Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2026 (gemeente Schouwen-Duiveland)

Aanhef

De raad van de gemeente Schouwen-Duiveland;

Gezien het voorstel van Auditcommissie van 15 april 2025,

overwegende dat het gewenst is de Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2021 te actualiseren;

gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

Besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening auditcommissie Schouwen-Duiveland 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet

c.bedoelde jaarrekening;

d.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

e.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2. Instelling, taken en bevoegdheden

1Er is een auditcommissie.

2De commissie heeft als aandachtsgebied de kwaliteit van de informatiestromen in het kader van de planning & control-cyclus naar de gemeenteraad.

3De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en burgemeester en wethouders.

4Onder de in het tweede lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de Controleverordening Schouwen-Duiveland;

d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.het overleggen met het college van burgemeester en wethouders en / of de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning & control, rechtmatigheidsverantwoording, risicomanagement, weerstandsvermogen en andere actuele thema’s op dit terrein;

g.het beoordelen van de opzet en inhoud van de planning- en control-documenten op kwaliteit (informatiewaarde in relatie tot de rol van de raad, het proces van totstandkoming, de vorm en de tijdigheid);

h.het voorbereiden van het aanbestedingstraject voor de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

i.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamer en burgemeester en wethouders en over de uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;

j.het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken, waaronder de eventuele aanpassing van de verordeningen als bedoeld in de artikelen 212, 213, 213a van de Gemeentewet.

5De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

6De commissie is een bijzondere commissie als bedoeld in artikel 3.1.4. van het Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, waarbij de leden per maand gedurende het gehele jaar de maximale toelage ontvangen.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit minimaal vier en maximaal zoveel leden als er fracties zijn in de gemeenteraad. Per fractie zit er maximaal een lid in de auditcommissie.

2Zowel raadsleden als burgercommissieleden kunnen lid zijn van de auditcommissie. Fracties die niet meer vertegenwoordigd zijn in de gemeenteraad kunnen niet vertegenwoordigd zijn in de auditcommissie.

3De leden zijn bij voorkeur deskundig op of hebben affiniteit met het taakveld.

4De raad benoemt de voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en de overige leden van de commissie. De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter zijn raadsleden.

5De griffier of diens plaatsvervanger vervult het secretariaat van de commissie.

6De commissie heeft als vaste adviseurs de wethouder met de portefeuille financiën, de concerncontroller, het afdelingshoofd Bedrijfsvoering 2 of een door hem aan te wijzen ambtenaar en de accountant.

7De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie. Tenminste een maal per jaar, en vaker indien nodig, wordt een vertegenwoordiger van de rekenkamer uitgenodigd voor overleg en afstemming.

Artikel 4. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad, bij ontslag als lid van de raad, als niet meer aan de vereisten voor het burgercommissie-lidmaatschap wordt voldaan of als de betreffende fractie niet meer is vertegenwoordigd in de gemeenteraad.

2De raad kan een lid of de voorzitter tussentijds ontslaan.

3Een lid of de voorzitter kan te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan voorzitter van de raad. Het ontslag gaat in op de verzochte datum en voor de voorzitter een maand na de schriftelijke mededeling of zoveel eerder als de opvolger is benoemd.

4Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

Artikel 5. Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier van de commissie.

Artikel 6. Vergaderingen, besluiten en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2De agenda van de vergadering wordt in concept voorgesteld door de voorzitter in overleg met de griffier, en wordt ter vergadering door de commissie vastgesteld.

3Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

4De vaste adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere vaste adviseurs.

5De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

6De besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen.

7De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

8Van iedere vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst wordt vastgesteld door de commissie.