Aanhef
De burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de raad van de gemeente Oirschot, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft,
B e s l u i t
1Vast te stellen het Protocol geheimhouding Gemeente Oirschot 2026
PROTOCOL GEHEIMHOUDING GEMEENTE OIRSCHOT 2026
Inleiding
Het Protocol geheimhouding Gemeente Oirschot 2026 bevat regels over hoe in de praktijk moet worden omgegaan met het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding
1Voor zover in dit protocol wordt gesproken over geheimhouding, wordt daarmee de verplichting tot geheimhouding bedoeld.
op stukken, met het oog op de Gemeentewet en de Wet open overheid (hierna: Woo).
Soms is het niet toegestaan om informatie openbaar te maken, bijvoorbeeld vanwege privacy of een andere reden. Dit protocol legt uit hoe geheimhouding werkt, wanneer het wordt toegepast en wat het betekent voor betrokkenen.
Hoofdstuk 1. Algemeen
Artikel 1:1 Geheimhouding als uitzondering
1Openbaarheid is uitgangspunt in het openbaar bestuur. Geheimhouding is een uitzondering en wordt alleen opgelegd als het niet anders kan.
2Informatie van het college, de burgemeester, de raad is openbaar óf (deels) geheim. De term vertrouwelijk wordt niet meer gebruikt.
3Informatie waarop geen geheimhouding rust, is openbaar.
Artikel 1:2 Geheimhouding van informatie
1Geheimhouding kan worden opgelegd op:
a.documenten of delen van documenten;
b.hetgeen besproken, besloten of behandeld tijdens een collegevergadering;
c.een besluit of besluiten genomen tijdens een besloten college- en/of raadsvergadering.
2Op hetgeen besproken tijdens een besloten raads- of commissievergadering rust van rechtswege geheimhouding.
3De keuze voor het opleggen van geheimhouding wordt altijd in hoofdlijnen verantwoord, in een openbaar document of tijdens een openbare vergadering, indien mogelijk onder vermelding van de relevante wetsartikelen en in overeenstemming met de op te leggen geheimhouding.
4Het college, de raad, de burgemeester of een commissie
2Voor zover in dit protocol wordt gesproken over een commissie, wordt daarmee bedoeld een commissie in de zin van hoofdstuk V van de Gemeentewet.
kunnen op grond van artikel 87 van de Gemeentewet alleen geheimhouding opleggen op informatie die bij henzelf berust. Individuele (burger-)raadsleden, wethouders en voorzitters van commissies kunnen geen geheimhouding opleggen.
5Het college, de raad of de burgemeester legt alleen geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo aan de orde is.
6Geheimhouding geldt voor degenen die bij de vergadering aanwezig waren en voor hen die kennis hebben van de stukken.
7Zodra geheimhouding is opgelegd betekent dit dat iedereen die geheime informatie ontvangt:
a.dit geheim moet houden en;
b.de informatie niet schriftelijk dan wel mondeling mag delen met anderen.
Artikel 1:3 Bezwaar
Een besluit om geheimhouding op te leggen is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Dit betekent dat tegen de geheimhouding bezwaar en beroep openstaat. Alleen belanghebbenden in de zin van artikel 1:2 van de Algemene wet bestuursrecht hebben het recht om bezwaar en beroep in te stellen.
Hoofdstuk 2. Omgaan met geheime informatie
Artikel 2:1 Geheimhouding opleggen
1Het college, de raad of de burgemeester legt alleen geheimhouding op aan de hand van de uitzonderingsgronden genoemd in artikel 5.1, eerste lid en tweede lid, van de Woo.
2Bij een besluit tot het opleggen van geheimhouding met betrekking tot een belang genoemd in artikel 5.1, tweede lid, van de Woo, geeft het bestuursorgaan aan welk belang zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.
3In het college-, burgemeester- of raadsvoorstel wordt altijd gemotiveerd waarom en waarop de geheimhouding rust.
4Een verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk op het betreffende document, of deel van het document vermeld door middel van het woord “GEHEIM”.
5Bij het opleggen van geheimhouding wordt gewaarborgd dat een zo klein mogelijk deel van een document geheim wordt verklaard.
