Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Artikel 1: Begripsomschrijvingen
a.Bestuursorganen:
de gemeenteraad, het college, de burgemeester en de commissies als bedoeld in de artikelen 83 en 84 van de Gemeentewet.
b.College:
het college van burgemeester en wethouders.
c.Portefeuillehouder
een lid van het college dat op grond van collegeafspraken in het bijzonder verantwoordelijk is voor bepaalde beleidsterreinen of de burgemeester als zelfstandig bestuursorgaan.
d.Gemeentesecretaris:
de ambtenaar als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.
e.Algemeen directeur:
het hoofd van de ambtelijke organisatie in de persoon van de gemeentesecretaris.
f.Adjunct-directeur:
de aan de algemeen directeur ondergeschikte en boven de lijn geplaatste manager, tevens concerncontroller.
g.Directie
het samenwerkingsverband van algemeen directeur en adjunct-directeur.
h.Programmamanager
de aan de algemeen directeur ondergeschikte en boven de lijn geplaatste medewerker die verantwoordelijk is voor de implementatie van vernieuwingsprogramma’s op het terrein van de dienstverlening en de daaraan gekoppelde of daarmee verband houdende processen.
i.Afdeling
een onderdeel van de organisatie dat onder leiding staat van een afdelingshoofd.
j.Afdelingshoofd:
de manager die belast is met de dagelijkse leiding van een afdeling.
k.Bureau
Het stafbureau en bedrijfsbureau als bedoeld in artikel 2, lid 2 onder b. en c.
l.Clustercoördinator
de medewerker in een afdeling die is belast met werkleiding.
m.Medewerker
degene die in de organisatie als ambtenaar is aangesteld of op basis van een arbeids-, detacherings- of stageoverenkomst werkzaam is bij en onder verantwoordelijkheid van de gemeente Sint-Michielsgestel.
n.Afdelingenmodel:
de organisatiestructuur waarin de afdelingshoofden onder leiding van de algemeen directeur de spil van de organisatie zijn.
o.Managementoverleg
het formele overleg van directie met de gezamenlijke afdelingshoofden.
Hoofdstuk 2: Inrichting van de ambtelijke organisatie
Artikel 2: Inrichting van de ambtelijke organisatie
1De ambtelijke organisatie van de gemeente Sint-Michielsgestel is opgebouwd conform het afdelingenmodel en bestaat uit:
a.de algemeen directeur, tevens gemeentesecretaris en de adjunct-directeur, tevens concerncontroller;
b.een stafbureau onder leiding van de algemeen directeur bestaande uit de medewerkers communicatie, het bestuurssecretariaat, de medewerker kabinet en de programmamanager;
c.een bedrijfsbureau onder leiding van de concerncontroller, waartoe behoren de assistent concerncontroller, de financieel consulenten en de medewerker administratieve organisatie;
d.de afdelingen.
2Het college kan op voorstel van de algemeen directeur nieuwe taken toewijzen aan de algemeen directeur, de adjunct-directeur of aan één van de afdelingen.
3De in lid 1, onder d. genoemde afdelingen worden als volgt aangeduid:
a.de afdeling Bestuurs- en managementondersteuning met als kerntaken financieel beleid en financieel beheer, belastingen en verzekeringen, personeel en organisatie, algemeen juridische zaken en rechtsbescherming, informatie- en communicatietechnologie (ICT), archief en documentaire informatievoorziening (DIV), bodedienst en centrale inkoop;
b.de afdeling Brandweer met als kerntaken integrale veiligheid, crisisbeheersing, rampenbestrijding, ambulancezorg, vrijwillige brandweer, pro-actie, preventie, preparatie, repressie en nazorg;
c.de afdeling Inwonerszaken met als kerntaken bevolking, burgerlijke stand, vreemdelingen, verkiezingen, subsidieverlening, Wegwijs (inclusief WSD en ISD), leerplicht, leerlingenvervoer, uitvoering WMO, receptie, telefonie en postkamer;
d.de Afdeling Vergunningen en handhaving integrale vergunningverlening, toezicht en opsporing en bestuursrechtelijke handhaving;
e.de afdeling Ontwikkeling met als kerntaken beleidsontwikkeling op de terreinen van economische zaken, vestigingsbeleid, volkshuisvesting, ruimtelijke ordening, milieubeleid, grondbeleid en -exploitatie, archeologie en monumentenzorg, cultuur, recreatie en toerisme, welzijn en zorg, onderwijs, jeugd en sport;
f.de afdeling Uitvoering met als kerntaken verkeer- en vervoersbeleid, beleid en beheer met betrekking tot en voorbereiding en uitvoering inrichting openbare ruimte (weg- en waterbouw en cultuurtechniek), afvalinzameling en –verwijdering, nieuwbouw en vervolgens dagelijks en technisch beheer en onderhoud gemeentelijke gebouwen en installaties, landmeten en kaartproductie, beheer onbebouwde gemeentelijke eigendommen, uitvoering Wet WOZ, wijkbeheer.
