Verordening op de auditcommissie 2023

Artikel 1. De commissie

Ingesteld wordt een commissie van advies aan de raad, genaamd auditcommissie.

De missie:

De Auditcommissie bevordert door zijn specifieke samenstelling op grond van affiniteit en deskundigheid, vanuit een a-politieke context, de vervulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de raad ten aanzien van alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente Roosendaal op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 2. Taken

De auditcommissie:

1Is belast met de voorbereiding van procedures en besluitvorming van de raad tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming.

2Is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant.

3Bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant.

4Bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad. Zij initieert themabijeenkomsten over onderwerpen voortkomend uit deze rapportages.

5Formuleert een advies aan de raad over:

•het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de controleverklaring en het accountantsverslag;

•specifieke (beleidsinhoudelijke) onderwerpen en/of aandachtspunten (kader) vallend binnen de opdracht van de auditcommissie ;

•de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

Hierbij dienen o.a. de rapportages van de accountant en de evaluatie van de auditcommissie als referentiemateriaal.

6Adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213A Gemeentewet alsmede het controleprotocol rechtmatigheid.

7Is de gesprekspartner van het college namens de raad voor de uitvoering en de verantwoording over het controleprotocol rechtmatigheid in de rechtmatigheidsverantwoording

8Neemt daartoe kennis van het jaarlijkse Interne Controleplan van de gemeente en maakt zo nodig afspraken met de portefeuillehouder financiën en de concerncontroller over de planning en control cyclus van de gemeente. Deze adviezen zijn niet alleen gericht op de korte termijn (vier jaar), maar hebben ook betrekking op de lange termijn.

9Bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer West-Brabant, de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd en geoptimaliseerd;

10Vormt een direct aanspreekpunt voor de leden en secretaris van de rekenkamer West-Brabant en geeft hen advies over mogelijke onderzoeksonderwerpen.

11Adviseert de gemeenteraad:

•door het voorbereiden van een standpunt over onderzoeksrapportages van de rekenkamer West-Brabant;

•over lange termijn ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer en verantwoording, waardoor een consistente lange termijn visie op financieel beheer en verantwoording geïnitieerd en bewaakt wordt.

Artikel 3. Samenstelling

1De commissie bestaat uit maximaal zes leden die door de raad worden benoemd.

2Zowel raadsleden als burgerraadsleden kunnen lid zijn van de Auditcommissie.

3De auditcommissie wijst uit haar midden de voorzitter en één of meer plaatsvervangend voorzitters aan.

4Het lidmaatschap van de auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van (burger)raadslid, door (tijdelijke) ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

5Wanneer een vacature in de auditcommissie ontstaat dan voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

6De commissie kan besluiten om externe experts als adviseurs aan de commissie toe te voegen.

Artikel 4. De secretaris

De griffier draagt zorg voor het aanwijzen van een ambtelijk secretaris en een plaatsvervangend ambtelijk secretaris.

Artikel 5. Vergaderingen en werkwijze

1De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval viermaal per jaar.

2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste vijf dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

4De auditcommissie is bevoegd om leden van het college van burgemeester en wethouders, leden van de rekenkamer West-Brabant, de accountant als bedoeld in het tweede lid onder artikel 1, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan de beraadslagingen.

5De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt. De auditcommissie beslist over de openbaarmaking van het in een vergadering besprokene en van stukken die door de auditcommissie worden behandeld.

Artikel 6. Besluitvorming

1Besluiten van de auditcommissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2Indien één van de leden van de auditcommissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht van de gemeenteraad.

3De auditcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

4Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

5Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7. Bevoegdheden

De auditcommissie is bevoegd om:

1de raad, gevraagd of ongevraagd, te adviseren over de in artikel 2 genoemde taken en de daarbij geformuleerde besluiten. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 genoemde taken is de auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college van burgemeester en wethouders, de rekenkamer West-Brabant en de accountant;

2advies in te winnen bij een extern deskundige;

3de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van accountant;

4leden van het college, leden van de rekenkamer West-Brabant, de accountant, ambtenaren, belanghebbende en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen. Indien de auditcommissie ambtenaren uitnodigt informeert zij het college hierover.

Artikel 8. Verslaglegging en verantwoording

1De besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, gelijktijdig met de schriftelijke oproep digitaal aan de leden toegezonden.

2Bij het begin van de vergadering wordt de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

3De besluitenlijst moet inhouden:

•de namen van de aanwezigen;

•een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

•een zakelijke samenvatting van het besprokene.

4De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

5De besluitenlijst wordt na vaststelling verzonden naar alle raadsleden.

Artikel 9. Uitleg verordening

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de auditcommissie op voorstel van de voorzitter

Artikel 10. Intrekken oude verordening

De Verordening op de auditcommissie 2014-2018 vastgesteld op 24 september 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 11. Inwerkingtreding en citeertitel

Deze verordening treedt in werking op de derde dag na die van bekendmaking.

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de auditcommissie 2023.