Aanhef
De raad van de gemeente Schagen,
gelezen het voorstel van het Presidium van 5 februari 2019;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 12, 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
Besluit vast te stellen de volgende verordening
Hoofdstuk 1: Algemene Bepalingen
Artikel 1. Taak
De commissie heeft tot taak:
1De aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
2Of de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
3Het houden van klankbordgesprekken met de burgemeester.
Artikel 2. Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad.
2De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
2De gemeentesecretaris/ algemeen directeur wordt vanwege de vervulling van de in artikel 1, lid 1 en 2 genoemde taken als plaatsvervangend secretaris aan de commissie toegevoegd.
3De plaatsvervangend griffier kan bij verhindering van de griffier als plaatsvervangend secretaris van de commissie optreden bij de vervulling van de in artikel 1, lid 3 genoemde taak.
Artikel 4. Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie van de leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering.
De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren per mail aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
3Sollicitanten naar het ambt van burgemeester worden per brief uitgenodigd.
4De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 5. Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen.
Artikel 6. Verslag
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
a) een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
b) een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie
Artikel 7. Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudplicht.
3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarendeerd.
4Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
Artikel 8. Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in een daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
3De secretaris van de commissie draagt er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
4De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Hoofdstuk 2: Bepalingen inzake de benoeming
Artikel 9. Adviseur
1De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
3De adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 10. Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 11. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.
2Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee pesonen.
Artikel 12. Ontbinding
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commisie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Hoofdstuk 3: Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel 13. Informatie over en gesprek met de burgemeester
1De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 14. Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
1Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een concept aanbeveling inzake de herbenoeming.
2Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 15. Ontbinding
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commisie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Hoofdstuk 4: Bepalingen inzake de klankbordgespreken
Artikel 16. Aantal
1De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren.
2Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
3In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagen gesprek plaats.
Artikel 17. Voorbereiding en inhoud
1De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.
2De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
Artikel 18. Bijzondere bepalingen inzake het verslag
1Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
2Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
3Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.
Hoofdstuk 5: Slotbepalingen
Artikel 19. Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 20. Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
1De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
2De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel 21. Inwerkingtreding
1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
2Bij de inwerkingtreding van deze verordening vervalt de “Verordening vertrouwenscommissie benoemingsprocedure burgemeester ”, vastgesteld d.d. 5 maart 2013.