Artikel 3: De algemeen directeur/gemeentesecretaris
1Indien de secretaris meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan het college. Voor een aaneengesloten afwezigheid van meer dan 30 dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.
2Bij afwezigheid of ontstentenis van de algemeen directeur/gemeentesecretaris wordt hij in al zijn taken vervangen door de adjunct-directeur. Bij diens afwezigheid of ontstentenis wordt hij vervangen door een door het college aan te wijzen persoon binnen of buiten de organisatie.
3De algemeen directeur/gemeentesecretaris heeft de volgende taken.
a.Hij geeft leiding aan de organisatie en vervult naar de organisatie toe een voorbeeldfunctie.
b.Hij voert ontwikkelings- en functionerings- en beoordelingsgesprekken met de adjunct-directeur, de afdelingshoofden en de rechtstreeks onder zijn leiding werkzame medewerkers.
c.Hij staat als eerste adviseur het college en de burgemeester bij en draagt bij aan een heldere en soepele besluitvorming.
d.Hij onderhoudt als intermediair goede contacten tussen bestuursorganen en de ambtelijke organisatie en zorgt voor een juiste vertaling en uitvoering van genomen besluiten.
e.Hij is eindverantwoordelijk voor een goede en tijdige afstemming van zaken en richt zich daarbij met name op voorstellen over onderwerpen die de afzonderlijke afdelingen overstijgen.
f.Hij maakt afspraken met de adjunct-directeur en de afdelingshoofden over doelen en te bereiken resultaten en beoordeelt hen op de nakoming ervan.
g.Hij onderhoudt een functionele relatie met de beleidsmedewerker die belast is met de advisering over organisatievraagstukken.
h.Voorzover nodig bepaalt hij welke afdeling de eerste verantwoordelijkheid draagt bij beleids-advisering en –uitvoering.
i.Hij bepaalt de beslisrijpheid en kwaliteit van de adviezen uit de organisatie.
j.Hij is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van college- en raadsbesluiten en draagt de eindverantwoordelijkheid voor planning en control.
k.Hij is bestuurder in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden.
l.Hij vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten die uit zijn functie voortvloeien.
Artikel 4: Verhouding tot de bestuursorganen
1De bepalingen in dit artikel gelden tevens als instructie voor de gemeentesecretaris als bedoeld in artikel 103 van de Gemeentewet.
2Hij draagt middellijk via de griffier of rechtstreeks zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad en de raadsfracties overeenkomstig de door de gemeenteraad vastgestelde ‘Regeling voor ambtelijke bijstand’.
3Hij draagt met inachtneming van de aanwijzingen en instructies van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.
4Hij adviseert het college met betrekking tot de te nemen besluiten en draagt zorg voor de vastlegging van die besluiten op een besluitenlijst.
5Hij ziet er op toe dat de besluiten van het college met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd.
6Hij zorgt voor een doelmatige ondersteuning van de portefeuillehouders, zulks met inachtneming van nadere instructies daarover van het college.
7Hij staat de burgemeester terzijde in diens hoedanigheden als bestuursorgaan van de gemeente en als bestuurlijk coördinator.
8Hij bevordert samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen, de griffier en de ambtelijke organisatie.
9Hij is de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van goede samenwerking en afstemming tussen de bestuursorganen onderling, alsmede bij het bewaken van het functioneren van het collegiaal bestuur van het college.
Artikel 5: Verhouding tot de ambtelijke organisatie
1Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college staat de gemeentesecretaris als algemeen directeur aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.
2Hij is verantwoordelijk voor de algehele bedrijfsvoering. In de uitoefening van zijn taak wordt hij bijgestaan door een adjunct-directeur, tevens concerncontroller.
3Voorzover de algemeen directeur/gemeentesecretaris bij de uitvoering van zijn taken behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij daarvoor een beroep doen op de afdelingshoofden die verplicht zijn de gevraagde bijstand te verlenen.
