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2Alle overige bescheiden, als bedoeld in de artikelen 6 en 7, die in het bezit zijn van de voorzitter en de leden van de commissie worden onmiddellijk vernietigd.

3Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Slotartikelen

1In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2Deze verordening treedt in werking op 1 december 2015.

3Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad gemeente Sliedrecht 2015.