Aanhef
Artikel 1 De commissie
Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd Auditcommissie (AC).
Artikel 2 Taak
1De Auditcommissie is belast met:
a.het voorbereiden van de besluitvorming van de raad over het aanwijzen van de accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en het beëindigen van de relatie met deze accountant;
b.het vaststellen van het controleprotocol;
c.het periodiek overleg met de accountant;
d.het evalueren van het functioneren van de accountant;
e.het verstrekken van de opdrachten aan de accountant, inclusief het innemen van standpunten over meerwerk door de accountant. Indien het meerwerk meer dan € 5.000,-- bedraagt, bereidt de commissie een voorstel aan de raad voor en besluit de raad over het meerwerk.
f.het overleggen over en desgewenst formuleren van een advies aan de raad over:
-de jaarrekening en het jaarverslag;
-tussentijdse rapportages (de boardletter) en andere verslagen van de accountant;
-verslagen van periodieke onderzoeken van het college en follow-up door het college (art. 213a Gemeentewet);
g.de voorbereiding en bespreking van notities en voorstellen m.b.t. de Planning & Control cyclus;
h.de afstemming van activiteiten van raad en college op het gebied van opzet en werking van control & risicomanagement, kwaliteit van financieel beheer, financieel beleid en inrichting financiële organisatie, integriteit, fraude, e.d.
2De Auditcommissie bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamercommissie en de in het eerste lid onder f. bedoelde onderzoeken van het college op elkaar worden afgestemd.
Artikel 3 Samenstelling
1De raad benoemt uit zijn midden:
a.de voorzitter van de Auditcommissie;
b.de leden van de Auditcommissie (één lid per fractie, op voordracht van de betreffende fractie).
2Bij verhindering:
a.van de voorzitter wijst de Auditcommissie uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan;
b.van een lid kan deze zich laten vervangen door een ander raadslid van dezelfde fractie.
3Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verstrijken van de raadsperiode, door het verlies van de hoedanigheid van raadslid, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
Artikel 4 Ondersteuning
1De griffie voert het secretariaat van de Auditcommissie en organiseert de verder ondersteuning.
2De concerncontroller of zijn plaatsvervanger is als adviseur aanwezig bij de vergaderingen van de Auditcommissie, tenzij anders is aangegeven in de oproeping voor de vergadering.
Artikel 5 Vergaderingen
1De Auditcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of wanneer ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.
2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen - spoedeisende gevallen uitgezonderd- ten minste tien dagen voor de vergadering voor de leden beschikbaar zijn.
3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd aan de leden beschikbaar gesteld.
4De vergaderingen en de in het tweede en derde lid bedoelde oproepingen en stukken als ook de besluitenlijsten worden ter kennis gebracht van de raadsleden.
Artikel 6 Besluitvorming
1Besluiten van de Auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.
2De Auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
3Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het voorstel aangenomen.
4Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering, dan beslist de voorzitter.
Artikel 7 Bevoegdheden
1De Auditcommissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.
2In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de Auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.
3De Auditcommissie is bevoegd te besluiten dat de gemeente een externe deskundige opdraagt de commissie van advies te dienen.
4De Auditcommissie is bevoegd de handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a.
Artikel 8 Uitnodiging bijwonen vergaderingen
1De Auditcommissie is bevoegd om leden van het college, de gemeentelijke rekenkamer-commissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.
2Indien de Auditcommissie ambtenaren uitnodigt, wordt de uitnodiging via de gemeentesecretaris gedaan.
Artikel 9 Vergaderingen
1De vergaderingen van de Auditcommissie vinden achter gesloten deuren plaats.
2Raadsleden, die geen zitting hebben in de auditcommissie, kunnen als toehoorder de vergaderingen bijwonen.
Artikel 10 Geheimhouding
1Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan de Auditcommissie geheimhouding opleggen omtrent het in die vergadering behandelde en omtrent de inhoud van aan hem overgelegde stukken. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de Auditcommissie haar opheft.