4Uit hoofde van zijn functie kan hij aanwijzingen geven aan alle medewerkers.
5De medewerkers verstrekken hem gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft.
Artikel 6: Bevoegdheden en taken adjunct-directeur
1Tot benoeming van een adjunct-directeur wordt door het college niet overgegaan dan nadat de portefeuillehouder ‘organisatie en personeel’ en een afvaardiging van de afdelingshoofden bij de selectie zijn betrokken.
2Bij afwezigheid of ontstentenis van de adjunct-directeur wordt hij in al zijn taken vervangen door de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Bij diens afwezigheid of ontstentenis wordt hij vervangen door een door het college aan te wijzen persoon binnen of buiten de organisatie.
3Hij voert ontwikkelings- en functionerings- en beoordelingsgesprekken met de rechtstreeks onder zijn leiding werkzame medewerkers.
4De adjunct-directeur is uit hoofde van zijn functie tevens concerncontroller. Zijn taken en bevoegdheden in dit verband zullen worden vastgelegd in een financieel statuut.
5Hij onderhoudt een functionele relatie met de beleidsmedewerker die belast is met de advisering over en ondersteuning bij juridische control.
6Hij helpt vanuit zijn functie de portefeuillehouders bij het vertalen van de politieke en bestuurlijke keuzes en aandachtspunten naar de afdelingen.
7Hij is een teamspeler die tot taak heeft de organisatie als geheel goed te laten functioneren en heeft daarin een voorbeeldfunctie. Hij geeft richting aan een goede bedrijfsvoering en planning en control, zorgt voor een goede coördinatie van werkzaamheden op zijn terrein binnen de organisatie en neemt initiatieven in het kader van kwaliteitszorg en innovatie.
8Hij coacht, ondersteunt en volgt de afdelingshoofden in de uitoefening van hun taken en verantwoordelijkheden op het terrein van de bedrijfsvoering en grijpt als concercontroller zonodig in.
9Hij geeft vorm en inhoud aan planning- en control en geeft in dat kader opdrachten en maakt afspraken over de wijze van voortgangsrapportage in de sfeer van bedrijfsvoering. Hij houdt toezicht op de goede uitvoering van opdrachten en nakoming van afspraken en heeft in dat verband een signaalfunctie.
10Hij vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten die uit zijn functie voortvloeien.
Artikel 7: Bevoegdheden en taken afdelingshoofden
1Tot benoeming van een afdelingshoofd wordt door de algemeen directeur/gemeentesecretaris niet overgegaan dan nadat het college via de portefeuillehouder ‘organisatie en personeel’, en een afvaardiging van de afdelingshoofden en de betreffende afdeling bij de selectie zijn betrokken.
2Bij afwezigheid of ontstentenis van een afdelingshoofd wordt hij in al zijn taken vervangen door een ander door de algemeen directeur aan te wijzen afdelingshoofd vervangen.
3Het afdelingshoofd heeft de volgende taken.
a.Hij geeft leiding aan een afdeling en vervult naar die afdeling toe een voorbeeldfunctie.
b.Hij is integraal manager en als zodanig verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen zijn afdeling en de daarbij in te zetten middelen en de over die productie gemaakte afspraken en rapporteert daarover. Jaarlijks stelt hij op basis van het raadsprogramma en de collegebegroting een afdelingsplan op met de doelen en de planning voor het volgende jaar.
c.Hij heeft het primaat met betrekking tot de inhoudelijke advisering aan het college. Hij legt periodiek verantwoording af aan de algemeen directeur en het bestuur over productie- en budgetafspraken, over het gevoerde financieel en personeelsmanagement, over de voortgang van projecten waarvoor zijn afdeling verantwoordelijk is en over andere kwaliteitsaspecten. Hij analyseert problemen, processen en nieuwe ontwikkelingen en kan op het gebied van zijn afdeling de beleidsadvisering op strategisch niveau voor zijn rekening nemen.
d.Hij voert zelfstandig overleg met de portefeuillehouders en betrekt, indien zinvol, zijn medewerkers daarbij.
e.Hij zet de lijnen uit voor de afdeling en bewaakt de eenheid van beleid, ook waar het gaat om de afstemming van beleid met andere afdelingen.
f.Hij realiseert de noodzakelijke randvoorwaarden waarbinnen de medewerkers van de afdeling zo goed mogelijk kunnen presteren, betrekt de medewerkers actief bij het verbeteren van werkprocessen en is een coach met een duidelijk toegevoegde waarde voor zijn medewerkers.
g.Hij draagt zorgt voor de realisatie van het personeels- en middelenbeleid en het budgethouderschap op zijn afdeling en voert ontwikkelings- en functionerings- en beoordelingsgesprekken met de op zijn afdeling werkzame medewerkers.
h.Hij vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten die uit zijn functie voortvloeien.
