Verordening op de vertrouwenscommissie benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester gemeente Oldenzaal 2024

Artikel 1 – Taak

Er is een commissie met als taak:

a.De aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

b.Klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

c.De aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 - Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit de voorzitters van alle raadsfracties.

2De commissie benoemt een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 - Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie. Hij geeft ambtelijke ondersteuning aan de com-missie.

2De plaatsvervangend griffier is plaatsvervangend secretaris.

3De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 4 - Adviseur

Eén wethouder kan als adviseur aan de commissie worden toegevoegd. Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 5 - Geheimhouding

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. Alle stukken van de commis-sie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan degenen die geen zitting hebben in de commissie geen inzage in, of informatie wordt verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

4De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5De in deze verordening bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbin-ding worden verzonden.

6De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval dat de commissie wordt ont-bonden van kracht.

7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secreta-ris en de adviseur.

Artikel 6 - Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of meer dan de helft van de leden dit nood-zakelijk acht.

2De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur van tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en de adviseur.

3De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

4De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uit-stel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag op-genomen. De commissie streeft naar unanimiteit.

Artikel 7 - Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwe-lijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrou-welijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris onderte-kend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

4De in dit artikel bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding wor-den verzonden.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten ver-schaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

1De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de raad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functione-ren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelij-ke taken van de burgemeester.

2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de raad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag opgemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Het verslag van het gesprek met de burge-meester wordt niet openbaar gemaakt.

3Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de com-missie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld. De commissie verzendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 10 Verslag

1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeve-ling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de raad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie waarbij de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de concept-aanbeveling ook wordt gemotiveerd;

c.de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie;

d.bij benoemingen: een bijlage waarin de concept-aanbeveling van twee personen staat;

e.bij herbenoemingen: een bijlage waarin het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen en de concept-aanbeveling staan.

2De secretaris stelt een concept-verslag op van elk klankbordgesprek.

3De commissie stelt het verslag van het klankbordgesprek vast nadat de leden van de commissie en de burgemeester de gelegenheid hebben gehad te reageren op het concept-verslag. Het ver-slag wordt niet openbaar gemaakt.

4De griffier zendt afschrift van het verslag aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

a.bij benoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de raad be-kend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

b.bij herbenoeming: door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de ge-meenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties door een Koninklijk besluit is gevolgd;

c.bij een klankbordgesprek: de commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. De sa-menstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast bij het neerleggen van de functie van fractievoorzitter.

Artikel 13 Archivering

1De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 12 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

2De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archief-besluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaar-heid, geldende voor een periode van 75 jaar.

3De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Artikel 14 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie gemeente Olden-zaal’’.

Artikel 15 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.