Aanhef
De Raad van de gemeente Rotterdam,
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 januari 2024
(raadsvoorstel nr. 24bb000405/24bo002739);
gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;
overwegende dat:
het controlebeleid mede steunt op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en de Verordening financiën Rotterdam 2021, zodat een heldere en evenwichtige verhouding tussen de regelgeving gewenst is;
besluit:
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
-accountant: door de raad aangewezen accountant, als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;
-accountantscontrole: controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant;
-afdeling Financial Audit: interne auditafdeling van gemeente Rotterdam die als hoofdtaak heeft om controlewerkzaamheden te verrichten op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid;
-boardletter: samenvatting ten behoeve van de raad van de relevante aanbevelingen uit de accountantscontrole;
-college: college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam;
-jaarstukken: stukken als bedoeld in artikel 24, eerste lid, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
-rechtmatigheidsverantwoording: rapportage van het college van burgemeester en wethouders waarbij wordt aangegeven in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
-startnotitie: schriftelijke vastlegging van de planning, begrippen, toetsingskaders en controleaanpak voor de accountantscontrole tussen de ambtelijke organisatie, de afdeling Financial Audit en externe accountant;
-verslag van bevindingen: rapport van de externe accountant bij de jaarstukken op grond van artikel 213 Gemeentewet.
Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole
1De raad stelt in geval van aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast.
2De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast.
3De raad neemt in de opdracht in ieder geval de volgende aspecten op:
a.de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening, de verantwoordingsgrens voor het college en afwijkende rapportagegrenzen;
b.de apart te controleren overige opdrachten en de eventueel daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties;
c.de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen, welke in ieder geval bevindingen bevat over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken;
d.de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;
e.de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;
f.de mogelijkheid om specifieke posten van de jaarrekening en overige opdrachten met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties aan te wijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;
g.de mogelijkheid om gemeentelijke functies of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties aan te wijzen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.
4De accountant ziet in zijn controle in ieder geval toe op:
a.het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten, de activa en passiva en de rechtmatigheidsverantwoording;
b.het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
c.het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;
d.de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
e.de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie, gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maakt.
5De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht gebruik van de door de afdeling Financial Audit uitgevoerde werkzaamheden, voor zover relevant voor de uitvoering van zijn opdracht.
Artikel 3 lnformatieverstrekking door het college
1Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken met de verplichte bijlagen en overlegt deze aan de accountant voor controle. Het college baseert zich voor de samenstelling van de jaarrekening van de gemeente op de lijst relevante wet- en regelgeving, die jaarlijks door het college ter vaststelling aan de raad wordt aangeboden;
2Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.
3Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.
4Het college legt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring uiterlijk 1 mei voor aan de raad.
5Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.
Artikel 4 lnrichting accountantscontrole
1De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.
2De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.
3Jaarlijks wordt samen met de ambtelijke organisatie een startnotitie opgesteld waarin de planning, begrippen en toetsingskaders voor de accountantscontrole tussen de ambtelijke organisatie, de afdeling Financial Audit en externe accountant worden vastgelegd. Daarnaast geven de afdeling Financial Audit en de externe accountant in de startnotitie de controle-aanpak aan.
Artikel 5 Toegang tot informatie
1De accountant is bevoegd om van alle collegeleden en ambtenaren zowel mondelinge als schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, indien hij die voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de collegeleden en de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
2Het college draagt er zorg voor dat alle clusters en organisatieonderdelen de accountant alle informatie verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer en de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.
Artikel 6 Rapportage
1De accountant legt de boardletter voor aan het college en bespreekt deze met een vertegenwoordiging van het college.
2Het college reageert binnen twee weken schriftelijk op de boardletter.
3De accountant bespreekt de boardletter, voorzien van de schriftelijke reactie van het college, met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening, genoemd in artikel 2 van de Verordening op de Commissie tot Onderzoek van de Rekening Rotterdam 2015.
4De accountant verstrekt aan het college een brief met de stand van zaken over de voorlopige bevindingen en de voorlopige strekking van de controleverklaring, als daartoe vanuit de stand van zaken van de controle of de aard van de controlebevindingen aanleiding is.
