Verordening Auditcommissie gemeente Simpelveld 2024

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

1Wet: Gemeentewet;

2Commissie: de Auditcommissie;

3Raad: de gemeenteraad van Simpelveld;

4Lid: lid van de Auditcommissie of plaatsvervangend lid;

5Voorzitter: de voorzitter van de Auditcommissie of diens plaatsvervanger;

6Accountant: de externe accountant, die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

7Commissielid: door de raad benoemd lid van een raadscommissie;

8Griffier: de griffier als bedoeld in artikel 107 van de Gemeentewet of diens vervanger;

9Secretaris: de secretaris van de Auditcommissie.

Artikel 2 Instelling Auditcommissie

1Ingesteld wordt een Auditcommissie van advies aan de raad, ook genoemd: commissie.

2De Auditcommissie heeft als doel met haar advisering over de planning en control cyclus (P&C cyclus) de kaderstellende en controlerende taken van de raad te faciliteren en te versterken.

Artikel 3 Samenstelling

1De Auditcommissie bestaat uit raads- of commissieleden.

2Van elk in de raad vertegenwoordigde fractie kan maximaal één lid en één plaatsvervangend lid worden benoemd.

3Bij afwezigheid kan een lid vervangen worden door de plaatsvervanger uit dezelfde fractie.

4De leden en plaatsvervangende leden worden door de raad benoemd.

5De benoeming geschiedt voor de zittingsperiode van de raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

6Het lidmaatschap van de Auditcommissie eindigt bij beëindiging van het raads- of commissielidmaatschap, bij ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

7In tussentijds in de Auditcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

8De griffier of zijn plaatsvervanger is secretaris van de Auditcommissie en kan aan de beraadslagingen deelnemen.

9De portefeuillehouder financiën, afdelingsmanager Bedrijfsvoering en de beleidsadviseur Bedrijfsvoering, of diens plaatsvervangers, zijn standaard tijdens de vergadering van de Auditcommissie aanwezig en kunnen aan de beraadslagingen deelnemen.

10De gemeentesecretaris, leden van het college, de accountant, medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere betrokken functionarissen kunnen op uitnodiging van de voorzitter als adviseur deelnemen aan de vergaderingen van de Auditcommissie.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

1De Auditcommissie is belast met gevraagde en ongevraagde advisering aan de raad en overlegt namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van de toezichthoudende en controlerende taak.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant;

b.de bespreking van het accountantsverslag over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover naar de raad;

c.de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover naar de raad;

d.het onderzoek van de documenten behorende bij de begrotingscyclus (zoals, Berap voorjaar, Berap najaar, Begroting) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten;

e.de uitwerking en naleving van het college, van de Financiële Verordening (artikel 212 Gemeentewet), de Controle Verordening (artikel 213 Gemeentewet) en de Onderzoeks Verordening (artikel 213a Gemeentewet);

f.het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en beleidsevaluaties.

3De Auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen.

Artikel 5 Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter

1De leden van de gemeenteraad benoemen uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter/plaatsvervangend voorzitter is technisch voorzitter, neemt niet deel aan de beraadslagingen en heeft geen stemrecht.

3De voorzitter/plaatsvervangend voorzitter is belast met:

a.het leiden van de vergaderingen van de Auditcommissie;

b.het bewaken van het doel en de taken van de Auditcommissie;

c.het woordvoerderschap namens de Auditcommissie;

d.het doen naleven van deze verordening.

4De voorzitter/plaatsvervangend voorzitter kan één of meer voorbereidende taken opdragen aan de secretaris of één of meer leden van de Auditcommissie

Artikel 6 Vergadering, quorum en verslaglegging

1De Auditcommissie vergadert minimaal twee keer per jaar.

2De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering

3Een extra vergadering kan worden uitgeschreven indien de voorzitter of ten minste drie leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

4De oproepingen worden, spoedeisende gevallen uitgezonderd, ten minste vijf dagen voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van de onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden.

5De vergaderingen van de Auditcommissie zijn openbaar, tenzij de Auditcommissie anders bepaalt.

6De secretaris maakt een verslag van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van dit verslag in de eerstvolgende vergadering van de Auditcommissie.

7De verslagen van de Auditcommissie zijn openbaar.

Artikel 7 Besluitvorming

1De leden van de Auditcommissie hebben één stem in de besluitvorming.

2Besluiten van de Auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Staken de stemmen, dan wordt het voorstel doorgeschoven naar de volgende vergadering van de Auditcommissie.

3Indien de stemmen in de navolgende vergadering weer staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.

4Indien één der leden van de Auditcommissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennisneming gebracht aan de raad.

Artikel 8 Toelage lid bijzondere commissie

1De Auditcommissie is een ‘bijzondere commissie’ als bedoeld in artikel 3.1.4. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

2De leden, zowel de voorzitter of diens plaatsvervanger, raads- als commissieleden, van de Auditcommissie ontvangen een toelage ter hoogte van het maximale maandelijkse bedrag als bepaald in artikel 3.1.4. van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers.

3Het verstrekken van de toelage wordt bepaald aan de hand van de presentie van een lid tijdens de vergaderingen van de Auditcommissie. De griffier of een door deze aan te wijzen functionaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst.

Artikel 9 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 10 Intrekking oude verordening

De “Verordening Auditcommissie gemeente Simpelveld 2022”, vastgesteld op 8 december 2022, wordt ingetrokken.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking

Artikel 12 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Auditcommissie gemeente Simpelveld 2024.