Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Overbetuwe 2022

1.1.1 Doelstelling en samenhang

Doelstelling is om het digitaal werken en archiveren leidend te maken zodat een compleet betrouwbaar digitaal archief ontstaat, dat ongeacht tijd en plaats beschikbaar is.

Het Handboek Vervanging vormt het kader om vervanging toe te passen conform het Vervangingsbesluit van het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Overbetuwe om analoge archiefbescheiden te vervangen voor digitale reproducties die vervolgens juridisch leidend zijn.

De inrichting van het vervangingsproces moet borgen dat de reproducties een juiste en volledige weergave geven van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens en het besluit moet inzichtelijk maken hoe dat is geborgd.

1.1.2 Wettelijk kader

Archiefwet 1995

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van documenten mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

Gedigitaliseerde documenten worden per dag geordend bewaard en na 90 dagen wordt tot vernietiging overgegaan. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.

Archiefbesluit 1995

Artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden met de volgende aspecten:

a.de taak van het overheidsorgaan;

b.de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;

c.de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en

d.het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

Artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen als de vervanging zal plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

Artikel 6 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld bij Archiefbesluit 1995 artikel 6 eerste lid) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c (de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed ) en d. (het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek).

Artikel 6 derde lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling (zie hieronder bij “archiefregeling, artikel 26b”). Aandachtspunt daarbij is dat deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en daardoor formeel gezien alleen betrekking hebben op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek vervanging worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.

Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.

Archiefregeling

Artikel 17 van de Archiefregeling geeft onder “d” aan dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kan worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van Archiefregeling artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.

Artikel 26b. Aspecten vervangingsproces. De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

a.de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

b.de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

c.voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

d.de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;

e.de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

f.de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

g.het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

h.de kwaliteitsprocedures.

Ten slotte is ook rekening gehouden met de Archiefverordening en de Beheerregeling Informatiebeheer Besluit Informatiebeheer Gemeente Overbetuwe 2022

1.2.1 Uitzonderingen

Alle analoge archiefbescheiden worden vervangen met uitzondering van de archiefbescheiden die aan onderstaande criteria voldoen. Voor zover mogelijk wordt ter raadpleging wel een digitale kopie gemaakt van alle archiefbescheiden die als uitzondering zijn benoemd ter ondersteuning van het werkproces. De inhoud inclusief aantekeningen en kleur worden één op één overgenomen met het scannen. Tevens wordt de inhoud vastgelegd aan de hand van metagegevens.

Uitgezonderd zijn:

•Documenten die (na voorbereiding) door hun vorm niet te scannen zijn;

•Documenten die intrinsieke waarde hebben door hun analoge verschijningsvorm onvervangbare contextuele of historische waarde hebben (bijvoorbeeld: oorkonden, zegels, wegenleggers);

1Zie de Regeling papier, andere gegevensdragers en middelen voor de opmaak van de akten van de burgerlijke stand (per 24-08-2015): http://wetten.overheid.nl/BWBR0006909/.

•Documenten waarvan de authenticiteit niet vaststaat of niet kan worden vastgesteld als het document vervangen is.

Deze documenten worden wel gescand (indien mogelijk) en geregistreerd als digitale kopie. Dat gebeurt puur voor het vergemakkelijken van het werkproces. Deze stukken worden wel gedigitaliseerd, maar niet voor vervanging aangeboden.

Deze documenten worden bewaard volgens de geldende archiefregelingen en de archiefbescheiden worden numeriek opgeborgen in fysieke dossiers. In het zaaksysteem wordt een verwijzing gemaakt naar het fysieke dossier en indien nodig, het individuele document. Zie verder paragraaf 1.2.4.

Een uitgebreide opsomming van archiefbescheiden die niet voor vervanging in aanmerking komen wordt opgesomd in bijlage 1 (Zie Bijlage:1 pagina 28 en 29).

1.2.2 Vanaf welke datum/tijdstip en vanuit welke taak of handeling zijn de archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt

De periode waarop vervanging wordt toegepast, wordt van kracht vanaf de datum van het besluit van vervanging van het college van burgemeester en wethouders.

Het betreft stukken die conform artikel 1 van de archiefwet van 1995 worden ontvangen of opgemaakt voor de uitoefening van alle taken door alle onderdelen van de gemeente Overbetuwe.

