Reglement Audit Committee

Artikel 1 Samenstelling en benoeming leden

1Het Audit Committee bestaat uit vertegenwoordigers namens de raad en het college, te weten:

-Vijf leden van de gemeenteraad;

-Raadsgriffier;

-Portefeuillehouder financiën;

-Gemeentesecretaris;

-Concerncontroller.

Voor het overleg kan ook de accountant worden uitgenodigd.

2De leden van het Audit Committee worden door de raad benoemd.

3De voorzitter van het Audit Committee wordt uit het midden van de vijf leden van de gemeenteraad gekozen.

4De raadsleden worden door de raad uit zijn midden benoemd voor een periode die gelijk is aan de zittingsduur van de zittende gemeenteraad.

5Indien een lid van het Audit Committee niet in staat is deel te nemen aan de vergadering, kan hij/zij zich in overleg met de overige raadsleden van het Audit Committee laten vervangen door een ander raadslid.

6De voorzitter van het Audit Committee laat zich vervangen door een van de overige raadsleden die lid is van het Audit Committee.

7De concerncontroller is secretaris van het Audit Committee.

Artikel 2 Werkwijze

1Het Audit Committee wordt ondersteund door de ambtelijk secretaris. Deze functie wordt ingevuld door de griffie. De ambtelijk secretaris bereidt de agenda van de vergaderingen van het Audit Committee voor, samen met de concerncontroller en ondersteunt het Audit Committee.

2De voorzitter van het Committee stelt de agenda vast.

3De ambtelijk secretaris en de voorzitter bereiden de overlegvergadering van het Audit Committee voor.

4Het Audit Committee komt naar behoefte bijeen, maar minimaal 2 keer per jaar.

Artikel 3 Taken

1Het Audit Committee bereidt de controleprotocol voor en formuleert de uitgangspunten voor de jaarlijks uit te voeren accountantscontroles. Ter waarborging van een goede communicatie en doelmatige uitvoering van de controlewerkzaamheden dient rekening te worden gehouden met de volgende elementen van de controlecyclus:

a.Jaarlijkse afstemming planning rechtmatigheidsonderzoeken rekenkamer en accountant;

b.Jaarlijkse afstemming planning doeltreffendheids- en doelmatigheidsonderzoeken rekenkamer en college van burgemeester en wethouders;

c.Uit te voeren tussentijdse accountantscontroles en de wijze waarop hierover wordt gerapporteerd. Op basis van risicoanalyse en verzoeken vanuit de organisatie dient te worden bepaald welke processen of programma’s onderwerp van controle dienen te zijn.

2Het Audit Committee adviseert de raad omtrent de in de controleprotocol op te nemen voorwaarden. De raad stelt het controleprotocol jaarlijks vast voor het einde van het te controleren rekeningsjaar.

3Het Audit Committee bereidt de aanbestedingsprocedure voor het aantrekken van de accountant voor en vervolgens neemt de raad een besluit (GW 213).

4De raadsgelding van het Audit Committee bespreekt voorafgaande aan de raadbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de accountant.(Controleverordening artikel 7 lid 4).

5In het Audit Committee worden de verschillende controle-instrumenten op elkaar afgestemd. Deze afstemming is erop gericht overlap te voorkomen en hiaten tijdig op te sporen. De rapportages worden niet inhoudelijk besproken.

6Het Audit Committee stemt de onderzoeken op elkaar af en waakt ervoor dat er geen sprake is van overlap of tegenstrijdige belangen.

7Het Audit Committee rapporteert in de raad over de uitvoering van de taken genoemd onder artikel 3 lid 1 tot en met lid 6.

Artikel 4 Bevoegdheden

Het Audit Committee heeft een voorbereidende, coördinerende en toetsende rol met betrekking tot de uitvoering van taken die betrekking hebben op de accountantscontrole en is tevens een afstemmingsorgaan voor wat betreft de inzet van controle-instrumenten in de organisatie. Het Audit Committee heeft geen beslissingsbevoegdheid.

Artikel 5 Communicatie

Raad en college worden geïnformeerd over de vergaderingen van het Audit Committee door middel van de verslagen en conform artikel 3 lid 7.

Artikel 6 Slotbepalingen

Deze regeling treedt in werking zodra vaststelling in de gemeenteraad heeft plaatsgehad.