Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Oldebroek 2019…

Aanhef

De raad van de gemeente Oldebroek;

gelezen het voorstel van het presidium van de raad van 18 februari 2019;

gelet op:

-de artikelen 61, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

-de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 29 september 2017;

B E S L U I T:

vast te stellen de navolgende Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Oldebroek 2019:

Kenmerk: 1015889

Artikel 1 Taak

Er is een vertrouwenscommissie met als taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.

3De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

4De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

1De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

2De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie en wordt ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie toegevoegd.

3De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 4 Adviseur

1De gemeenteraad kan één of meer wethouders toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taken.

2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

3Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

1Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. De geheimhoudingsplicht strekt zich in ieder geval uit tot de leden van de commissie, alsmede tot degenen die ambtelijke ondersteuning verlenen en, indien van toepassing, de adviseur(s).

2De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

3Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

4De in deze verordening bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

5Aan degenen die geen lid zijn van de commissie dan wel die geen ambtelijke ondersteuning verlenen aan de commissie of die geen adviseur zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

6De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 6 Vergaderingen

1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.

2De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

3De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

4De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

a.de leden van de commissie;

b.de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;

c.indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur.

5De in het vierde lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste drie dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproeping ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering.

6De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering.

Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 9 bedoelde verslag opgenomen.

7De secretaris draagt zorg voor een presentielijst en de verslaglegging van het verhandelde tijdens de vergaderingen van de commissie.

Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure

1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.

2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

3Alle stukken die van de commissie uitgaan, worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.

4De in dit artikel bedoelde stukken kunnen elektronisch via een beveiligde internetverbinding worden verzonden.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure

1In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de sollicitanten. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

2De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

3De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning.

4Het in artikel 9 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de concept aanbeveling van twee personen.

5Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.

Artikel 9 Verslag

1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling tot benoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie, inclusief een gemotiveerde volgorde van plaatsing van kandidaten op de aanbeveling;

c.of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

2Het verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de concept aanbeveling van twee personen.

3De commissie stelt het verslag vast nadat de leden van de commissie de gelegenheid hebben gehad te reageren op het concept verslag.

4Het verslag wordt getekend door de voorzitter en de secretaris.

Artikel 10 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 11 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop bij benoeming door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien.

Artikel 12 Archivering

1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

3De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.

Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Oldebroek 2019