Verordening op de auditcommissie 2018

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

1De Auditcommissie is een commissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet.

2Accountant en accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet.

3Administratieve organisatie is de zorg voor het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie die nodig is voor het besturen van (bedrijfs-)processen en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd

4Interne controle is het geheel van proces- en verbijzonderde controlemaatregelen om met een redelijke mate van zekerheid de getrouwheid en rechtmatigheid van financiële transacties vast te stellen;

5financieel beheer is het geheel van taken en maatregelen voor het opstellen, verwerken, vastleggen en controleren van verplichtingen, uitgaven, rechten en inkomsten;

•Rechtmatigheid: ontvangsten en bestedingen vinden plaats in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten

•Doelmatigheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt om binnen de gestelde kaders met zo beperkt mogelijke inzet van beschikbare middelen het resultaat te bereiken

•Doeltreffendheid: de mate waarin de gemeente erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde maatschappelijke effecten te bereiken

6Rekenkamer zoals bedoeld in art. 182 e.v.. van de Gemeentewet en de daarbij vigerende verordening

7Planning & Control en financieel beleid zoals vastgelegd in de Financiële verordening

8Informatiebeheer en –veiligheid zoals vastgelegd in het Informatiebeleidsplan

Artikel 2 Doel van de Auditcommissie

De Auditcommissie heeft als doel het financieel beleid en –beheer en de (financiële) stuurinformatie voor de commissie AFE en raad meer inzichtelijk en daarmee beter toegankelijk te maken. Dit draagt bij aan een betere besluitvorming van de raad over voorstellen met financiële consequenties, het toezicht houden op van de interne beheersing en het bewaken van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 3 Taken met betrekking tot de accountantscontrole

1De commissie treedt op als vertegenwoordiger van de raad en draagt zorg voor het mogelijk maken van een open communicatie en afstemming met de accountant.

2De Auditcommissie adviseert de commissie AFE en raad over het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en selectie van de accountant.

3De Auditcommissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikel 213 van de Gemeentewet worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de commissie en de raad

4De Auditcommissie overlegt daartoe met de accountant over de controles en rapportages die deze uitbrengt ten behoeve van de raad met betrekking tot de controle van de jaarrekening, met name voor wat betreft de volgende onderwerpen:

•Het controleprotocol en controleplan en o.a. goedkeurings- en rapporteringstoleranties

En het normenkader

•de opzet en uitvoering van de accountantscontrole, prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken en evt. door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten

•de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting

•de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole

5De Auditcommissie evalueert met de accountant of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden.

6De Auditcommissie kan over andere rapportages van de accountant met hem overleggen en hierover adviseren aan de commissie AFE en de raad.

7De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van de commissie AFE, raad en college. O.a. blijft de raad te allen tijde de opdrachtgever van de accountant.

Artikel 4 Overleg met betrekking tot diverse beheersmatige onderwerpen

1Overleg met het college en organisatie over:

•de Planning & Controlcyclus, de P&C instrumenten (voorjaarsnota, begroting, tussentijdse bestuursrapportages en jaarrekening) en het sturen op financiële en inhoudelijke indicatoren.

•het gevoerde en te voeren financieel beleid

2Overleg met het college, de organisatie en de Rekenkamer over onderwerpen die interne beheersing, auditing, doelmatigheid en doeltreffendheid aangaan zoals:

•administratieve organisatie en interne controle

•beoogde onderzoeksonderwerpen en onderzoekrapporten van de lokale rekenkamer voor zover deze een financieel-technisch, beheers- of procesmatig en/of doelmatigheidskarakter hebben. Onderzoeken naar bijv. beleidsinhoudelijk effectiviteit/doeltreffendheid vallen hier buiten.

3Het overleg zoals bedoeld in lid 1 en 2 heeft de focus op opzet en toegankelijkheid van de onderwerpen en hoe inhoud, overwegingen en adviezen begrijpelijk voor de commissie AFE en de raad kunnen worden gepresenteerd.

Hoofdstuk 3. Samenstelling en werking van de auditcommissie

Artikel 5 Samenstelling

1De commissie telt maximaal één lid per fractie, zijnde een raadslid of een fractieassistent.

2De commissie benoemt uit haar midden de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. De fractie die de voorzitter levert mag één andere deelnemer aanwijzen conform lid 1.

3De portefeuillehouder financiën en de concerncontroller zijn vaste adviseurs van de commissie.

4Op uitnodiging van de commissie kunnen derden zoals de accountant, de voorzitter van de rekenkamer, het college van burgemeester en wethouders en vertegenwoordigers vanuit de organisatie deelnemen aan de vergaderingen van de commissie.

5De griffier of zijn plaatsvervanger is adviseur en secretaris van de commissie.

Artikel 6 Vergaderingen

1De commissie vergadert afhankelijk van de behoefte tot een vergadering, maar in ieder geval tweemaal per jaar.

2De voorzitter bepaalt in samenspraak met de secretaris plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

4De secretaris maakt van het verhandelde in de vergaderingen een kort verslag en zendt dit toe aan de leden van de commissie en de overige deelnemers als genoemd in artikel 4, voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering.

Artikel 7 Bevoegdheden van de commissie en uitleg verordening

1De commissie brengt mondeling of schriftelijk adviezen uit in de commissie AFE. In de commissie AFE vindt de politiek-inhoudelijke en openbare discussie plaats ter voorbereiding op besluitvorming in de raad.

2De commissie kan voor haar ondersteuning een beroep doen op ambtelijke bijstand zoals bedoeld in art. 33 van de gemeentewet.

3In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing ervan, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 8 Inwerkingtreding

1Deze verordening treedt in werking op 1 juli 2018

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Auditcommissie 2018