1.2.3 De samenhang met andere ontvangen en/of opgemaakte archiefbescheiden

Documenten die vervangen worden of reeds digitaal zijn ontvangen of opgemaakt en voor archivering in aanmerking komen, worden zaaksgewijs (in onderlinge samenhang) gearchiveerd. De samenhang volgt uit het zaaktype, waarin de archiefkenmerken zijn vastgelegd. Hierdoor is geborgd dat bestanden als te bewaren worden gearchiveerd c..q. dat de vernietigingstermijn is vastgelegd. .

Bij de registratie van elke zaak legt de registrator de samenhang tussen documenten geautomatiseerd vast in een zaakdossier met behulp van de zaaktypecatalogus (ZTC) door een zaaktype (werkproces) hieruit te koppelen aan het zaakdossier met het document in het zaaksysteem. Dit wordt nog eens extra gecontroleerd door de ambtenaar die de zaak in behandeling neemt.

Digitaal Procesondersteuners ondersteunen zaakbehandelaren en zien toe op juiste archivering.

De Record Manager ziet toe op de juistheid, toegankelijkheid en volledigheid van de dossiers.

1.2.4 De waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed

De intrinsieke waarde is van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van cultureel erfgoed tot gevolg heeft. Voor het scannen en registreren toetsen de registratiemedewerkers de stukken op intrinsieke waarde.

Er wordt getoetst conform de werkinstructie op de volgende waarden:

•de uiterlijke vorm;

•esthetische of artistieke waarden;

•unieke kenmerken;

•de zeldzaamheid c.q. de specifieke waarde voor de historie van de gemeente Overbetuwe die alleen volledig tot zijn recht komt door het origineel te bewaren;

•waarde als tentoonstellingsobject;

•authenticiteit van het document;

•relaties met historische personen/gebeurtenissen/locaties/zaken/voorwerpen;

•wettelijke grondslag van een instituut;

•belang om beleid op het hoogste niveau te documenteren.

In bijlage 1 is een uiteenzetting van uitzonderingen voor vervanging opgenomen.

De organisatie hecht grote waarde aan het preserveren van cultureel erfgoed. Indien op de hierboven genoemde aspecten twijfel ontstaat, wordt het analoge origineel bewaard en opgeslagen conform de Archiefverordening en de Beheerregeling van de gemeente Overbetuwe. Indien mogelijk wordt een gedigitaliseerd exemplaar opgenomen in het zaaksysteem om de behandelaar te faciliteren in het werkproces. Dit gedigitaliseerde exemplaar heeft de status van digitale kopie. Dit is vastgelegd in de archiefkenmerken (metadata) van het stuk.

Het bepalen of bescheiden historisch belangrijk zijn bevat een mate van subjectiviteit. Bij twijfel zal de scanmedewerker aan de recordmanager vragen te bepalen of het stuk vanuit cultuurhistorisch gezichtspunt belangrijk is. Bestaat er hierna nog onduidelijkheid dan wordt de gemeentearchivaris ingeschakeld.

1.2.5 Het belang van de in de archiefbescheiden opgenomen informatie voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek

Op basis van artikel 2, lid c. en d. van het Archiefbesluit 1995 zal bij vervanging van archiefbescheiden rekening moeten worden gehouden met de waarde van de bescheiden voor het culturele erfgoed en het belang van de gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Het belang is meegenomen in de risicoanalyse (zie hoofdstuk 5).

3.1.1 Scanopstelling en hardware

De scanopstelling wordt gevormd door een desktop PC van het type HP ProDesk i7-6700/16GB. Scanmedewerkers dienen hier in te loggen met hun eigen netwerkaccount om gebruik te kunnen maken van de scanner.

Er is een scanner beschikbaar vanaf het scanstation, namelijk een Kodak i3450. De scanner kan zowel reguliere A4-formaten als A3 documenten scannen. Het scannen van formaten die groter zijn dan A3 gebeurt met een Contex IQ Quattro A0 scanner.

Scannen via de beschikbare multifunctionals is in het kader van vervanging niet toegestaan aangezien dit niet conform de gestelde eisen en afspraken in dit handboek vervanging kan gebeuren.

