Aanhef
De gemeenteraad van Schiedam,
gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 27 juli 2023;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet;
de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire ‘Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming
burgemeester’ van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
besluit:
vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie Schiedam 2023
die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt en de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (hierna: de commissie).
Artikel 1 Taak
De commissie heeft tot taak:
a.de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of
b.een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 2 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad, met als uitgangspunt dat elke fractie met één lid vertegenwoordigd is in de commissie.
2Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd.
Artikel 4 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de helft van het aantal leden dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan:
a.de leden van de commissie;
b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaatsheeft;
c.de burgemeester, voor zover een gesprek plaatsheeft.
Artikel 5 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept-aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.6 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 6 Verslag
1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
2Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b.een concept-aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 7 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijd van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 8 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim” , en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
3De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
4De secretaris van de commissie draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
3De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
4De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
5Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
6Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
3De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
4Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
5Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
6Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
7Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Artikel 11 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
1De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
3De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
4De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
5Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
6Het verslag wordt getekend door alle deelnemers van het gesprek.
7Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
1De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie Schiedam 2023’.
2Deze verordening treedt in werking op dag volgende op die van de bekendmaking van dit besluit.
3De ‘Verordening op de vertrouwenscommissie voor de vervulling van de vacature burgemeester’ vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 25 april 2012 en de ‘Verordening tot instelling van een commissie voor het houden van functioneringsgesprekken en de herbenoeming burgemeester’, vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 30 januari 2014 worden ingetrokken met ingang van de in het tweede lid bepaalde datum.