Artikel 8: Bevoegdheden en taken programmamanager
1Tot benoeming van een programmamanager wordt door de algemeen directeur/gemeentesecretaris niet overgegaan dan nadat de portefeuillehouder ‘organisatie en personeel’ bij de selectie is betrokken.
2Bij afwezigheid of ontstentenis van de programmamanager wordt hij in al zijn taken vervangen door de algemeen directeur/gemeentesecretaris. Bij diens afwezigheid of ontstentenis wordt hij vervangen door de adjunct-directeur.
3Onder aansturing en eindverantwoordelijkheid van de algemeen directeur is de programmamanager verantwoordelijk voor het ontwerpen, opstellen en implementeren van programma’s ter verbetering van de organisatiebrede dienstverlening en de daaraan gekoppelde en daarmee verband houdende processen.
4Hij is een teamspeler die tot taak heeft de organisatiebrede dienstverlening en daaraan gekoppelde bedrijfsvoering als geheel goed te laten functioneren en heeft daarin een voorbeeldfunctie.
5Hij coacht, ondersteunt en volgt de afdelingshoofden bij de uitvoering van programma’s en projecten die door de algemeen directeur of het college zijn vastgesteld en rapporteert over de voortgang van die programma’s.
6Hij vertegenwoordigt de gemeente in externe contacten die uit zijn functie voortvloeien.
Artikel 9: Clusterindeling en clustercoördinator
1Als een afdelingshoofd daaraan behoefte heeft kan hij de afdeling indelen in qua taakvervulling samenhangende werkeenheden, de zgn. clusters onder werkleiding van een zgn. clustercoördinator.
2De clustercoördinator is het eerste aanspreekpunt voor het afdelingshoofd en de medewerkers op het terrein van de bedrijfsvoering. De clustercoördinator geeft sturing aan een cluster zonder formele hiërarchische leidinggevende bevoegdheid.
3De clustercoördinator heeft de volgende taken.
a.Onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd geeft hij aanwijzingen aan de medewerkers binnen het cluster aanzien van de bedrijfsvoering en ter uitvoering van de planning en controlcyclus.
b.Het verdeelt en coördineert het werk van de cluster.
c.Hij maakt de werkplanningen en bewaakt de voortgang.
d.Hij geeft sturing aan de medewerkers betreffende de werkverdelingen planning.
e.Hij spreekt medewerkers aan op de voortgang van het werk.
f.Hij zit clusteroverleg voor.
g.Hij levert vanuit het cluster een bijdrage aan de planning- en controlcyclus.
Artikel 10: Medewerker
1Tot benoeming van een medewerker wordt door het afdelingshoofd niet overgegaan dan nadat een afvaardiging van de afdeling bij de selectie is betrokken en daarvan een advies is ontvangen.
2De medewerker heeft de volgende taken.
a.Hij is verantwoordelijk voor het realiseren van de geplande omvang en kwaliteit van de door hem te leveren producten en draagt er zorg voor dat die producten tijdig en met inzet van de daarvoor beschikbare middelen worden geleverd.
b.Hij werkt vanuit de eigen professionaliteit en het eigen werkveld samen aan het bereiken van de doelstellingen van de organisatie en het aanreiken van verbeteringen.
c.Hij adviseert via het afdelingshoofd aan het college en zorgt in dat verband voor een tijdige, volledige en juiste afstemming met betrokkenen binnen en buiten de afdeling en draagt op deze wijze bij aan een integrale besluitvorming door de bestuursorganen.
d.Hij draagt zorg voor het tijdig nemen van besluiten over zaken die hem op grond van attributie, delegatie of een door het college vastgestelde mandaatregeling zijn toevertrouwd.
e.Hij zorgt voor bewaking van de budgetten die aan hem zijn toevertrouwd.
f.Hij volgt de aanwijzingen op die door de clustercoördinator worden gegeven ten aanzien van de bedrijfsvoering en ter uitvoering van de planning en controlcyclus.
g.Hij legt proactief verantwoording af over de taakvervulling aan afdelingshoofd, de algemeen directeur en het college en verstrekt alle informatie die zijn afdelingshoofd, de algemeen directeur en het college nodig hebben ter invulling van hun verantwoordingsplicht.
