Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Nederweert houdende regels omtrent het auditcomité (Verordening van het auditcomité 2008)

Artikel 1

1Het auditcomité is:

-communicatieplatform tussen raad en accountant;

-afstemmings- en coördinerend orgaan voor de controleactiviteiten van de raad (met name voor wat betreft de rekenkamercommissie, onderzoeken artikel 213a en artikel 155a).

2In het auditcomité zijn de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders vertegenwoordigd, een ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft.

3Het auditcomité is geen commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet.

Artikel 2

1Conform de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Nederweert kent het auditcomité de volgende leden:

-Raadsleden, waarbij alle fracties uit de raad vertegenwoordigd zijn;

-Vertegenwoordigers van het college van burgemeester en wethouders

2Benoeming van de raadsleden vindt plaats door de raad

3Benoeming van de vertegenwoordigers van het college en uit de ambtelijke organisatie vindt plaats door het college van burgemeester en wethouders

4Het auditcomité kan in bijzondere gevallen de raad verzoeken om raadsleden of fractieondersteuners als plaatsvervanger te benoemen.

5Het auditcomité kan de voorzitter van de rekenkamer uitnodigen om aanwezig te zijn bij de vergaderingen van het auditcomité

6Het auditcomité kan de accountant uitnodigen om aanwezig te zijn bij een vergadering, al dan niet om toelichting te verschaffen

7De vertegenwoordigers van de raad formuleren het advies van het auditcomité dat aan de raad gezonden wordt.

Artikel 3

Het auditcomité kiest uit haar midden een voorzitter, zijnde een raadslid.

Artikel 4

1De griffier is verantwoordelijk voor het secretariaat van het auditcomité.

2De griffier draagt in samenwerking de gemeentesecretaris zorg voor de verdere ambtelijke ondersteuning.

Artikel 5

1De zittingsduur van de leden en de plaatsvervangende leden is gelijk aan de duur van de functie

1De formulering “duur van de functie” heeft betrekking op de vertegenwoordigers vanuit het college en de ambtelijke organisatie.

, respectievelijk het raadslidmaatschap.

2In tussentijds ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

Artikel 6

1Het auditcomité draagt zorg voor de afstemming van de activiteiten van raad en college op het gebied van controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie.

2Het auditcomité is belast met de assistentie van de raad bij het toezicht houden op:

-de betrouwbaarheid en de relevantie van de financiële verslaglegging;

-(de effectiviteit van) de beheersing van risico’s binnen de gemeente;

-het functioneren van de externe accountant;

-de naleving van wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften.

3Tot het pakket van het auditcomité worden de volgende voorbereidingstaken gerekend:

-Voorstel tot het benoemen van (respectievelijk het beëindigen van de relatie met) een accountant door de raad inclusief voorbereiding mogelijke aanbestedingsprocedure ten behoeve van de nieuwe accountant;

-Raadsvoorstel als bedoeld in artikel 2 lid 3 van de controleverordening ex artikel 213 gemeentewet, waarin een programma van eisen ten aanzien van de accountant wordt vastgesteld;

-Periodiek overleg met de accountant waarin zaken als bedoeld in artikel 2 lid 4 van de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie worden besproken;

-Evalueren van het functioneren van de accountant;

-Raadsvoorstel inzake het dienstverleningsplan

-Al datgene dat het auditcomité in de uitoefening van haar taak van belang acht.

Artikel 7

1Het auditcomité vergadert voorafgaand aan de controle van de programmarekening door de accountant, na afloop van de interim-controle en na afloop van de controle van de programmarekening door de accountant en voorts zo dikwijls de voorzitter of drie leden van het auditcomité, met opgaaf van redenen, dit nodig achten.

2De agenda komt tot stand onder verantwoordelijkheid van de voorzitter, in samenspraak met de griffier.

3Agenda en vergaderstukken worden zeven dagen vóór de vergadering aan de leden toegestuurd.

Artikel 8

1De vergaderingen van het auditcomité vinden achter gesloten deuren plaats.

2Het auditcomité kan op grond van een belang, als bedoeld in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het in een vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan het auditcomité worden overgelegd geheimhouding opleggen. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

3Geheimhouding omtrent het in een vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

4De geheimhouding wordt door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen in acht genomen totdat het auditcomité haar opheft.

5De onder het tweede lid bedoelde geheimhouding kan ook worden opgelegd door de voorzitter van het auditcomité, ten aanzien van stukken die aan het auditcomité worden overgelegd. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt.

6De onder het derde lid bedoelde geheimhouding wordt in acht genomen totdat degene die de verplichting heeft opgelegd, dan wel bij meerderheid van stemmen het auditcomité, haar opheft.

7Indien het auditcomité zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad of het college heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat de raad of het college haar opheft.

Artikel 9

1Van het besprokene ter vergadering wordt, onder verantwoordelijkheid van de griffier, een besluiten- en afsprakenlijst opgesteld. Het concept wordt aan de leden van het auditcomité gestuurd met het verzoek om binnen 2 weken te reageren. Reacties worden indien mogelijk verwerkt. Indien na twee weken geen op- of aanmerkingen zijn gemaakt die inhoudelijk afwijken van het concept, is het verslag daarmee vastgesteld en wordt het ter kennisname aan raad en college gestuurd.

2In het geval er wel inhoudelijk afwijkende opmerkingen naar voren zijn gebracht wordt het verslag in de eerstvolgende vergadering van het auditcomité alsnog vastgesteld en aan raad en college gestuurd.

Artikel 10

Dit reglement kan worden aangehaald als de Verordening van het auditcomité 2008 en treedt in werking per 1 oktober 2008.