2Indien de Auditcommissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.
3Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door de voorzitter van een commissie, het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de Auditcommissie overlegt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.
4De Auditcommissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.
5Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de Auditcommissie geheimhouding is opgelegd, blijven deze onder berusting van de secretaris van de Auditcommissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de Auditcommissie, alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.
Artikel 11 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening Auditcommissie gemeente Rucphen 2022’.
Artikel 12 Inwerkingtreding
1Deze verordening treedt in werking de dag nadat het door de raad is vastgesteld.
2Op dat tijdstip vervalt de Verordening Auditcommissie gemeente Rucphen 2018, vastgesteld bij raadsbesluit van 28 maart 2018.
Aldus vastgesteld door
de raad van de gemeente Rucphen
in zijn openbare vergadering van 9 maart 2022,
de griffier,
J.J.H. Lahaije, plv.
de voorzitter,
mr.M. van der Meer Mohr.
Toelichting Verordening Auditcommissie
Artikel 2
De Auditcommissie (AC) is een hulpmiddel voor de raad om meer structuur aan te brengen in de controlefunctie. Het doel van de AC is om de raad te assisteren in zijn controlerende, toezichthoudende functie. De AC houdt zich bezig met ‘toezicht houden op de kwaliteit van de interne en externe financiële rapportages’ en ‘onderhouden van contact met de accountant’. Om de AC stevig te positioneren en herkenbaar neer te zetten is het belangrijk dat er een vastomlijnde structuur ontstaat rondom de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de AC.
De AC heeft o.a. als taak om standpunten in te nemen over meerwerk door de accountant. De raad is het bevoegde orgaan om te besluiten over dat meerwerk. Om flexibeler te kunnen opereren, heeft de raad een mandaat aan de AC gegeven om te besluiten over meerwerk tot € 5.000,-- (raadsbesluit van 28 maart 2018).
Artikel 3
De AC bestaat uit een vertegenwoordiging van alle fracties die in de raad zijn vertegenwoordigd. Daarnaast kunnen de raadsleden, die geen zitting hebben in de AC, als toehoorder aanwezig zijn.
De leden van de AC zijn raadslid ; gelet op de taken van de AC is er voor gekozen om burgercommissieleden geen zitting te laten nemen in de AC.
Bij een commissie conform artikel 82 Gemeentewet moet een raadslid voorzitter zijn. Om te voorkomen dat één van de raadsleden zowel moet voorzitten als de inbreng namens zijn/haar fractie moet verzorgen, benoemt de raad apart een voorzitter. De voorzitter heeft geen stemrecht, behalve als voor de tweede maal de stemmen staken.
Omdat verhindering van de voorzitter naar verwachting uitzonderlijk zal zijn, wijst de commissie in voorkomende gevallen uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.
Artikel 4
Om de leden van de AC zo goed mogelijk hun taak te laten uitvoeren, is het van belang dat zij adequate ondersteuning kunnen krijgen. Het gaat daarbij om secretariële ondersteuning (die vanuit de griffie wordt geleverd) en er kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het aanbieden van een training o.i.d., toegespitst op de taken van de AC. Ook kan worden gedacht aan het inzetten van (externe) capaciteit bij het uitvoeren van bepaalde taken zoals bijvoorbeeld het onderzoeken van de jaarrekening.
Artikel 8
In de gemeentelijke organisatie zijn meerdere actoren belast met een controlefunctie. Afstemming is belangrijk en daarom wordt voorgesteld dat de AC functionarissen kan uitnodigen als adviseur. Naast de (plv.) concerncontroller als vaste adviseur kan dan gedacht worden aan de accountant, directie, portefeuillehouder Financiën, rekenkamercommissie en de griffier. Zij kunnen aan de voorzitter ook zelf verzoeken om als adviseur uitgenodigd te worden voor een vergadering van de AC.