6In het college-, burgemeester- of raadsvoorstel wordt een einddatum opgenomen. Deze einddatum geeft aan wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. De einddatum hangt af van de omstandigheden van het geval. Denk bijvoorbeeld aan: wettelijke vereisten, tijdsduur, relevantie, betrokken partijen en risico’s. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk, dan wordt opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
7Waar mogelijk wordt de informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die wel openbaar is ook openbaar kan zijn.
8Als het college of de burgemeester geheime informatie aan de raad toezendt, dan wordt daarbij vermeld:
a.de reden waarom de informatie geheim moet blijven, onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1, eerste en/of tweede lid van de Woo;
b.een voorstel met betrekking tot de horizonbepaling (hoelang de geheimhouding geldt);
c.welke bijlage(n) of onderdelen van het document geheim zijn.
Artikel 2:2 Het verstrekken van geheime informatie
1Informatie wordt zo veel als mogelijk openbaar verstrekt aan een ander bestuursorgaan. Van de bevoegdheid om informatie onder geheimhouding te verstrekken wordt alleen gebruikgemaakt als dit echt niet anders kan.
2Wanneer het college, de raad of de burgemeester informatie waarop geheimhouding rust verstrekt, wordt met onderbouwing aangegeven waarom deze geheimhouding in stand moet blijven en nageleefd moet worden.
3Indien het college of de burgemeester informatie waarop geheimhouding rust verstrekt aan de raad dan gebeurt dit door tussenkomst van de griffier.
4Het college kan informatie waarop het college geheimhouding heeft opgelegd verstrekken aan de raad, de rekenkamer en aan commissies. Wanneer informatie waarop geheimhouding rust aan de raad wordt verstrekt, is alleen de raad bevoegd de geheimhouding op te heffen. Dit geldt zowel voor documenten waarover de raad een besluit moet nemen, als voor documenten die enkel ter informatie aan de raad worden verstrekt.
5De raad kan informatie waarop de raad geheimhouding heeft opgelegd of wat is besproken in een besloten vergadering verstrekken aan het college, de burgemeester en de rekenkamer.
6De burgemeester kan informatie waarop de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd verstrekken aan de raad, het college en de rekenkamer.
7Als het college en de burgemeester geheime informatie willen verstrekken aan een of enkele raadsleden, moet deze ook aan alle andere raadsleden worden verstrekt. Burgerraadsleden worden daarbij zoveel mogelijk gelijkgesteld met raadsleden.
8Uitgangspunt is dat (burger-)raadsleden geheime informatie die zij tijdens een besloten vergadering mondeling ontvangen met andere (burger-)raadsleden die hier niet bij aanwezig waren slechts mogen delen onder vermelding van de daarop rustende geheimhouding.
Hoofdstuk 3. Vergaderen in beslotenheid
Artikel 3:1 Openbare aankondiging
1Raadsvergaderingen zijn in beginsel openbaar en worden in ieder geval in het openbaar aangekondigd en geopend, met uitzondering van de bijzondere raadsvergadering waarin tot aanbeveling voor (her)benoeming van de burgemeester wordt besloten.
2De raad houdt alleen een besloten vergadering indien sprake is van een belang als bedoeld in artikel 5.1, eerste of tweede lid, van de Woo.
3Tijdens de openbare aankondiging kan een agendapunt dat met gesloten deuren moet worden besproken in algemene termen worden benoemd.
4De oproep voor een besloten vergadering wordt door de voorzitter verzonden aan de leden volgens het actuele reglement van orde van de raad. Het Presidium, of in spoedeisende gevallen de voorzitter, stelt de concept-agenda op voor een besloten vergadering.
5In een besloten vergadering kan in ieder geval niet worden beraadslaagd of besloten over:
a.de toelating van nieuw benoemde raadsleden;
b.de vaststelling en wijziging van de begroting en de vaststelling van de jaarrekening;
c.de invoering, wijziging en afschaffing van gemeentelijke belastingen; en
d.de benoeming en het ontslag van wethouders
3Artikel 24 van de Gemeentewet
.
Artikel 3:2 Het sluiten van de deuren
1Op verzoek van ten minste één vijfde deel van het aantal aanwezige raadsleden dan wel als de voorzitter dit nodig oordeelt, worden de deuren gesloten.
