Besluit van de referendumcommissie van de gemeente Rotterdam houdende regels omtrent de referendumcommissie (Reglement van Orde Referendumcommissie Rotterdam 2021)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.referendumverordening: de Verordening inspraak, digitale meningspeiling, burgerinitiatief en referenda Rotterdam 2018;

b.referendum: volksstemming waarbij kiesgerechtigden zich uitspreken over een door de raad te nemen besluit als bedoeld in de Verordening inspraak, digitale meningspeiling, burgerinitiatief en referenda Rotterdam 2018;

c.commissie: de referendumcommissie ingesteld op grond van artikel 83 van de Gemeentewet juncto artikel 31 van de Verordening inspraak, digitale meningspeiling, burgerinitiatief en referenda Rotterdam 2018;

d.voorzitter: de voorzitter van de referendumcommissie of diens vervanger;

e.lid: een lid van de referendumcommissie;

f.griffier: de griffier van de gemeenteraad van Rotterdam;

g.commissiegriffier: een of meerdere door de griffier aan te wijzen functionarissen die de commissie als zodanig ondersteunen;

h.raad: de gemeenteraad van Rotterdam.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden commissie

1Voor de taken van de commissie wordt verwezen naar de artikelen 29 en 31 van de referendumverordening.

Voorts kan de commissie gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het presidium van de raad omtrent zijn voornemen ten aanzien van:

-de vraagstelling bij het referendum;

-de omvang van het budget voor voorlichting en campagne van een referendum;

-de voordracht van benoeming van leden van de commissie.

2De commissie kan nadere regels vaststellen voor het toekennen van een subsidie ten behoeve van de campagne, alsmede voor de behandeling van klachten.

Artikel 3 De voorzitter

1De voorzitter is belast met:

a.het tijdig bijeenroepen van de vergaderingen van de referendumcommissie;

b.het leiden van de vergaderingen van de commissie;

c.het doen naleven van dit reglement;

d.het woordvoerderschap van de referendumcommissie;

e.het budgethouderschap van de referendumcommissie;

f.het handhaven van de orde bij vergaderingen van de commissie.

2Bij verhindering van de voorzitter neemt een ander lid de taken van de voorzitter over.

Artikel 4 Ondersteuning

1De commissie wordt bijgestaan door een commissiegriffier.

2De commissiegriffier staat de commissie bij de uitvoering van haar taken terzijde, onder meer door zorg te dragen voor de agendaplanning, het bewaken van actiepunten, de verslaglegging, het opstellen van andere stukken en de vorming van dossiers.

3De commissiegriffier neemt geen deel aan stemmingen.

4De commissiegriffier heeft een adviserende rol.

Artikel 5 Ondertekening

1De stukken van de commissie worden ondertekend door de voorzitter.

2De voorzitter kan de overige leden en de commissiegriffier machtigen bepaalde stukken namens hem te ondertekenen.

Artikel 6 Deskundigen

1De voorzitter is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen.

2De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij ambtenaren en andere deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de vergadering te verschijnen.

Artikel 7 Oproep en agenda

1De commissie vergadert zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

2Ten minste drie dagen vóór een vergadering ontvangen de leden een digitaal verstuurde uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

3De uitnodiging bevat de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken.

4Indien noodzakelijk kan de voorzitter besluiten om de dag voorafgaand aan de vergadering een aanvullende agenda en stukken toe te sturen.

5Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie de agenda, al dan niet gewijzigd, vast.

Artikel 8 Aanwezigheid en afwezigheid leden

1Een lid dat verhinderd is de vergadering bij te wonen, laat dit zo spoedig mogelijk voor aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier weten.

2De commissie vergadert slechts als ten minste twee leden, waaronder de voorzitter, aanwezig zijn. Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter binnen één week een nieuwe vergadering en stelt de leden daarvan terstond schriftelijk in kennis.

In deze tweede vergadering kunnen adviezen en besluiten worden genomen ongeacht het aantal aanwezige leden. De aanwezigheid van de voorzitter is wel vereist.

Artikel 9 Beraadslaging en besluitvorming

1De vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. Er wordt in beslotenheid vergaderd wanneer de voorzitter dit voorstelt of een of meer leden van de commissie hierom verzoeken.

2De adviezen van de commissie zijn openbaar.

3In spoedeisende gevallen kan door de commissie ook buiten een vergadering een advies worden opgesteld of besluit worden genomen, mits alle commissieleden in de gelegenheid zijn gesteld via e-mail of mondeling, hun mening te uiten.

De voorzitter maakt in de eerstvolgende vergadering melding van de ingekomen reacties.

4De commissie kan besluiten derden aan de beraadslagingen van de commissie deel te laten nemen. Derden hebben geen stemrecht.

5Adviezen en besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

6Leden van de commissie kunnen een minderheidsstandpunt laten aantekenen, maar de commissie treedt in haar conclusies, als eenheid naar buiten.

Artikel 10 Verslaglegging

1De commissiegriffier stelt van de vergadering een besluitenlijst op.

2De besluitenlijst wordt na vaststelling in een volgende vergadering door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

3De besluitenlijsten van openbare vergaderingen worden na vaststelling op verzoek aan derden beschikbaar gesteld.

4De besluitenlijst van een besloten vergadering dan wel van het besloten gedeelte van een openbare vergadering wordt niet openbaar gemaakt, tenzij de commissie anders beslist.

Artikel 11 Slotbepaling, inwerkingtreding, intrekking

1In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist de voltallige commissie.

2Het Reglement van Orde referendumcommissie Rotterdam 2016 wordt ingetrokken.

3Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van toezending van dit reglement aan de raad.

Artikel 12 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van Orde Referendumcommissie Rotterdam 2021”.