5Direct na afronding van de controle legt de accountant het concept verslag van bevindingen en de concept controleverklaring voor aan de wethouder financiën en bespreekt deze met voornoemde wethouder. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over de vraag of de inrichting van het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken.
6Het college voorziet in een schriftelijke reactie op het verslag van bevindingen en de controleverklaring binnen twee weken na ontvangst.
9De accountant bespreekt de controleverklaring en het verslag van bevindingen, met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening.
10In de startnotitie wordt vastgelegd op welke wijze en met welke frequentie de leden van de concerndirectie worden geïnformeerd over de bevindingen van de eindejaarscontrole.
11De accountant bespreekt overige rapportages met het college voorafgaand aan het ter beschikking stellen van de rapportage aan de raad.
12De accountant draagt er zorg voor dat mondelinge mededelingen aan de raad van feiten inzake bedrijfsvoering gerelateerde zaken voorafgaand aan het college worden gemeld.
Artikel 7 Overige opdrachten
1Het college kan de accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid, rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. Indien de opdracht een waarde heeft die meer dan € 15.000 bedraagt, behoeft die opdracht de goedkeuring van de raad. De raad verleent binnen vijf dagen al dan niet zijn goedkeuring.
2Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen conform artikel 58a, tweede lid van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
3Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde eisen in acht, bedoeld in artikel 71 van het Besluit begroting en verantwoordingen provincies en gemeenten. Als een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad aangewezen accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.
Artikel 8 Afdeling Financial Audit
1De accountant maakt bij de uitvoering van zijn opdracht gebruik van de door de afdeling Financial Audit uitgevoerde werkzaamheden.
2Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan gezien zijn onafhankelijke rol bij eventuele verschillen van inzicht met de direct leidinggevende opschalen naar de concerndirectie.
3Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan gezien zijn onafhankelijke rol bij eventuele verschillen van inzicht met de concerndirectie opschalen naar het college.
4Het college kan de afdeling Financial Audit opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid.
5Het college draagt er zorg voor dat de afdeling Financial Audit voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde en onverwijlde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, archieven, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.
6De afdeling Financial Audit is bevoegd om van alle collegeleden en ambtenaren zowel mondelinge als schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen, indien hij die voor de uitvoering van zijn opdracht nodig acht. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.
7De afdeling Financial Audit is bevoegd de bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden verkregen controle-informatie (vertrouwelijk) aan de accountant te verstrekken ter uitvoering van het eerste lid van dit artikel.
Artikel 9 Intrekking oude regeling
De Controleverordening Rotterdam 2017 wordt ingetrokken.
Artikel 10 lnwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2023.
Artikel 11 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Controleverordening Rotterdam 2023.
Toelichting
Algemene toelichting
Deze verordening is gegrond op artikel 213 van de Gemeentewet. In dit artikel is de verplichting opgenomen voor de raad om bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze verordening waarborgt dat de getrouwheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst.
Bij het opstellen van deze verordening zijn de bepalingen in hogere regelgeving, voor zover in dit kader relevant, als uitgangspunt genomen. Hierbij moet met name worden gedacht aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Daarnaast zijn geen regels opgenomen inzake de beroepsuitoefening van de accountant, omdat dit in andere regelgeving geregeld is. De accountant die de raad aanwijst moet voldoen aan de vereisten genoemd in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Op deze accountant is de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en het Besluit toezicht accountantsorganisaties (Bta) van toepassing.
Dit betekent dat de organisatie van de accountant een vergunning moet hebben verkregen van de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Door de AFM wordt toezicht uitgeoefend op naleving van de Wta door vergunninghoudende accountantsorganisaties. Via de beroepsorganisatie NBA is de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) op de accountant van toepassing. Hierin zijn de integriteit, objectiviteit, deskundigheid, zorgvuldigheid, de geheimhouding en het professionele gedrag geregeld. Regels met betrekking tot de inhoud van de controle zijn opgenomen in de Nadere voorschriften controle en overige standaarden (NV COS).