2Als de deuren worden gesloten besluit de raad of er naast de (burger-)raadsleden, de leden van het college en de gemeentesecretaris, nog andere aanwezigen mogen zijn.
3Wanneer de deuren worden gesloten, zorgt de griffie ervoor dat de internetuitzending wordt stopgezet en dat de vergadering niet meer te volgen is in andere ruimtes.
4Van besloten raadsvergaderingen worden geen videotulen gemaakt.
Artikel 3:3 Vergaderen achter gesloten deuren
1Nadat de deuren zijn gesloten, legt de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen ter bespreking voor. Diegene die om beslotenheid heeft verzocht krijgt de mogelijkheid dit verzoek toe te lichten. Hierna beslist de raad of in beslotenheid verder wordt vergaderd. Hiervoor geldt een volstrekte meerderheid.
2Wanneer de raad besluit tot een besloten vergadering, dan rust er vanaf dat moment volgens de wet automatisch geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad de geheimhouding opheft.
Artikel 3:4 Collegevergaderingen
1Het college vergadert achter gesloten deuren, voor zover het college niet anders heeft bepaald. Indien van toepassing, moet geheimhouding tijdens de vergadering worden opgelegd.
2De besluiten die tijdens een collegevergadering worden genomen zijn in beginsel openbaar, tenzij de informatie niet openbaar is op grond van de Woo of geheimhouding is opgelegd. De geheimhouding kan ook een deel van een besluit betreffen of de informatie waarop het besluit is gebaseerd.
Artikel 3:5 Verslaglegging
1Op de openbare besluitenlijst van de raad wordt vermeld welke raadsleden voor en tegen het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen hebben gestemd.
2Van besloten raadsvergaderingen wordt altijd een verslag gemaakt. Deze verslagen zijn geheim tenzij de raad anders besluit.
3Conceptverslagen van besloten raadsvergaderingen worden zo snel mogelijk ter vaststelling voorgelegd in een volgende raadsvergadering. Dit gebeurt in een openbare vergadering, tenzij bespreking van het verslag noodzakelijk is. In dat geval vindt vaststelling plaats in een besloten vergadering. Tijdens deze vergadering besluit de raad ook over het al dan niet opheffen van de geheimhouding.
4Het vastgestelde geheime verslag wordt ondertekend door de voorzitter van de raad en de griffier.
5Audioverslagen van besloten vergaderingen worden bewaard en kunnen door (burger-)raadsleden, en andere aanwezigen bij de betreffende vergadering, worden geraadpleegd op de griffie.
Artikel 3:6 Onder embargo
1Indien geheimhouding niet noodzakelijk is maar het wel zeer wenselijk is dat bepaalde informatie nog niet openbaar wordt, dan kan die informatie door het college of de burgemeester ‘onder embargo’ aan de raad worden verstrekt.
2‘Onder embargo’ heeft geen juridische status en is uitsluitend bedoeld voor informatie waarop kort na het delen met de raad een persbericht volgt. De raad zal deze informatie onder zich houden totdat het persbericht is gepubliceerd.
Hoofdstuk 4. Registratie van geheime informatie
Artikel 4:1 Register
1De griffier houdt een lijst bij van alle stukken die aan de raad zijn verstrekt, ten aanzien waarvan het college of de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd.
2De griffier houdt een lijst bij van alle besloten raadsvergaderingen en van alle bij de raad berustende stukken waarover geheimhouding is opgelegd.
3Genoemde lijsten bevatten in ieder geval de datum van het stuk, de datum van vergadering waarin de geheimhouding is opgelegd, de reden van geheimhouding en de datum waarop de geheime status wordt beëindigd of de datum waarop de raad opnieuw moet bezien of de geheimhouding kan worden opgeheven.
4De griffier controleert jaarlijks of de geheimhouding op stukken en raadsvergaderingen nog noodzakelijk is. Dit wordt besproken in het Presidium. Indien nodig wordt een raadsvoorstel tot opheffing van de geheimhouding voorbereid.
5De gemeentesecretaris doet hetzelfde als vermeld in het eerste, tweede en derde lid, met de lijst van geheime stukken en vergaderingen van het college die niet met de raad zijn gedeeld.
