Instructie voor de griffier van de gemeente Olst-Wijhe

Artikel 1:1 BEGRIPSBEPALINGEN

In deze instructie wordt verstaan onder:

griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

presidium: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies);

termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

Artikel 2:1 TAAK EN BEVOEGDHEDEN

1De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan;

2De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.

Artikel 2:2 LEIDINGGEVEN EN MANAGEMENT

1De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.

2De griffier stuurt de secretaris van de rekenkamercommissie aan. Voorschriften hierover zijn gesteld bij de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie.

3De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

4De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.

5De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad over de wijze van omgaan hiermee.

Artikel 2:3 BESTUURLIJK EN AMBTELIJK OVERLEG

1De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.

2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.

3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.

4De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.

5De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 2:4 AGENDERING

1De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad.

2De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.

3De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad.

Artikel 2:5 BESTUURLIJKE BESLUITVORMING

1De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.

2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.

3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.

4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.

5De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

Artikel 2:6 ONDERZOEK

1De griffier draagt desgevraagd zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de raad kan instellen op grond van artikel 81o, sub a van de Gemeentewet.

2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.

3De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Artikel 2:7 COMMUNICATIE EN VOORLICHTING

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.

4De griffier draagt, op verzoek van de raad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2:8 VERHINDERING EN VERVANGING

1Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 3:1 SLOTBEPALINGEN

In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 3:2 TITEL

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Olst-Wijhe’.

Artikel 3:3 INWERKINGTEDING

Deze instructie treedt in werking op de dag na publicatie. De Instructie griffier gemeente Olst-Wijhe, vastgesteld op 14 december 2009 vervalt met ingang van datum inwerkingtreding van dit besluit.

Aldus besloten in de openbare raadsvergadering d.d. 24 juni 2013.