Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Schagen houdende regels omtrent auditcommissie Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015

Artikel 1. Begripsbepalingen

1In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de auditcommissie;

b.de raad: de gemeenteraad;

c.het college: het college van burgemeester en wethouders;

d.de accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

e.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

f.het lid: een door de raad benoemd raads,- of burgerlid;

g.burgerlid: een lid van een raadscommissie volgens de “Verordening raadscommissies 2013 Schagen” welke geen raadslid is;

i.de secretaris: de griffier of één door de griffier aangewezen medewerker van de griffie, welke belast is met de ondersteuning van de auditcommissie;

j.het controleprotocol: de schriftelijke opdracht van de raad aan de accountant inzake de controle op de jaarrekening. Het controleprotocol bevat in ieder geval concrete kaders voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de door de accountant te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 2. Doel

1De commissie heeft als doel ten behoeve van de raad de afstemming te bevorderen van alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beheer en aangrenzende gebieden en het overleg daarover tussen de raad, de accountant, het college, de rekenkamercommissie en de ambtelijke organisatie.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad, college en rekenkamercommissie

Artikel 3. Samenstelling

1De commissie bestaat uit maximaal één vertegenwoordiger per fractie die door de raad wordt benoemd.

2Zowel leden van de raad als burgerleden kunnen zitting hebben in de commissie.

3De leden van de auditcommissie worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad benoemd.

4De fractievoorzitters dragen hiervoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier.

5De zittingsperiode eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

6Hij/zij die ophoudt raadslid of burgerlid te zijn kan geen lid meer van de auditcommissie zijn.

7De raad is bevoegd, al dan niet op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd, een lid te ontslaan.

8Een lid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

9De commissie heeft een aantal vaste adviseurs, te weten: de accountant, de portefeuillehouder Financiën, het afdelingshoofd Middelen, de teamleider Financiën en Belastingen en de voorzitter van de rekenkamercommissie.

10De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken (een deel van)de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 4. Voorzitter

1De leden van de commissie kiezen uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming.

3De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 5. Secretaris

De griffier of één door de griffier aan te wijzen persoon van de griffie fungeert als ambtelijk secretaris van de commissie. De secretaris dient de commissie gevraagd en ongevraagd van advies.

Artikel 6. Taken

1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kader stellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde taken wordt in ieder geval begrepen:

a.het voorbereiden van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het uitbrengen van een advies aan de raad over de benoeming;

b.het voeren van afstemmingsoverleg als bedoeld in artikel 4 lid 3 en artikel 7 lid 4 van de “Controleverordening gemeente Schagen”;

c.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad over de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

d.het adviseren over de door raad vast te stellen controleprotocol voor de accountantscontrole;

e.het adviseren van de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

f.het adviseren van de raad over de overige financiële producten naast de P&C-cyclus, zoals opgenomen in de bijlage behorende bij deze verordening;

g.het adviseren van de raad over de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212 en 213 en 213a Gemeentewet;

h.het evalueren van het functioneren van de accountant;

i.een afstemmingsplatform te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamercommissie en het college;

j.gevraagd en ongevraagd adviseren over de verbetering van planning en control.

3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 7. Oproepen/vaststellen van de agenda/openbaarheid van vergaderingen

1De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

2De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door ten minste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd.

3De voorzitter bepaalt in overleg met de secretaris de voorlopige agenda van de vergadering.

4Deze agenda wordt 8 dagen voor de vergadering geplaatst op het raadsinformatieschema. De leden van de auditcommissie, de overige leden van de raad en commissies, alsmede het college wordt hierover geïnformeerd.

5De auditcommissie stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

6De vaste adviseurs worden voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd.

7De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs.

8Het verslag van de commissie is openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

Artikel 8: Verslaglegging

1Van iedere vergadering wordt, onder de zorg van de secretaris, een verslag opgesteld.

2Het verslag bevat een beknopte zakelijke weergave van het besprokene.

3Het verslag wordt vastgesteld door de commissie tijdens de eerstvolgende bijeenkomst.

4Het concept, nog niet door de commissie vastgestelde, verslag van vergaderingen wordt vooruitlopend op de vaststelling digitaal ter kennis gebracht aan de leden van de gemeenteraad en het college.

Artikel 9. Informeren raad

1De commissie informeert de raad en het college over de werkzaamheden en gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 11. Intrekking Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013

De verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2013, vastgesteld op 23 april 2013, wordt met het inwerkingtreden van deze verordening ingetroken.

Artikel 12. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening op de auditcommissie gemeente Schagen 2015’.