Verordening Auditcommissie Ooststellingwerf 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.de raad: de gemeenteraad van Ooststellingwerf;

b.de commissie: de auditcommissie;

c.de wet: de Gemeentewet;

d.het college: het college van burgemeester en wethouders van Ooststellingwerf;

e.een fractie: raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard;

f.de accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de gemeentewet bedoelde jaarrekening.

Artikel 2 Doel

Het doel van de commissie is primair een algemene adviesfunctie voor de gehele raad over de taakvelden die staan beschreven in artikel 6.

Artikel 3 Samenstelling van de commissie

1De commissie bestaat uit minimaal drie raadsleden en/of commissieleden, met een maximum van één per fractie..

2De leden worden voorgedragen door de raadsfracties.

3De leden worden benoemd door de raad.

4Plaatsvervangende leden worden niet benoemd. De leden kunnen zich niet laten vervangen bij afwezigheid.

5De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.

Artikel 4 Zittingsduur

1De leden van de commissie worden voor de duur van een raadsperiode benoemd.

2De leden treden af op de dag van het aftreden van de gemeenteraad.

3De raad kan een lid van de commissie ontslaan, wanneer dat lid naar het oordeel van de raad in ernstige mate door handelen of nalaten afbreuk doet aan het functioneren van de commissie

4De leden kunnen op ieder moment ontslag nemen als commissielid door schriftelijke kennisgeving aan de raad.

5Het lidmaatschap wordt tussentijds beëindigd bij beëindiging van het raadslidmaatschap of als het lid aftreedt als commissielid.

6In een vacature wordt zo spoedig mogelijk door de raad voorzien.

Artikel 5 De voorzitter

1De voorzitter belegt de vergaderingen.

2De voorzitter is belast met het leiden van de vergaderingen van de commissie en het doen naleven van deze verordening.

3De voorzitter neemt deel aan de beraadslagingen en bewaakt een niet-politieke benadering door de commissie

4De voorzitter vertegenwoordigt de auditcommissie in de raadsvergadering en bij andere interne en externe contacten.

5De voorzitter wordt bij de uitvoering van zijn taken ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 6 Taken en bevoegdheden

1De commissie heeft tot taak:

a.het adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen, bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet

b.het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van de planning en control

c.het voorbereiden van de behandeling van de programmabegroting in en door de raad op (financieel) technische aspecten.

d.De commissie voert (minimaal) één maal per jaar een opdrachtgesprek met de benoemde accountant over de eisen en verwachtingen van de raad aan de jaarrekeningcontrole.

e.het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening – en verslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de controleverklaring en het accountantsrapport en betrekt de inhoud daarvan bij haar beoordeling en advisering;

f.het adviseren van de raad over andere financieel technische onderwerpen zoals risicomanagement en weerstandsvermogen en rechtmatigheid;

g.De commissie voert voorbereidingen op de opdrachtverstrekking en/of de opdrachtverlenging aan en de selectie en benoeming van de accountant uit, binnen de door de raad gestelde kaders van de Controleverordening gemeente Ooststellingwerf;

h.De commissie doet voorstellen aan de raad voor (wijziging van) het programma van eisen voor de accountantscontrole;

2De commissie treedt niet in de onderscheidenlijke bevoegdheden van de raad en het college en heeft derhalve geen directe opdrachtgevende rol naar de accountant, onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 7 Verantwoording

De commissie legt in de commissie P&C (mondeling) verantwoording af aan de raad over haar werkzaamheden.

Artikel 8 Ambtelijke bijstand

1De commissie wordt zo nodig bijgestaan door adviseurs

2De griffie fungeert als secretaris van de commissie.

3De concerncontroller van de gemeente is vaste adviseur van de commissie.

Artikel 9 Vergaderingen

1De commissie vergadert ten minste twee maal per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter of twee van haar leden dit noodzakelijk achten.

2De voorzitter deelt ten minste vier dagen van tevoren aan de leden mee dat een vergadering wordt gehouden.

3Adviseurs zijn op uitnodiging, afhankelijk van de te bespreken onderwerpen, aanwezig bij de vergaderingen van de commissie.

4De vergaderingen van de auditcommissie zijn niet openbaar. Raadsleden en commissieleden kunnen de vergadering als toehoorder bijwonen.

Artikel 10 Quorum en stemmen

1De commissie vergadert niet indien niet ten minste de helft plus één van de leden aanwezig zijn.

2De commissie besluit bij meerderheid van stemmen.

3Bij het staken van stemmen wordt het ontbrekende commissielid verzocht schriftelijk een stem uit te brengen.

Artikel 11 Inwerkingtreden en citeertitel

1In de gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

2De ‘Verordening Auditcommissie Ooststellingwerf’ wordt ingetrokken.

3De verordening wordt aangehaald als 'Verordening Auditcommissie Ooststellingwerf 2023'.

4Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.