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 2
Artikel 2 regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de jaarrekening. De raad wijst de accountant aan en bepaalt de eisen waaraan de accountant en zijn controle moeten voldoen. Op de accountantscontrole van de gemeente is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden van toepassing. Hierin heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties nadere regels gesteld met betrekking tot de reikwijdte van en de verslaggeving omtrent de accountantscontrole. Voor de reikwijdte zijn de hierin genoemde omvangsbasis en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring van belang. De omvangsbasis wordt in principe gevormd door de som van de lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. De rapporteringstoleranties voor het verslag van bevindingen zijn de norm voor de verslaggeving. De raad stelt de hoogte van deze toleranties vast in de Kadernota accountantscontrole en rechtmatigheidsverantwoording. Deze toleranties zijn ook onderdeel van het programma van eisen bij de aanbesteding. Een aanscherping van de toleranties zal leiden tot een hogere prijsstelling door de accountant.
Artikel 3
Dit artikel regelt de verantwoordelijkheid van informatieverstrekking door het college. In het tijdpad van opstellen en vaststellen van de jaarrekening moeten gunstige en ongunstige gebeurtenissen, die nadere informatie geven over de feitelijke situatie per balansdatum, altijd in de rekening worden verwerkt als deze onontbeerlijk zijn voor het inzicht van de gemeenteraad bij de vaststelling van de rekening. Het gaat dan om gebeurtenissen met materiële bedragen ten opzichte van het totaal van baten of lasten. Deze informatie kan leiden tot een andere verklaring van de accountant bij de rekening.
Artikel 4
Artikel 4, tweede lid, regelt de onafhankelijkheid van de accountant in het bepalen van de wijze waarop hij zijn controle inricht.
Artikel 5
Dit artikel geeft de accountant de bevoegdheid om onbelemmerd zijn onderzoek te kunnen doen. Dit natuurlijk binnen de opdracht die verstrekt is door de raad.
Artikel 6
Het derde en vierde lid van artikel 213 Gemeentewet regelen de rapporteringen en de inhoud daarvan van de accountant aan de raad en het college. In het programma van eisen bij de aanbesteding kan de raad hieraan aanvullende eisen stellen.
Dit artikel regelt tevens de procedure van hoor en wederhoor. De rapportage van de accountant wordt eerst besproken met het college. Na de schriftelijke reactie van het college wordt de rapportage ter beschikking gesteld van de raad. In het derde en het negende lid is opgenomen dat de accountant zijn verslag van bevindingen en de strekking van de controleverklaring bespreekt met de Commissie tot Onderzoek van de Rekening. De Verordening Commissie tot Onderzoek van Rekening Rotterdam 2015 regelt de samenstelling en werkwijze van deze raadscommissie.
Artikel 7
Naast de controle van de jaarrekening geeft de accountant ook assurance af bij verantwoordingen door het college.
Het aantal specifieke certificeringsopdrachten van de verantwoordingen over specifieke regelingen kan jaarlijks fluctueren. Door veranderende regelgeving kunnen onderzoeken van verantwoordingen over specifieke regelingen komen te vervallen, dan wel controles over verantwoordingen over specifieke regelingen worden toegevoegd.
Artikel 8
In dit artikel is geregeld dat de accountant waar mogelijk gebruik maakt van de werkzaamheden die door de afdeling Financial Audit worden verricht. Daarnaast wordt met de leden twee en drie de onafhankelijke positie van deze afdeling geborgd ten opzichte van de organisatie. Het hoofd van de afdeling Financial Audit kan op grond van deze artikelleden opschalen naar een ander niveau dan de direct leidinggevende. Daarnaast wordt in dit artikel geregeld dat de afdeling Financial Audit onverwijld toegang krijgt tot alle bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden benodigde controle-informatie. Het college kan aan de afdeling Financial Audit de opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de getrouwheid en de rechtmatigheid.
Dit gemeenteblad ligt ook ter inzage bij het Concern Informatiecentrum Rotterdam (CIC): 010-267 2514 of bir@rotterdam.nl