Hoofdstuk 3: Vaste overlegvormen binnen de ambtelijke organisatie
Artikel 11: Strategisch overleg college en managementoverleg
1In beginsel tenminste éénmaal per kwartaal vindt een overleg plaats tussen college en het managementoverleg. De agendering van dit overleg vindt plaats door de gemeentesecretaris, gehoord de adjunct-directeur.
2Door de zorg van de algemeen directeur wordt van het overleg verslag opgemaakt dat aan de afdelingshoofden en het college beschikbaar wordt gesteld.
3Het strategisch overleg is gericht op ontwikkelingen die voor een goed functioneren van het gemeentebestuur van belang zijn en op bespreking van thema’s die strategisch van betekenis zijn voor de ontwikkeling van de gemeente danwel voor het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Daarnaast is het overleg gericht op de voorbereiding van de stukken in het kader van de begrotingscyclus (begroting, voorjaarsnota, najaarsnota, slotmemo en jaarrekening).
Artikel 12: Directieoverleg
1De algemeen directeur/gemeentesecretaris en de adjunct-directeur/concerncontroller overleggen in beginsel eenmaal per week. Van het overleg wordt verslag opgemaakt dat aan de afdelingshoofden, de medewerkers en het college beschikbaar wordt gesteld. Op uitnodiging van de algemeen directeur/gemeentesecretaris kunnen ook anderen aan het overleg deelnemen.
2Het directieoverleg is gericht op informatie-uitwisseling, de afstemming van het beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering en planning en control en de voorbereiding van de besluitvorming in het college.
Artikel 13: Managementoverleg
1Onder leiding van de algemeen directeur/gemeentesecretaris komen alle leidinggevenden in beginsel éénmaal per maand bijeen. Aan het overleg kunnen de programmamanager en de personeelsadviseurs als agendalid deelnemen. Op uitnodiging van de algemeen directeur kan ook de voorzitter van de OR als toehoorder het overleg bijwonen. Van het overleg wordt verslag opgemaakt dat aan de afdelingshoofden, de medewerkers en het college beschikbaar wordt gesteld.
2Het managementoverleg is in ieder geval gericht op:
a.het tot stand brengen van integrale beleidsvoorbereiding en –uitvoering;
b.het onderkennen van belangrijke ontwikkelingen, het afstemmen van de reactie daarop en de strategische beleidsontwikkeling;
c.het bespreekbaar maken van problemen en het maken van afspraken om te komen tot een gezamenlijke aanpak van die problemen;
d.het creëren van een goede werksfeer en goede werkmethoden voor de gehele organisatie;
e.de zorg voor een klantgericht optreden en in dat kader ook zorg voor een zorgvuldige weging van belangen;
f.informatie-uitwisseling;
g.afstemming van P&O-beleid;
h.het bespreken van thema’s die voor het gehele management van belang zijn.
3Het initiatief om een bepaald thema in het managementoverleg aan de orde te stellen kan van alle deelnemers aan het overleg komen.
Artikel 14: Afdelingsoverleg
1Onder leiding van het afdelingshoofd komen alle medewerkers van een afdeling in beginsel éénmaal per maand en overigens zo vaak als het afdelingshoofd dat nodig acht bijeen om afdelingsbrede onderwerpen te bespreken. Op uitnodiging van het afdelingshoofd kunnen ook anderen aan het overleg deelnemen.
2Tot de afdelingsbrede onderwerpen worden in ieder geval gerekend alle algemene onderwerpen met betrekking tot het P&O-beleid, organisatiebrede cultuurprojecten, bedrijfsvoering in algemene zin, het opstellen, uitvoeren en evalueren van afdelingsplannen, begroting en rekening en de in dat kader op te stellen managementrapportages en bijzondere thema’s die voor de gehele afdeling van belang zijn.
3Het initiatief om een bepaald thema in het afdelingsoverleg aan de orde te stellen kan van alle deelnemers aan het overleg komen.
4Van het overleg wordt verslag opgemaakt dat aan de directie, de afdelingshoofden en de medewerkers beschikbaar wordt gesteld.
5Het afdelingshoofd zorgt verder voor een clustergewijs overleg zo vaak als hij of de medewerkers dat nuttig vinden.
