Verordening klankbordgesprekken burgemeester/gemeenteraad Ooststellingwerf 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren;

c.voorzitter: de voorzitter van de commissie zoals bedoelt in dit artikel;

d.informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;

e.commissaris: commissaris van de Koning in de Provincie Friesland.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert tenminste eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

3In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na honderd dagen vanaf zijn/haar aanstelling een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

4Halverwege de ambtsperiode van de burgemeester wordt onder meer gesproken over de wijze waarop de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel, hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt en wat de gevolgen van veranderingen in de gemeente sinds de (her)benoeming hierop zijn.

5Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit vijf raadsleden van de gemeenteraad en haalt input op bij alle fracties.

2De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

3De zittingsperiode van een lid van de commissie eindigt:

a.Met het einde van de zittingsperiode van de raad;

b.Op het moment dat een commissielid geen lid meer is van de raad;

c.Op het moment dat een commissielid geen fractievoorzitter meer is;

d.Naar aanleiding van een schriftelijk verzoek tot ontslag van het commissielid.

4Op het moment dat een vacature ontstaat in de commissie, beslist de raad over de vervulling daarvan.

5De commissie laat zich bijstaan door de griffier of diens plaatsvervanger.

6De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

1De voorzitter van de commissie wordt uit haar midden aangesteld.

2Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie uit haar midden een tijdelijk voorzitter.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 5 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

2De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van de door dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van informanten waarbij artikel 7 lid 3 van deze verordening in acht wordt genomen. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4Raadsleden kunnen, gelet op de geheimhouding conform artikel 86 van de Gemeentewet, slechts kennisnemen van de inhoud van de verslagen wanneer zij hiertoe een rechtstreeks verzoek indienen bij de griffier.

5De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding gewaarborgd blijft bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8De voorgaande artikelleden welke zien op de geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier (of diens plaatsvervanger), de informanten en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke informanten geraadpleegd zullen worden, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 van deze verordening is op de betrokken informanten van overeenkomstige toepassing.

4Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en bespreekpunten vermeld.

5Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

6Bij verhindering van meer dan drie leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester:

a.als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;

b.in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

f.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

g.en zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

h.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

i.en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

j.en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

k.en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

l.alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

m.zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;

n.de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

5Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

2Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5Het verslag wordt voor raadsleden, onder geheimhouding, ter inzage gelegd bij de griffie.

6Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

7Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.

2Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.

3De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

1In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Ooststellingwerf 2023.

2De verordening van de gemeenteraad van de gemeente Ooststellingwerf houdende regels omtrent klankbordgesprekken burgemeester en raad 2019 wordt hierbij ingetrokken.