Verordening op de auditcommissie gemeente Oudewater 2026

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

-accountant: de door de raad benoemde accountant als bedoeld in artikel 1, onder a, van de Controleverordening gemeente Oudewater 2023;

-commissie: de auditcommissie;

-controleprotocol: een protocol waarin de raad de accountant nadere aanwijzingen geeft over zijn controle;

-controleverordening: Controleverordening gemeente Oudewater 2023;

-forum: door de raad ingesteld forum conform Verordening op de fora van de gemeente Oudewater 2026;

-griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

-lid: lid van de auditcommissie of diens plaatsvervanger;

-raad: de gemeenteraad van Oudewater;

-voorzitter: voorzitter van de auditcommissie of diens plaatsvervanger.

Artikel 2. Instelling auditcommissie

Er is een commissie die door de raad wordt ingesteld en wordt aangeduid als auditcommissie.

Artikel 3. Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden en/of forumleden, maximaal één lid per fractie. Iedere fractie is in principe met één lid in de commissie vertegenwoordigd.

2Bij afwezigheid mag dit llid vervangen worden door een plaatsvervangend lid uit dezelfde fractie.

3De raad benoemd de leden van de commissie en hun plaatsvervangende leden.

4De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

5Indien door een vacature het aantal leden onder het in het eerste lid benoemde minimum is gekomen, voorziet de raad onverwijld in de ontstane vacature.

6De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan aan de beraadslagingen deelnemen.

7De commissie heeft een vaste adviseur in de persoon van de concerncontroller.

De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie, zoals de accountant, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris of een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie.

Artikel 4. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad en/of het forum.

2De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 5. Taken en bevoegdheden

1De commissie is belast met gevraagde en ongevraagde advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing op het gebied van rechtmatigheid en doelmatigheid, en het kunnen vervullen van haar toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.De advisering over het Programma van Eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en de voorbereiding van het aanbestedingstraject voor het contract met de accountant, zoals bedoeld in artikel 2, derde lid, van de controleverordening.

b.De bespreking van het rapport van bevindingen over de controle van de jaarrekening met de accountant en de advisering hierover aan de raad.

c.De evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en de eventuele advisering hierover aan de raad.

d.De advisering over de vaststelling van het controleprotocol voor de accountantscontrole, met daarin eventuele bijzondere onderzoeksonderwerpen namens de raad.

e.Het onderzoek van de documenten behorend bij de begrotingscyclus (onder meer voorjaarsnota / kaderbrief, begroting en jaarverslag) als financiële sturingsinstrumenten voor de raad, evenals de beoordeling van de kwaliteit en informatiewaarde van deze documenten.

e.Het onderzoek van de risico’s die de gemeente loopt en de advisering daarover aan de raad.

f.De uitwerking en naleving door het college van de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet), de controleverordening (artikel 213 Gemeentewet) en de onderzoeksverordening (213a Gemeentewet).

g.Het toezicht op de opvolging van door de raad aangenomen aanbevelingen voortvloeiend uit de accountantscontrole en beleidsevaluaties.

3De auditcommissie is bevoegd aan de raad over de lid 1 en 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen, voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

4De commissie is bevoegd om voor haar ondersteuning een beroep te doen op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019.

Artikel 5. Vergadering, quorum en verslaglegging

1De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval twee maal per jaar.

2De vergadering van de commissie gaat niet door indien tenminste de helft plus één van de leden afwezig is.

3De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

4De oproepingen worden – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de oproepingen aan de leden toegezonden.

5De vergaderingen van de commissie zijn besloten, tenzij de commissie anders bepaalt.

6De secretaris maakt een besluitenlijst van het besprokene in de vergadering en draagt zorg voor agendering van de besluitenlijst in de eerstvolgende vergadering van de commissie.

7De besluitenlijsten van de commissie zijn openbaar.

Artikel 6. Besluitvorming

1De leden van de commissie hebben één stem in de besluitvorming. De uit hun midden gekozen voorzitter stemt mee.

2Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen. Staken de stemmen, dan beslist de stem van de voorzitter.

3Indien één der leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennisname gebracht aan de raad.

Artikel 7. Geheimhouding

1De commissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, in samenhang met artikel 87 van de Gemeentewet, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van aan haar overgelegde stukken geheimhouding opleggen. De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat de commissie dan wel de raad haar opheft.

2Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

3Op grond van een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid, in samenhang met artikel 87 van de Gemeentewet, kan de geheimhouding eveneens worden opgelegd door een forum, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, ieder ten aanzien van stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de raad haar opheft.

4De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college of de raad overlegt. Het bepaalde in de artikelen 25 en 55 van de Gemeentewet is van toepassing.

5Indien omtrent stukken die zijn gericht aan de commissie geheimhouding is opgelegd blijven deze onder berusting van de secretaris van de commissie. De secretaris verleent inzage aan de leden van de commissie alsmede aan andere personen voor zover aan hen kennisneming onder geheimhouding is toegestaan.

Artikel 8. Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Intrekking oude verordening

De ‘Verordening op de auditcommissie van de gemeente Oudewater’, vastgesteld op 29 oktober 2009, en de ‘Verordening op de auditcommissie van de gemeente Oudewater 2020’, vastgesteld op 16 juli 2020 in de heropende raadsvergadering van 14 juli 2020, worden ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op auditcommissie van de gemeente Oudewater 2026.