3.1.2 Instellingen Kofax Capture scansoftware

Met gebruik van de Kofax Capture scansoftware worden documenten gescand. De scaninstellingen voor de gemeente Overbetuwe zijn:

Naam

Instelling

Omschrijving van instelling

Versie

11.0.0.0.0.397

1994-2017

DPI

300

300dots per inch vastleggen bij het scannen

Kleurherkenning

Nee

Alles wordt in kleur gescand

Papier formaat

Maximum

Meerdere formaten in een batch scannen (bijvoorbeeld A4 en A3)

Duplex sides

Ja

Voor en achterkant scannen

Deskew edges

Ja

Scans worden automatisch rechtop gezet (bij scheef scannen)

Auto Crop

Ja

Scans worden automatisch bijgesneden op basis van de randen

Edge clean

Ja

Randen van de scans worden bijgewerkt (netter gemaakt)

Edge fill

Nee

Randen van de scans worden niet opgevuld

Hole fill

Nee

Perforatiegaten in de scans worden wit gemaakt

Auto rotate

Ja

Scans worden automatisch gedraaid op basis van de tekstrichting

Merge sides

Nee

Voor en achterkant worden niet samengevoegd

Blank Page detection

Ja

Blanco pagina’s worden verwijderd

Ultrasoon detection

Ja

De scanner checkt de dikte van het papier voor het detecteren van het doorvoeren van twee pagina’s tegelijk

3.1.3 Afwegingen en keuzes m.b.t. technische scaninrichting

Bij het inrichten van de scanopstelling is aanvankelijk gebruik gemaakt van de externe leverancier OPEN.Satisfaction. Zij leverden de software en expertise op het gebied van scanopstellingen. De leverancier wordt per 1-4-2022 BM Consultants. Voor wat betreft de technische eisen en instellingen van de apparatuur gaan wij uit van het advies van de leverancier gebaseerd op de ervaring die is opgedaan bij andere gemeenten. De scanoplossing sluit aan op de wettelijke eisen die gesteld worden aan de vervanging van archieven. (Archiefwet 1995, artikel 6)

3.2.1 Beveiliging

In het kader van de informatiebeveiliging zijn de volgende aspecten van belang:

•Fysieke bescherming;

•Logische toegang;

•Back-up van gegevens;

•Restore van gegevens.

3.2.1.1 Fysieke bescherming van systemen en ruimten

De serverapparatuur bevindt zich in een afgesloten, niet voor onbevoegde medewerkers toegankelijke ruimte. Deze ruimte is voorzien van inbraakdetectie, brand-/rookdetectie en water-/vochtdetectie. Temperatuur en vochtigheid worden op het gewenste niveau gehouden door een luchtbehandelingssysteem (airco).De scanapparatuur bevindt zich in een afgesloten, niet voor onbevoegde medewerkers toegankelijke ruimte. De scanners zijn alleen te bedienen door medewerkers die daartoe geautoriseerd zijn.

De ruimte waar de scanners staan is afgesloten voor publiek. Deze ruimte is alleen te bereiken door personeel. Wanneer personeelsleden bezoek hebben, is het aan de eigen verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat deze zich niet zonder toezicht door het gebouw begeven.

De scanruimte is dusdanig opgesteld dat de toegang wordt gemonitord door collega’s van team Informatie & Ondersteuning, waardoor het risico op een ongeoorloofd gebruik verwaarloosbaar is. Het aantal personen dat de scanners bedient is zeer beperkt en het valt direct op wanneer iemand buiten die groep de scanruimte betreedt.

3.2.1.2 Logische toegang tot systemen

De toegang tot de netwerkomgeving is beveiligd met een gebruikerslogin, gecombineerd met een wachtwoord. Deze accounts worden door het team Informatie & Ondersteuning aangemaakt c.q. verwijderd volgens een vaste procedure op basis van formulieren die via teamleider/coördinator van de betreffende medewerker en P&O worden aangeleverd. Gebruikers moeten hun wachtwoord periodiek wijzigen (dat wordt elke 60 dagen door het systeem afgedwongen).

De toegang tot het zaaksysteem (en daarmee het gebruik van de diverse functionaliteiten binnen de applicaties) wordt toegekend door en is de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerders. Zij verlenen gebruikers de benodigde rechten voor aanmaken, wijzigen en raadplegen van data. De benodigde rechten zijn afhankelijk van de functie van de medewerker en worden, in de aanvraagprocedure, door het afdelingshoofd van de medewerker aangegeven.

