Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Olst-Wijhe 2024

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

1Gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;

2Commissie: de commissie voor de klankbordgesprekken die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren;

3Voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester;

4Referenten: derden die de commissie kunnen informeren over het werk van de burgemeester waaronder wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren en/of samenwerkingspartners;

5Commissaris: Commissaris van de Koning in de Provincie Overijssel.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert ten minste jaarlijks een gesprek met de burgemeester. In de gesprekken wordt onder meer gesproken over de wijze waarop de burgemeester invulling heeft gegeven aan het profiel, hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt en wat de gevolgen van veranderingen in de gemeente sinds de (her)benoeming hierop zijn.

3Uiterlijk twaalf maanden voor het aflopen van de ambtsperiode, wordt een regulier klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor de herbenoemingsprocedure wordt een aparte verordening vastgesteld.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

2De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de Commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1Er is een commissie voor het voeren van de klankbordgesprekken.

2De commissie bestaat uit tenminste drie leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.

4De commissie laat zich procedureel en/of inhoudelijk ondersteunen door de griffier.

5De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1De commissie kiest uit zijn midden een voorzitter.

2Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie eveneens uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

5De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

7De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de referenten en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing.

4Uiterlijk 1 week voor het klankbordgesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.

5Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

Artikel 8 Het klankbordgesprek

1Het gesprek vindt plaats in de beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over- en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester:

a.als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;

b.als voorzitter van het college;

c.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

d.die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

e.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f.en zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

g.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

h.en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

i.en zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

j.en zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

k.alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

l.zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;

m.de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

5Het gesprek kan ook worden gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.

2Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5De commissaris ontvangt een schriftelijke terugkoppeling van het besprokene.

6Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor vertrouwelijke archivering van de stukken.

2Archivering gebeurt volgens de eisen die de Archiefwet 1995 stelt.

3De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie, op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Olst-Wijhe 2024