Hoofdstuk 4: Werkwijze
Artikel 15: Werkwijze afdeling
1Elk programma of product wordt, tenzij de algemeen directeur/gemeentesecretaris anders bepaalt, primair voorbereid en uitgevoerd vanuit de afdeling tot welk taakgebied het betreffende onderwerp behoort.
2Het afdelingshoofd draagt zorg voor de voortgang in de behandeling, de voorbereiding en uitvoering van de programma’s en producten binnen zijn afdeling.
3Indien de voortgang van de werkzaamheden niet volgens planning zal gaan verlopen, stelt het afdelingshoofd de algemeen directeur/gemeentesecretaris en zonodig de portefeuillehouder daarvan op de hoogte. Hij verantwoordt daarbij de reden van de vertraging in de voortgang en stelt een aangepaste planning voor.
4Afhankelijk van de aard van de zaak of het bijzondere karakter wordt de onder 3. bedoelde verantwoording afzonderlijk afgelegd, danwel opgenomen in de periodieke managementrapportages.
Artikel 16: Werkwijze afdelingsoverstijgende zaken
1Indien een programma of product zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de algemeen directeur een afdelingshoofd aan als primaathouder. Deze primaathouder zorgt vervolgens voor de integrale voorbereiding en/of uitvoering alsmede voor de tijdplanning en de bewaking van de voortgang.
2De algemeen directeur kan het primaathoudende afdelingshoofd opdragen een project- of programmavoorstel voor te bereiden, waarin de integraliteit van de aanpak tot uitdrukking wordt gebracht. Voorstellen voor het instellen van projecten of programma’s worden door tussenkomst van de algemeen directeur/gemeentesecretaris ter besluitvorming voorgelegd aan het college, dat vervolgens kan besluiten een coördinerend portefeuillehouder als bestuurlijk opdrachtgever aan te wijzen voor het project of programma.
3Indien afdelingen het niet eens kunnen worden over een eensluidend advies dan beslist de algemeen directeur/gemeentesecretaris over de advisering aan het college. Met inachtneming van de beslissing van de algemeen directeur/gemeentesecretaris brengt de primaathoudende afdeling vervolgens een advies uit aan het college.
Artikel 17: Planning en control
1Elk afdelingshoofd maakt voorafgaande aan een nieuw kalenderjaar en op basis van het door de gemeenteraad vastgestelde raadsprogramma en de door het college vastgestelde collegebegroting een afdelingsplan waarin hij de planning van de werkzaamheden opneemt, afgezet tegen de beschikbare personele en financiële middelen. Bij afdelingsoverstijgende zaken zorgt hij tevoren voor afstemming met collega-afdelingshoofden. De portefeuillehouder wordt bij de totstandkoming van de afdelingsplannen en met name bij de prioriteitstelling van zaken betrokken. De afdelingsplannen worden vastgesteld door de directie.
2Elk afdelingshoofd legt via managementrapportages en de directie via de ontwerpen van bestuursrapportages en het ontwerp van de jaarrekening periodiek verantwoording af aan respectievelijk de directie en de bestuursorganen over het gevoerde beheer en de mate waarin de gestelde doelen zijn bereikt. De door de gemeenteraad vastgestelde verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet en de op grond van deze verordening door de gemeenteraad vastgestelde kadernota’s en door burgemeester en wethouders vastgestelde uitwerkingsregelingen, zijn van overeenkomstige toepassing.
3Nadere regels kunnen worden gesteld ten aanzien van de control op de middelen.
Artikel 18: Mandatering van bevoegdheden van het college en de burgemeester aan medewerkers
1Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren aan door hen aan te wijzen ambtenaren.
2De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college geeft te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen.
3Het college verwerkt haar besluiten tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Het doet daarvan mededeling aan de raad. Het mandaatbesluit wordt door de zorg van de algemeen directeur/gemeentesecretaris periodiek geactualiseerd.
4Het bepaalde in de voorgaande leden is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan.
Artikel 19: Slotbepalingen
1In de onderwerpen waarin deze organisatieregeling niet voorziet, beslist het college de directie gehoord hebbend.
2Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Organisatieregeling gemeente Sint-Michielsgestel 2007’.
3Deze regeling treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking. Met ingang van diezelfde dag wordt de ‘Organisatieregeling gemeente Sint-Michielsgestel’, vastgesteld door de gemeenteraad van Sint-Michielsgestel op 2 januari 1996 ingetrokken.