Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad van de gemeente Schiermonnikoog.

Tekst

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: een commissie die namens de raad de gesprekken voert;

c.commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;

d.ambtsperiode: de periode waarin de burgemeester door de commissaris is benoemd;

e.betrokkenen: een ieder die inhoudelijk betrokken is of wordt bij een vergadering.

Artikel 2. Algemene bepalingen

1De raad stelt aan het begin van een nieuwe raadsperiode een commissie in die periodiek gesprekken voert met de burgemeester;

2De commissie voert tijdens de ambtsperiode elk jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3. Procedure en tijdschema

1De (plaatsvervangend) griffier agendeert en organiseert de gesprekken.

2De reguliere gesprekken worde gevoerd tenminste vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3De (plaatsvervangend) griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 4. Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit de fractievoorzitters van de gemeenteraad.

2De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

3De commissie laat zich bijstaan door de (plaatsvervangend) griffier.

4De commissie laat zicht informeren door de raadsleden.

5De commissie laat zich informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.

Artikel 5. De voorzitter van de commissie

1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

2De voorzitter leidt de gesprekken.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

5Bij afwezigheid van de voorzitter worden diens taken waargenomen door een door de commissie uit zijn midden aan te wijzen plaatsvervanger.

Artikel 6. Voorbereiding gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, tijdstip, de agenda en bespreekpunten vermeld.

4Betrokkenen die niet in staat zijn een gesprek bij te wonen, geven dit op tijd door aan de (plaatsvervangend) griffier. De (plaatsvervangend) griffier zorgt dan voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7. Geheimhouding

1De commissie legt aan het begin van elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek.

2De voorzitter ziet er op toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3De voorzitter en de andere leden van de commissie voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en de geheimhouding in gevaar komen. In de voorbereiding kunnen betrokkenen alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van de voor dit doel vertrouwelijk gekregen informatie van de wethouder(s) en de gemeentesecretaris. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan.

4De voorzitter en de andere leden van de commissie verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de vergaderingen aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 6, eerste lid en artikel 9, vijfde lid.

5De commissie, noch de raad zal geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bi het beheer van documenten, voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8De voorgaande artikelleden zijn van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) griffier, de wethouders, gemeentesecretaris en de externe gespreksleider.

Artikel 8. Het gesprek

1Gesprekken vinden plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4De volgende onderwerpen komen tijdens het gesprek aan de orde:

a.De burgmeester als voorzitter van de raad en haar rol in het seniorenconvent;

b.De burgemeester in het proces van dualisme;

c.De burgemeester als voorzitter van het college;

d.De burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaking met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.De burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f.De burgemeester en zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

g.De burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, Waddeneilanden, provincie, rijk en Europa;

h.De burgemeester en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de (plaatsvervangend) griffier en het beleidsteam van de gemeentelijke organisatie;

i.De burgemeester en zijn/haar nevenfuncties en integriteit.

5In een eventueel tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9. Verslaglegging

1De (plaatsvervangend) griffier is belast met de verslaglegging van de gesprekken.

2Door de (plaatsvervangend) griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Het vastgestelde verslag wordt voor de raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de griffier. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 10. Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde (gespreks)verslag.

2Na het aftreden van de burgemeester worden alle stukken die betrekking hebben op het functioneren van de burgemeester door de griffier vernietigd.

Artikel 11. Onvoorziene gevallen

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie in de van gemeenteweg gebruikelijke wijzen.

Artikel 13. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 september 2018

, voorzitter (I van Gent)

, griffier (M van der Meer)