6De burgemeester of een door haar aangewezen ambtenaar doet hetzelfde als vermeld in het eerste, tweede en derde lid, met de lijst van stukken waarop door de burgemeester geheimhouding is opgelegd en die niet met de raad zijn gedeeld.
Hoofdstuk 5. Opheffing en schending van de geheimhouding
Artikel 5:1 Opheffing van de geheimhouding
1Het orgaan dat geheimhouding oplegt is bevoegd de geheimhouding op te heffen.
2Zodra het college of de burgemeester informatie met de raad heeft gedeeld, is de raad exclusief bevoegd tot opheffing van de geheimhouding.
3Wanneer de raad geheimhouding wil opheffen van informatie die hij van het college of de burgemeester heeft gekregen, overlegt de raad hierover eerst met het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, als één van beiden daar behoefte aan heeft.
4Wanneer er geen geheime informatie meer ligt, betekent dat niet automatisch dat het betreffende document integraal openbaar kan worden gemaakt. Het is nog steeds mogelijk dat (onderdelen van) informatie niet openbaar zijn op grond van (bijvoorbeeld) de Woo, de AVG of een wet met een bijzonder openbaarmakingsregime zoals opgenomen in artikel 8.8 van de Woo.
5De steller van het oorspronkelijke college- of raadsvoorstel, of diens opvolger, draagt voorafgaand aan het verstrijken van de termijn van geheimhouding zorg voor een document dat meteen na opheffing van de geheimhouding openbaar kan worden gemaakt.
Artikel 5:2 Opheffing op initiatief van college of burgemeester
Het college of de burgemeester kan ook op eigen initiatief de raad een voorstel doen tot opheffing van opgelegde geheimhouding over overgelegde of toegezonden informatie. De raad besluit hierover.
Artikel 5:3 Publicatie openbaar geworden informatie
Nadat de geheimhouding is opgeheven, wordt de informatie door de griffie op het openbare deel van het raadsinformatiesysteem geplaatst.
Artikel 5:4 Audioverslagen van besloten vergaderingen
Audioverslagen van besloten raadsvergaderingen worden gelijktijdig openbaargemaakt met de stukken conform een apart beslispunt in het besluit tot opheffing van de geheimhouding.
Artikel 5.5 Opheffen geheimhouding in relatie tot Woo-verzoeken
1Indien er een Woo-verzoek wordt ingediend dat ziet op stukken waarop geheimhouding rust, dan wordt dit verzoek tegelijkertijd beschouwd als een verzoek tot opheffing van de geheimhouding.
2Het college stuurt het verzoek door naar het orgaan dat bevoegd is om de geheimhouding op te heffen.
3Om volledig op het ingediende Woo-verzoek te kunnen besluiten, neemt het bevoegde orgaan een besluit inzake het al dan niet opheffen van de geheimhouding.
4Het betreffende Woo-verzoek wordt door het college doorgezonden aan de raad.
5Nadat de raad heeft besloten tot opheffing van de geheimhouding, handelt het college het Woo-verzoek af conform het Algemeen delegatiebesluit Oirschot 2024.
Artikel 5:6 Schending van de geheimhouding en sanctionering
1Wie zich niet houdt aan de geheimhouding kan strafrechtelijk worden vervolgd op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht.
2De burgemeester is bevoegd om aangifte te doen namens de gemeente.
3Bij schending van de geheimhouding betreffende een stuk dat met de raad is gedeeld, besluit de burgemeester in overleg met de griffier of er namens de gemeente aangifte wordt gedaan.
4Bij schending van de geheimhouding betreffende een stuk dat niet met de raad is gedeeld, besluit de burgemeester of er namens de gemeente aangifte wordt gedaan.
5Bij schending van de opgelegde geheimhouding kan de raad besluiten het betreffende (burger-)raadslid voor ten hoogste drie maanden uit te sluiten van het ontvangen van informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust.
Artikel 5:7 Inwerkingtreding en citeertitel
1Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
2Deze regeling wordt aangehaald als: Protocol geheimhouding Gemeente Oirschot 2026.