De scanners zijn te benaderen via een apart werkstation, waar alleen geautoriseerde scanmedewerkers met hun netwerkaccount kunnen inloggen.

3.2.1.3 Back-up van gegevens

Een Cloud oplossing is een totaal oplossing (ook wel Infrastructure-as-a-Service genoemd) waarbij hardware, beheer en verbindingen aangeboden en onderhouden worden door de leverancier. Om een hoge uptime en maximale veiligheid te garanderen beschikt de InProces Cloud omgeving over twee fysiek gescheiden duurzame carrier-neutrale datacenters. Beide datacenters zijn volledig met elkaar gespiegeld d.m.v. realtime replicatie.

Data welke in InProces is opgeslagen en (per abuis) wordt verwijderd is niet verdwenen, maar wordt gemarkeerd als zijnde "inactief. Een Back-up van de data is permanent online beschikbaar.

Daarnaast is InProces NEN2082 gecertificeerd, waarmee van alle "records", zoals documenten, zaken, alle mutaties kunnen worden vastgelegd en er altijd naar een vorige versie van een record kan worden gegaan.

In het kader van de archiefwet is het verplicht om bewaarde dossiers op vernietigingsdatum te verwijderen. Alleen die data worden daadwerkelijk verwijderd en zijn niet meer te herstellen. De leverancier draagt zorg voor dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse back-ups van de gehele InProces omgeving, zowel de software als de data. In het geval van een calamiteit, zoals het uitvallen van een database server, kunnen de back-ups worden gebruikt om de uitgevallen data op de server te herstellen. Na herstel van de server zal de replica functionaliteit van InProces er zorg voor dragen dat deze server weer automatisch geactualiseerd wordt. Een restore van een back-up is derhalve alleen noodzakelijk in het geval van een calamiteit.

Back-up schema:

Back-up

Bewaartermijn

Medium

Daily back-up

1week

Online SAN

Weekly back-up

1maand

Online SAN

Monthly back-up

1jaar

Online SAN

De data is beschikbaar op 2 online SAN's welke in beide datacentra realtime wordt gerepliceerd.

Afwegingen en keuzes m.b.t. technische beveiliging en continuïteit

Bovenstaande keuzes zijn gebaseerd op de vastgestelde procedure continuïteitsbeheer en geldende beveiligingseisen zoals vastgelegd in het Programma Informatiebeveiliging 2019-2022 (13-05-2019). Deze algemene richtlijnen zijn opgesteld om de continuïteit en veiligheid van de informatievoorziening van de gemeente Overbetuwe te waarborgen. Om te borgen dat ze up-to-date blijven en in de praktijk goed uitgevoerd worden, zullen deze richtlijnen regelmatig ge-audit en/of bijgesteld worden.

4.1.1 Processchema

Stap

Activiteit

Toelichting

1.

Ontvangen post

De medewerker Postregistratie van cluster DIV opent enveloppen

2.

Selectie post

Alle documenten bestemd voor gemeente Overbetuwe komen voor vervanging in aanmerking, behalve documenten die in de zin van artikel 1 van de Archiefwet niet als archiefwaardig worden aangemerkt. Bijvoorbeeld:

•Reclame;

•Tijdschriften;

•Nieuwsbrieven.

(Deze documenten “niet bedrijfsrelevante post” worden niet geregistreerd of opgenomen in het zaaksysteem).

3.

Doorsturen niet-archiefwaardige post

De documenten die niet archiefwaardig zijn worden analoog doorgestuurd naar de ontvanger (verantwoordelijk organisatieonderdeel of juiste persoon).

4.

Bepalen scanbaarheid

Voor scanbaarheid worden documenten geselecteerd op:

•onleesbaarheid;

•lastig te scannen;

•grote omvang.

In bijlage 2 is een lijst met situaties opgenomen die hieraan voldoen.

Als blijkt dat de scanbaarheid problemen oplevert wordt gezocht naar praktische oplossingen, bijvoorbeeld door het document digitaal op de vragen.

5.

Voorbereiden scannen

De Postregistratie medewerker zorgt ervoor dat de documenten gereed zijn voor het scannen: verwijderen nietjes, ringbanden, covers, etc. In bijlage 2 zijn gevallen opgenomen waarin voorbewerking nodig zou kunnen zijn.

