Artikel 1 Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad met de burgemeester;
b.evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld in artikel 2;
c.adviseurs: wethouder(s) of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien;
d.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie.
Artikel 2 Algemene bepalingen
1De raad stelt een evaluatiecommissie in, die gesprekken voert met de burgemeester.
2De evaluatiecommissie voert ten minste drie en maximaal 6 gesprekken per ambtsperiode.
3Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 3 Procedure en tijdschema
1De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken.
2Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
3De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning in de provincie.
Artikel 4 Samenstelling commissie
1De raad kiest de evaluatiecommissie uit zijn midden ten minste acht weken voor het formele gesprek bedoeld in artikel 3, 2. .
2De evaluatiecommissie bestaat uit minimaal drie raadsleden met een maximum van 1 lid per fractie.
3De raad benoemt geen plaatsvervangende leden.
4Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.
5De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier.
6De evaluatiecommissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris.
Artikel 5 Voorzitterschap van de evaluatiecommissie
1De evaluatiecommissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.
2De voorzitter leidt het gesprek.
3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder.
4De evaluatiecommissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.
Artikel 6 Geheimhouding
1De evaluatiecommissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering.
2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan.
4De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de evaluatiecommissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, 1. en artikel 9, 4. .
5De evaluatiecommissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op.
6De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de evaluatiecommissie van kracht.
8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en de externe gespreksleider.
Artikel 7 Voorbereiding gesprek
1De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand evaluatieverslag in te zien.
2De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
3Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.
4Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee.
5Bij verhindering van meer dan één lid van de evaluatiecommissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.
Artikel 8 Het gesprek
1De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid.
2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de evaluatiecommissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.
3Uitgangspunt bij het gesprek is gedurende de ambtstermijn de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.
4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:
a) de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;
b) de burgemeester in het proces van dualisme;
c) de burgemeester als voorzitter van het college;
d) de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;
e) de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid;
f) de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;
g) de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;
h) de burgemeester de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;
i) de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit;
j) de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.
5In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.
Artikel 9 Verslaglegging
1Door de griffier wordt het evaluatieverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.
Artikel 10 Archivering
1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.
2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.
Artikel 11 Slotartikelen
Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lidvan de Gemeentewet.
Artikel 12
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad 2016.