Bijlage 1. Algemene toelichting
Openbaarheid vormt een van de fundamenten van onze democratische rechtsstaat. Het gaat daarbij niet alleen om transparantie in de besluitvorming, maar ook om de toegankelijkheid van informatie. Die openbaarheid versterkt enerzijds de legitimiteit van het bestuur en maakt anderzijds effectieve controle door de samenleving mogelijk. Transparantie is daarmee een essentieel onderdeel van het gemeentelijk handelen. Vanuit het principe ‘openbaar, tenzij’ moet een bestuursorgaan steeds zorgvuldig afwegen welke informatie wel en niet openbaar kan worden gemaakt. Duidelijkheid over de juridische kaders en over lokale afspraken en procedures helpt daarbij.
Hoewel openbaarheid het uitgangspunt is, kunnen in bepaalde situaties andere belangen tijdelijk zwaarder wegen. Denk bijvoorbeeld aan de economische of financiële belangen van de gemeente. In zulke gevallen kan worden besloten om informatie onder geheimhouding te plaatsen. Daarnaast is er informatie die, los van een besluit tot geheimhouding, op grond van de Woo of andere specifieke wetgeving sowieso niet (of nog niet) openbaar mag worden gemaakt. Zie hiervoor ook artikel 5:1, vierde lid, van dit protocol.
Bijlage 2. Wettelijk kader
Het opleggen en opheffen van de geheimhouding wordt geregeld in Hoofdstuk VA (artikel 87 tot en met 89) van de Gemeentewet. Artikel 87 van de Gemeentewet specificeert dat geheimhouding kan worden opgelegd op basis van een belang genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid van de Wet open overheid. Hoofdstuk 5 van de Woo beschrijft de uitzonderingen op het uitgangspunt dat informatie openbaar dient te zijn. Het eerste lid van artikel 5.1 van de Woo bevat absolute uitzonderingsgronden en in het tweede lid staan de relatieve uitzonderingsgronden. De absolute weigeringsgronden worden volledig gehandhaafd, wat betekent dat informatie onder deze omstandigheden niet openbaar mag worden gemaakt. Bij de relatieve weigeringsgronden wordt een afweging gemaakt tussen het belang van openbaarmaking en het belang dat wordt beschermd door de relatieve weigeringsgrond. Het college van burgemeester en wethouders, de gemeenteraad of de burgemeester is op basis van de artikelen 82 en 83 van de Gemeentewet de bevoegdheid om geheimhouding op te leggen met betrekking tot informatie die in hun bezit is. Individuele (burger)raadsleden en wethouders kunnen geen geheimhouding opleggen.
Het ontbreken van een besluit tot geheimhouding betekent niet dat informatie zonder meer openbaar mag worden gemaakt. Volgens artikel 4.4, derde lid, van de Woo wordt informatie over derden niet openbaar gemaakt zonder eerst de betrokken personen of organisaties te raadplegen, indien zij bezwaar zouden kunnen hebben tegen de openbaarmaking van die informatie. Daarnaast wordt informatie over persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren, collegeleden en (burger-)raadsleden die zijn geuit in interne beraadslagingen bij een verzoek om informatie niet openbaar gemaakt conform artikel 5.2. van de Woo,
Een ieder die kennis heeft van als geheim aangemerkte informatie, en weet of redelijkerwijs moet vermoeden dat hij deze informatie geheim moet houden op basis van ambt, beroep of op grond van de wet, moet zich ervan bewust zijn dat schending van de geheimhoudingsplicht, zolang deze niet is opgeheven, kan leiden tot strafvervolging op grond van artikel 272 van het Wetboek van Strafrecht. Wanneer op informatie geen geheimhouding rust op basis van artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo, is deze informatie openbaar.