6.

Scannen

Op het moment van scannen worden o.a. de volgende metadata aan het document toegekend in de eigenschappen van het document (PDF/a):

•datum en tijdstip;

•specifieke gegevens van de scanner;

•indentificatie van de scanmedewerker op basis van eigen login;

•uit hoeveel bladzijden een document bestaat;

•bestandsformaat;

•bestandsgrootte.

7.

Kwaliteits- en volledigheidscontrole

De scanedewerker vergelijkt de scan met het originelen en controleert 1-op-1 op:

•Kleur;

•Scheef scannen;

•Aantal gescande pagina's (volledigheid);

•Leesbaarheid.

Als de kwaliteitscontrole van de scan positief is, wordt doorgegaan naar de volgende processtap “Toevoegen gescand document aan zaak”. Indien de controle een negatief resultaat heeft, wordt het scanproces overgedaan, te beginnen met “Voorbereiden scannen".

8.

Registeren zaak

Op basis van het gescande document wordt vastgesteld of het hier een nieuwe zaak betreft of een bestaande zaak. In het geval van een nieuwe zaak, wordt in het zaaksysteem een nieuwe zaak aangemaakt. Op het moment van registratie worden o.a. de volgende metadata aan de zaak toegekend op basis van tevoren ingerichte zaaktypen:

•nieuwe zaak;

•zaaktype;

•registratiedatum;

•vertrouwelijkheid;

•proces;

•onderwerp;

•NAW-gegevens;

•procesgegevens.

In paragraaf 4.1.5. wordt de registratie verder toegelicht.

Indien blijkt dat het document aan een bestaande zaak toegevoegd moet worden, kan deze stap worden overgeslagen.

9.

Toevoegen gescande document aan zaak

De gescande documenten worden via de documentintake toegevoegd aan de zaak. De documentintake geeft automatisch een scherm met de vraag gegevens over het document in te voeren die niet vanuit een zaak meekomen. Dit zijn:

•documentomschrijving / inhoud;

•datum registratie;

•documentsoort (e-mail, post);

•bestandsnaam van het document;

•zaaknummer.

In paragraaf 4.1.7. wordt de opname van de documenten in het zaaksysteem verder besproken.

10.

Bepalen vervangen

Beoordelen of het document vanwege mogelijk historisch-culturele waarde van het fysieke document uitgezonderd wordt van vervanging.

Het belang dient samen te hangen met het fysieke stuk, niet alleen met de informatie op het stuk, zoals een zegel, hologram of ander kenmerk dat niet door een digitaal exemplaar vervangen kan worden.

Deze fysieke kenmerken maken een stuk niet meteen waardevol, maar een waardevol stuk dat deze fysieke kenmerken bevat dient uitgezonderd te worden. Dit zal niet vaak voorkomen. Dit document wordt niet vervangen maar wordt wel gescand (indien mogelijk) en opgenomen in het zaaksysteem. In het zaaksysteem wordt zichtbaar gemaakt dat een fysiek exemplaar beschikbaar is en dat dit document dus niet vervangen is.

11.

Archiveren analoge origineel

Na het scannen en toevoegen van het digitale document aan de zaak, worden de documenten die niet vervangen mogen worden, in de originele volgorde samengevoegd en tijdelijk gearchiveerd.

12.

Tijdelijk archiveren analoge origineel

Nadat de papieren documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans zijn gecontroleerd, worden deze documenten, op datum van scanning tijdelijk ( 90 dagen ) numeriek gearchiveerd in dagdozen.

4.1.2 Selectieproces

Het selectieproces is van toepassing op alle archiefbescheiden die zijn ontvangen of zijn opgemaakt voor de uitoefening van alle taken van de gemeente Overbetuwe.

De selectie gebeurt op basis van het lezen van het stuk. Bij bepaling welk stuk voor scanning in aanmerking komt, wordt een zaaktypencatalogus (ZTC) gebruikt. Alle documenten die een werkproces starten of die deel uitmaken van een werkproces worden gescand.

De stukken die niet gedigitaliseerd kunnen worden zonder hun intrinsieke waarde te verliezen worden niet gescand (zie paragraaf 1.2.1).

Er wordt geen onderscheid gemaakt in te bewaren stukken en te vernietigen stukken. Alle stukken worden op eenzelfde manier behandeld en gescand.

