Verordening op de vertrouwenscommissie 2024 (gemeente Roosendaal)

Aanhef

De raad van de gemeente Roosendaal;

Gelezen het voorstel van de vertrouwenscommissie;

Gelezen de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester” d.d. 29 september 2017 en de “Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” d.d. 18 december 2022, beide van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 87, 88, 89, 147 en 149 van de Gemeentewet;

Gelet op de artikelen 12, 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

BESLUIT

vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie 2024, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, die klankbordklankbordgesprekken met de burgemeester houdt en die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt.

Hoofdstuk 1 Algemeen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de commissie: de vertrouwenscommissie;

b.de commissaris: de commissaris van de koning in de provincie Noord-Brabant;

c.de secretaris: de secretaris van de commissie.

Artikel 2 Taak

De commissie heeft tot taak:

a.de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden;

b.een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit een vertegenwoordiger van iedere fractie in de raad.

2Het lidmaatschap is persoonlijk. Tijdelijke vervanging van leden is niet toegestaan.

3De commissie kiest de voorzitter uit haar midden.

4De commissie kiest de plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

5De eerste loco-burgemeester van de gemeente wordt, indien gewenst, als adviseur aan de commissie toegevoegd.

6De gemeentesecretaris wordt, indien gewenst, als ondersteuner aan de commissie toegevoegd.

7De commissie kan gebruik maken van externe deskundige ondersteuning in de voorbereiding op de benoeming, de klankbordgesprekken en de herbenoeming.

8De griffier fungeert als ondersteuner/secretaris van de commissie.

9De plaatsvervangend griffier fungeert als ondersteuner/notulist van de commissie.

10De adviseur en (externe) ondersteuner zijn geen lid en hebben geen stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Werkwijze commissie

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste vier leden dit noodzakelijk achten.

2De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

3De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie.

4Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie vastgesteld.

5De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering. De geheimhouding geldt eveneens voor de andere raadsleden, de adviseur en de ondersteuner.

6De voorzitter ziet er op toe dat aan het bepaalde in het vijfde lid wordt voldaan.

7Aan de raadsleden, die geen zitting hebben in de commissie, en aan anderen wordt geen inzage of informatie verstrekt omtrent de inhoud van aan de commissie overgelegde stukken of het behandelde ter vergadering, tenzij in deze verordening anders is bepaald.

8Noch de commissie, noch de gemeenteraad zal de geheimhouding, als waarvan sprake is in het vijfde lid opheffen.

9De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

Artikel 5 Vergaderingen

1De commissie vergadert alleen indien tenminste een meerderheid van de leden aanwezig is.

2De opvattingen als bedoeld in artikel 9, lid 5 worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld.

3Het gevoelen van de minderheid wordt, desgewenst, in de schriftelijke rapportage als bedoeld in artikel 9, lid 5 aan de raad en de commissaris opgenomen.

4Net oordeel en de conceptaanbeveling als bedoeld in artikel 12, worden bij meerderheid van stemmen vastgesteld.

Artikel 6 Contactpersoon

1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon naar buiten en naar de burgemeester.

2AIIe stukken, bestemd voor de commissie, worden met de aanduiding in hoofdletters ‘GEHEIM’ aan de secretaris (Stadserf 1, 4701 NK te Roosendaal) gericht en aldaar bewaard.

3AIIe stukken, die van de commissie uitgaan, worden door de voorzitter ondertekend.

Artikel 7 Archivering

1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, het klankbordgesprek en herbenoemingsprocedure alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de aangewezen archiefbewaarplaats. Ingeval er sprake is van digitale bestanden dienen de daarvoor geldende regels te worden gevolgd ten aanzien van de overbrenging en moet op overeenkomstige wijze de geheimhouding van de archiefbescheiden worden gegarandeerd.

2De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld is artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

4De secretaris draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende geheime archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de secretaris van de commissie vernietigd.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie, met inachtneming van het ter zake bij of krachtens wettelijk voorschrift bepaalde.

Hoofdstuk 2 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

Artikel 9 Taken en bevoegdheden

1De commissaris van de Koning is verantwoordelijk voor de informatie-inwinning. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

2De secretaris nodigt namens de voorzitter kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de kandidaat.

3De commissie voert gesprekken met de door de commissaris geselecteerde kandidaten en eventueel andere op de lijst van sollicitanten voorkomende kandidaten, die door de commissie worden uitgenodigd.

4De commissie kan ook een niet-geselecteerde kandidaat, die zich rechtstreeks tot de commissie wendt, ontvangen.

5Bij de beoordeling van de kandidaten laten de leden van de commissie zich leiden door de profielschets, zoals deze is vastgesteld door de gemeenteraad.

6De commissie bepaalt haar standpunt over de geschiktheid van de door haar ontvangen kandidaten. Zij brengt schriftelijk verslag uit aan de raad en aan de commissaris. Zij doet het verslag aan de raad vergezeld gaan van een conceptaanbeveling van tenminste twee kandidaten, in voorkeursvolgorde, die naar haar oordeel voor de benoeming in aanmerking komen. De commissie vermeldt daarbij ten aanzien van iedere kandidaat de motieven die tot haar oordeel hebben geleid.

Artikel 10 Ontbinding

Hoofdstuk 3 Bijzondere bepalingen klankbordgesprekken

Artikel 11 Taken en bevoegdheden

1De commissie (of een afvaardiging van tenminste 2 leden en de plaatsvervangend voorzitter van de gemeenteraad ) houdt minimaal één keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

2Indien de leden van de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

3In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

4In de voorbereiding op het klankbordgesprek kan met interne en externe referenten worden gesproken. Dit gesprek wordt door de hele commissie voorbereid. Van deze gesprekken worden verslagen gemaakt en deze worden beschikbaar gesteld aan de commissie en kunnen, al dan niet tot personen herleidbaar, aan de burgemeester worden verstrekt.

5Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeente(raad) zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

6In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

7Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de secretaris van de commissie en een afschrift van het verslag wordt tevens toegezonden aan de commissaris

Hoofdstuk 4 Bijzondere bepalingen herbenoeming burgemeester

Artikel 12 Taken en bevoegdheden

1De commissie heeft tot taak om een aanbeveling door de raad inzake de herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

2De commissie vormt zich een oordeel over het functioneren van de burgemeester op basis van de door de commissie met de burgemeester gevoerde, klankbordgesprekken.

3Over de conceptaanbeveling die door de commissie wordt opgesteld, wordt, voordat hierover overleg wordt gevoerd met de commissaris en voordat deze wordt verzonden aan de raad, overleg gevoerd met de burgemeester.

Verordening op de vertrouwenscommissie 2024