Tabel bij bijlage 2:
Wie:
Verstrekking mogelijk aan:
Bevoegd tot opheffen:
Gemeenteraad
College, burgemeester, presidium, rekenkamer (artikel 88 lid 1)
Ja
College
Presidium, raad, rekenkamer (artikel 88, lid 2)
Soms, als het stuk aan de raad is verstrekt dan beslist de raad (artikel 89, lid 4)
Burgemeester
College, rekenkamer, presidium. raad (artikel 88, lid 3)
Soms, als het stuk aan de raad is verstrekt dan beslist de raad (artikel 89, lid 4)
Commissies
Raad, college, burgemeester, rekenkamer (artikel 88, lid 4)
Soms, als het stuk aan de raad is verstrekt dan beslist de raad (artikel 89, lid 4)
Bijlage 3. Stappenplan
ln onderstaand schema is een stappenplan uitgewerkt voor de ambtelijke organisatie op welke wijze geheimhouding op documenten kan worden gelegd. Het is van belang dat er voor het opleggen van geheimhouding door iedereen dezelfde werkwijze wordt gehanteerd
4Let op: Momenteel worden voorstellen nog niet actief gepubliceerd. Bovenstaande werkwijze is gebaseerd op de ‘nieuwe’ situatie. Het is de bedoeling dat deze werkwijze zo snel mogelijk wordt gehanteerd, zodat de organisatie hier gewend aan is geraakt op het moment dat voorstellen wel actief gepubliceerd gaan worden.
.
Je maakt vooraf altijd eerst de keuze: openbaar, beperkt openbaar (gedeeltelijk geheim), of geheim
Openbaar: de documenten zijn openbaar en kunnen worden gepubliceerd. Let wel, lakken kan dan soms alsnog noodzakelijk zijn voor publicatie op grond van (bijvoorbeeld) de Woo, de AVG of een wet met een bijzonder openbaarmakingsregime zoals opgenomen in artikel 8.8 van de Woo.
Alleen als lakken niet goed mogelijk is of als bepaalde informatie (zoals een bedrag) écht niet mag worden gedeeld buiten de bevoegde personen, dán leg je geheimhouding op. Bij gevoelige casussen (zoals bijvoorbeeld jeugdzorg) kan het gaan om zeer gevoelige gegevens. Dit soort besluiten vallen niet onder de actieve openbaarmakingsplicht en hoeven niet actief te worden gepubliceerd.
Beperkt openbaar: beperkt openbaar staat gelijk aan gedeeltelijk geheim. Wanneer het noodzakelijk is om geheimhouding op te leggen, is beperkt openbaar het uitgangspunt. Leg nooit zomaar geheimhouding op het gehele document op, maar beperkt je tot het strikt noodzakelijke, zoals een bedrag, passage of naam. Gelakte documenten kunnen dan alsnog worden gepubliceerd. Je kunt óók alleen een bijlage geheim verklaren.
Geheim: alleen wanneer openbaarmaking met gedeeltelijk lakken niet mogelijk is, wordt beoordeeld of geheimhouding noodzakelijk is op grond van de Gemeentewet en de Woo. Geheimhouding is een zwaar middel en wordt alleen toegepast indien dit strikt noodzakelijk is. Motiveer dit dus goed.
Geheimhouding opleggen college- en raadsvoorstellen
1Bepaal of informatie (gedeeltelijk) geheim kan worden verklaard op grond van de Woo
Je doet dit aan de hand van artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Woo. Indien het document niet volledig openbaar kan worden gemaakt, bepaal je zo precies mogelijk welke onderdelen niet openbaar kunnen zijn. Dit wordt beperkt tot het strikt noodzakelijke, zoals een bedrag, passage of naam. Als dat mogelijk is, dan hoef je het gehele document dus niet onnodig geheim te verklaren. Door zo klein mogelijk te beginnen, blijft informatie beter beschikbaar voor bestuur, inwoners en organisaties. Bovendien wordt de kans op (onbewust) “lekken” kleiner wanneer er minder geheime informatie bestaat. Het is immers makkelijker om alleen een specifiek bedrag geheim te houden. Je kan dan minder snel onbewust iets verklappen.
2Pas de openbaarheid van het collegevoorstel aan
In het voorstel kun je aangeven of het document openbaar mag worden gemaakt of niet.
Optie a: Wanneer je het opleggen van geheimhouding hebt kunnen beperken tot een passage of bijlage, dan heeft het voorstel de status van beperkt openbaar. Kies dan bij openbaarheid voor “beperkt openbaar”.
Optie b: Indien er geheimhouding wordt opgelegd op het gehele voorstel (en bijlagen), kies dan bij openbaarheid voor “geheim”.
3Bepaal voor hoe lang de geheimhouding moet duren en verwerk dit in het voorstel
Bij het opleggen van geheimhouding wordt altijd een concreet of objectief bepaalbaar eindmoment opgenomen (dit heet de horizonbepaling).