4.1.3 Voorbereiding van documenten

De te scannen documenten worden gesorteerd, ontniet en ontdaan van alle verdere onderdelen die het scannen belemmeren, zonder het stuk te beschadigen. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met gevallen waarbij voorbereiding mogelijk noodzakelijk kan zijn.

Indien noodzakelijk voor het proces wordt de enveloppe mee gescand. Deze afspraak is vastgelegd in de werkinstructie. In overleg tussen proceseigenaar, registratiemedewerker en behandelaar kan voor andere soorten stukken worden afgesproken dat het scannen van de enveloppe waardevol is. Ook deze afspraken worden opgenomen in de werkinstructie.

Elk document wordt gestempeld. Het stempel bevat de volgende gegevens:

•Datum binnenkomst brief

•Aantal pagina’s

Er worden scheidingsbladen ingevoegd om de documenten van elkaar te scheiden. Per document wordt het aantal bladzijden genoteerd in het stempel.

4.1.4 Digitaliseringsproces

De scanner staat ingesteld op geijkte waarden en kan niet worden aangepast door de scanmedewerker. Als blijkt dat dit nodig is wordt de scanner aangepast door de functioneel beheerder van de scanoplossing die ook let op de ijkingswaarden. In bijlage 3 is aangegeven hoe de benodigde scherpte van een scan bepaald kan worden.

De scanmedewerker schrijft de begintijd en datum op het voorblad die bij de batch hoort. Na het scannen controleert de scanmedewerker de gescande documenten op kleur, leesbaarheid, scheefheid en aantal.

Bij afwijkingen worden de documenten opnieuw gescand.

De scanmedewerker schrijft zijn/haar naam op het voorblad.

Als de scanmedewerker besluit dat de batch voldoet, geeft hij/zij het systeem opdracht dat deze mag worden verwerkt. Het systeem kent een batchnummer toe en zet deze klaar voor registratie in het zaaksysteem. Het batchnummer bestaat uit een datum- en tijdsaanduiding. Binnen de batch wordt aan het document een uniek nummer toegekend waar geen invloed op uitgeoefend kan worden.

Voor afwijkende formaten, die via de grootformaatscanner worden gedigitaliseerd, geldt dat ze na scanning worden opgeslagen op een tegen schrijven beveiligde netwerklocatie en van daaruit geïmporteerd worden in het zaaksysteem. De netwerklocatie is beveiligd tegen dataverlies, stroomuitval etc. omdat het hier een tijdelijke opslag op een netwerklocatie betreft (48 uur).

4.1.5 Registratieprocedure

Op het moment van scannen worden o.a. de volgende metadata aan de eigenschappen van het document (PDF/a) toegekend:

•datum en tijdstip;

•specifieke gegevens van de scanner;

•identificatie van de scanmedewerker op basis van een login;

•uit hoeveel bladzijden een document bestaat;

•bestandsformaat;

•bestandsgrootte;

Registratie vindt plaats in het zaaksysteem, na het scannen van de documenten. Op het moment van registratie worden o.a. de volgende metadata aan de zaak toegekend op basis van te voren ingerichte zaaktypen:

•nieuwe zaak;

•zaaktype;

•zaaknummer

•registratiedatum;

•vertrouwelijkheid;

•proces

•onderwerp;

•NAW-gegevens;

•procesgegevens.

Onvolledig registreren is vrijwel onmogelijk doordat verplichte metadata zo zijn ingesteld dat zonder deze gegevens de registratie niet kan worden afgerond. Bij de registratie legt de registrator een zaaktype vast, die vanuit de ZTC is gekozen. Door de koppeling met de ZTC wordt de bewaartermijn van het document/de zaak bewaakt.

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces worden opgenomen in InProces en geregistreerd volgens registratieprocedure (zie 4.1.5). De werkzaamheden zoals beschreven in deze procedure worden uitgevoerd door een DIV-medewerker.

Alle metadatavelden in InProces zijn gestandaardiseerd op basis van de Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO) Hierdoor is het mogelijk om een digitaal duurzame overdracht te maken naar een e-depot.

4.1.7 Opname in het beheerssysteem

De papieren documenten worden door het scanapparaat gedigitaliseerd en automatisch doorgestuurd naar het zaaksysteem na de controle van de scanmedewerker.

Hier worden de documenten verzameld en beschikbaar gesteld bij de documentintake en per stuk door de registrator beoordeeld op nieuwe zaak of bestaande zaak.

De gescande documenten worden via de documentintake toegevoegd aan de zaak. De documentintake geeft automatisch een scherm met de vraag gegevens over het document in te voeren die niet vanuit een zaak meekomen. Dit zijn:

•documentomschrijving / inhoud;

•datum registratie;

•documentsoort (documentrichting: inkomend);

•bestandsnaam van het document;

•zaaknummer.

Vervolgens worden de digitale documenten in het zaaksysteem uitgezet naar de behandelaar/behandelcluster van het betreffende zaaktype. De behandelaar ontvangt het document in zijn werkvoorraad in het zaaksysteem en kan van daaruit de zaak in behandeling nemen.

4.1.8 Vernietigingsprocedure van vervangen analoge “originelen”

Nadat de papieren documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans is gecontroleerd, worden deze documenten op datum van scanning tijdelijk gearchiveerd in zogenaamde dagdozen.

In verband met de achtervangcontrole van de behandelaars worden de stukken minimaal 3 maanden opgeslagen in archiefdozen en weggezet in de archiefruimte (de kluis). Deze stukken worden niet gebruikt door of uitgeleend aan de organisatie. De kluis voldoet aan de normen voor archiefruimtes.

De vernietigingsprocedure ziet er als volgt uit:

Verantwoordelijk: Teammanager Informatie & Ondersteuning

Uitvoerder: De recordmanager

1Reikwijdte

Deze procedure geldt voor alle processen die vallen onder het Vervangingsbesluit.

2.Selectie documenten

Binnen bovenstaande reikwijdte geldt deze procedure voor documenten die voldoen aan de volgende criteria:

•de scandatum is de 3 maanden gepasseerd;

•het document is niet uitgezonderd van vervanging (zie bijlage 1).

Om te zorgen dat alleen documenten die in aanmerking komen voor vervanging worden aangeboden voor vernietiging, wordt ter controle de zoekvraag gesteld in het zaaksysteem met daarin de juiste criteria zodat deze documenten geselecteerd worden.

3.Werkwijze

•Maandelijks worden de te vervangen documenten door de gemeentelijke organisatie-eenheid die belast is met de documentaire informatievoorziening ter vernietiging aangeboden bij een erkend archiefvernietigingsbedrijf;

•De Recordmanager maakt elk kwartaal een verklaring van vervanging op en stuurt de verklaring van vervanging, het geaccordeerde overzicht en de certificaten van vernietiging naar de gemeentearchivaris;

•Het geaccordeerde overzicht en de verklaring van vernietiging worden digitaal gearchiveerd in het zaaksysteem.

4.3.1 Controle tijdens de registratie/ opname in het zaaksysteem

Tijdens de registratie van de gescande documenten vindt controle plaats van de kwaliteit van de lees- of waarneembaarheid van de documenten (is alle informatie die op het origineel is afgebeeld volledig en correct overgenomen in de digitale reproductie).

Controle tijdens het dagelijkse werk

Deze controle bestaat uit:

•Controle (1-op-1) door de scanmedewerker tijdens het scannen. Binnen het digitaliseringproces zijn twee controlemomenten opgenomen, waarbij de scanmedewerker de kwaliteit en het aantal pagina’s van het gescande document controleert;

•Na het scannen controleert de DIV-medewerker één op één op volledigheid van de gescande documenten (zijn alle pagina’s gescand);

•Controle door de medewerker, die het gescande document registreert. Deze controle, die plaats vindt voor de registratie, houdt in dat in ieder geval de eerste pagina van de scan geraadpleegd/ gecontroleerd wordt.

Controles op basis van steekproeven

Wekelijks wordt een steekproef op scannen en registreren uitgevoerd door een medewerker DIV. Zie hiervoor bijlage 4: Steekproefplan.

Wat te doen bij onvoldoende kwaliteit?

Op het moment dat tijdens de controles blijkt dat de kwaliteit van de gescande documenten onvoldoende is, kunnen de volgende acties een gevolg zijn:

–Opnieuw scannen met dezelfde scanner;

–Opnieuw scannen met een andere scanner;

–Opnieuw scannen met andere instellingen door de functioneel beheerder;

–Aanmerken als niet vervangbaar.