➔ Projecten: als uitgangspunt geldt dat geheimhouding wordt opgeheven uiterlijk één jaar na financiële afronding van het project. Bij verstrekking aan de raad wordt dit als voorstel tot opheffing aan de raad voorgelegd.
➔ Niet-projecten: per voorstel wordt een passend eindmoment bepaald. Indien het document aan de raad wordt verstrekt, wordt een eindmoment opgenomen als voorstel aan de raad tot opheffing van de geheimhouding.
Wat als er geen duidelijk eindmoment kan worden benoemd?
Als een eindmoment echt niet kan worden bepaald, dan benoem je een materieel feit. Het feit omschrijf je zo objectief mogelijk. Bijvoorbeeld: “het sluiten van een definitieve overeenkomst”.
Dit eindmoment en de wettelijke grondslag benoem je vervolgens ook weer bij het kopje Openbaarheid op de eerste pagina van het voorstel. Je krijgt daar dan (bijvoorbeeld) de volgende tekst:
“Geheim, tot en met één jaar na financiële afronding van het project op grond van artikel 5.1, eerste lid, onder c van de Woo”.
4Neem in het voorstel een duidelijk beslispunt op over de geheimhouding
Tekstblok als iets niet doorgezonden wordt naar raad:
“Geheimhouding op te leggen op [het besluit en/of de gemarkeerde passages/het document] op grond van 87 Gemeentewet jo. artikel 5.1, [eerste en/of tweede] lid, onder [juiste letter vermelden], van de Woo en de geheimhouding op te heffen per [datum, termijn of objectief bepaalbaar moment].”
Als iets wel doorgezonden wordt naar raad besluit het college of de burgemeester dus tot verstrekking van het document. In hetzelfde besluit kan de raad worden voorgesteld de geheimhouding op te heffen per [datum], na een gestelde termijn of zodra een objectief bepaalbare gebeurtenis zich voordoet. Bij verstrekking aan de raad worden zowel artikel 87 als 88 van de Gemeentewet, in combinatie met artikel 5.1, eerste of tweede lid (juiste artikel vermelden), van de Woo, in het beslispunt opgenomen.
Tekstblok als iets wel doorgezonden wordt naar raad:
“Aan de raad te verstrekken [het besluit en/of de gemarkeerde passages/het document] onder geheimhouding op grond van artikel 87 en 88 Gemeentewet jo. artikel 5.1, [eerste en/of tweede] lid, onder [juiste letter vermelden], van de Woo, en de raad voor te stellen de geheimhouding op te heffen per [datum, termijn of objectief bepaalbaar moment].”
5Geef aan welke informatie geheim is
Optie a: beperkt openbaar
1Markeer alle passages waarop de geheimhouding rust geel.
2Lak met DataMask in een kopie van het document alle passages waarop de geheimhouding rust zwart.
3Voeg in DataMask vervolgens grondslagen voor de gelakte passages en een legenda toe.
4Download het gelakte pdf-bestand en noem het “openbaar document bij [Corsa-nummer voorstel]”.
5Voeg het als bijlage toe aan je voorstel. Dit is de versie die uiteindelijk moet worden gepubliceerd.
Bij twijfel over een van deze stappen neem je tijdig contact op met Juridische Zaken.
Let op: bewaar de niet-gelakte versie van het document goed. Bij het verstrijken van de termijn van geheimhouding ben je zelf verantwoordelijk voor een document dat meteen na opheffing van de geheimhouding openbaar kan worden gemaakt. Neem hierbij artikel 5:1 van het Protocol geheimhouding in aanmerking.
Optie b: geheim
Noteer in het document op iedere pagina “GEHEIM” (hoofdletters, dikgedrukt, lettergrootte 20). Dit doe je door op pagina 1 de Koptekst te bewerken (dubbelklik met rechter muisknop bovenin de pagina). Check of het woord “GEHEIM” op elke pagina staat.
7Motiveer in een argument welke uitzonderingsgrond van toepassing is
Motiveer in het collegevoorstel bij argumenten onder een nieuw kopje waarom er geheimhouding wordt opgelegd. Alleen het benoemen van de artikelen is onvoldoende. Formuleer het argument als volgt: “Geheimhouding op grond van artikel … is noodzakelijk omdat (korte uitleg)”. In de uitwerking van dat argument motiveer je de stappen 1 en 3 van dit schema. Motiveer waarom de betreffende grond uit artikel 5.1, eerste en/of tweede lid, van de Woo van toepassing is en waarom het belang van bescherming zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. In geval van beperkte openbaarheid, vermeld je in dit argument ook dat je als bijlage het met zwart gelakte, te publiceren voorstel hebt toegevoegd.
8Stem deze stappen altijd vooraf tijdig af met Juridische Zaken
Bijlage 4. Anonimiseren van openbare besluitenlijst
Op grond van artikel 60, derde lid, van de Gemeentewet maakt het college van burgemeester en wethouders de besluitenlijst van zijn vergaderingen openbaar. Openbaarheid is het uitgangspunt.
Openbaarmaking is in twee gevallen niet aan de orde:
1Wanneer geheimhouding is opgelegd op het besluit.
2Indien openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang (zoals nationale veiligheid, volksgezondheid of de democratische rechtsorde).
In deze gevallen wordt beoordeeld of de besluitenlijst gedeeltelijk openbaar kan worden gemaakt, bijvoorbeeld door anonimiseren of het weglaten van gevoelige informatie.
Advies voor de praktijk
In de praktijk werken we veel met persoonsgegevens. Je beoordeelt zelf of het nodig is om iemands naam en woonplaats te benoemen op de openbare besluitenlijst. Daarbij kijk je naar de uitzonderingsgronden van artikel 5.1 van de Woo. In de meeste gevallen is het niet nodig om persoonsgegevens, zoals namen en adressen, op te nemen in het besluit. In plaats daarvan kan gebruik worden gemaakt van een algemene aanduiding, zoals “de aannemen” of “de verzoeker”.
Indien het opnemen van persoonsgegevens niet kan worden voorkomen, worden deze gegevens in het te publiceren besluit geanonimiseerd op grond van artikel 5.1, tweede lid, onder e van de Woo. Geheimhouding wordt slechts bij hoge uitzondering toegepast indien openbaarmaking, ook na anonimiseren of het weglaten van informatie, niet mogelijk is.
Ook kan het voorkomen dat een besluit (of gedeelte daarvan) niet kan worden gepubliceerd vanwege het openbaar belang. Alleen wanneer het echt niet mogelijk is om geheime informatie te vervangen met algemene termen (bijvoorbeeld omdat de informatie niet los van elkaar kan worden gelezen) kan er bij hoge uitzondering geheimhouding worden opgelegd op het besluit.
Wanneer geheimhouding niet kan worden vermeden, wordt er een algemene vermelding opgenomen in de lijst, waaruit blijkt dat er een besluit is genomen waarop geheimhouding rust.
Bij twijfel wordt tijdig afgestemd met Juridische Zaken.
Bijlage 5. Uitzonderingsgronden van de Woo
Geheimhouding wordt opgelegd ter bescherming van de volgende belangen:
•eenheid van de kroon: art 5.1, lid 1 onder a, Woo
•veiligheid van de staat: art 5.1, lid 1 onder b, Woo
•vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- of fabricagegegevens: art 5.1, lid 1, onder c, Woo
•bijzondere persoonsgegevens: art 5.1, lid 1, onder d, Woo
•nummers die leiden tot een persoon: art 5.1, lid 1, onder e, Woo
•internationale betrekkingen van Nederland: art 5.1, lid 2, onder a, Woo
•het economische of financiële belang van de gemeente: art 5.1, lid 2 onder b, Woo
•opsporing en vervolging van strafbare feiten: art 5.1, lid 2 onder c, Woo
•inspectie, controle en toezicht: art 5.1, lid 2, onder d, Woo
•eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer: art 5.1, lid 2, onder e, Woo
•niet vertrouwelijk meegedeelde bedrijfs- en fabricagegegevens: art 5.1, lid 2, onder f, Woo
•het milieu: art 5.1, lid 2, onder g Woo
•beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage: art 5.1, lid 2, onder h, Woo
•het goed functioneren van de gemeente: art 5.1, lid 2, onder i, Woo