Aanhef
Instructie voor de griffier van de gemeente Naarden
De raad van de gemeente Naarden;
gelet op artikel 107a, lid 2 Gemeentewet
BESLUIT:
vast te stellen de volgende Instructie voor de griffier.
Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen
Artikel 1:1
In deze instructie wordt verstaan onder:
griffier: raadsfunctionaris ex artikel 107 Gemeentewet; griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers; raadscommissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 82 Gemeentewet; commissie: een door de gemeenteraad ingestelde commissie ex artikel 82, 83 of 84 Gemeentewet; presidium: een door de gemeenteraad ingesteld overleg van de fractievoorzitters uit de raad en de voorzitter van de raad, waarin de werkgeversfunctie van de griffie(r) is belegd en waarin zaken worden afgestemd die de huishouding van de gemeenteraad betreffen; agendacommissie: een door de gemeenteraad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda's van de gemeenteraad en de voorrondes van de raad; termijnagenda: plannings- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten van de gemeenteraad.
Hoofdstuk 2 Instructie voor de griffier
Artikel 2:1 Algemene taken
1De griffier verleent advies en bijstand aan de gemeenteraad, zijn leden, zijn voorzitter, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, de agendacommissie en het presidium.
2De griffier draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
3De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de gemeenteraad.
4De griffier stuurt processen aan en geeft leiding.
Artikel 2:2 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
1De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie uit het presidium over de invulling van de werkgeversrol door de gemeenteraad en de huishouding van de griffie.
2De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.
3De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.
4De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening.
5De griffier heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden periodiek overleg met medewerkers van de griffie.
6De griffier vertegenwoordigt zonodig de gemeenteraad in externe overlegsituaties.
Artikel 2:3 Agendering
1De griffier ondersteunt de agendacommissie i.c. het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
2De griffier adviseert de agendacommissie i.c. het presidium bij het opstellen van de termijnagenda.
3De griffier adviseert de agendacommissie i.c. het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de gemeenteraad of de raadscommissie(s) en controleert daartoe of de voorstellen aan de gemeenteraad alle noodzakelijke elementen bevatten.
Artikel 2:4 Bestuurlijke besluitvorming
1De griffier adviseert de gemeenteraad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van gemeenteraadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
3De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken spelers bij het besluitvormingsproces, kan daarvoor de aandacht van betrokkenen vragen en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.
4De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.
5De griffier bewaakt de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
Artikel 2:5 Onderzoek
1De griffier draagt zorg voor ondersteuning van de rekenkamerfunctie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 81o Gemeentewet.
2De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de gemeenteraad kan instellen op grond van artikel 155a Gemeentewet.
3De griffier draagt zorgt voor ondersteuning van door leden van de gemeenteraad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.
Artikel 2:6 Communicatie en voorlichting
1De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de gemeenteraad.
2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en terinzagelegging van raadsbesluiten en de agenda's en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
3De griffier geeft voorlichting aan burgers over het spreekrecht en het indienen van burgerinitiatieven.
4De griffier draagt, op verzoek van de gemeenteraad, zorg voor de organisatie van een informatiebijeenkomst, hoorzitting en inspraakavond, zoals bedoeld in afdeling 3.4 van de Awb.
Artikel 2:7 Leidinggeven en management
1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie.
2De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
3De griffier geeft hiërarchisch leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de gemeenteraad werkzaamheden uitvoeren.
4De griffier rapporteert jaarlijks aan de gemeenteraad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.
5De griffier beheert de budgetten van de gemeenteraad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de gemeenteraad over de wijze van omgaan hiermee.
Artikel 2:8
In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de (plaatsvervangend) raadsvoorzitter.
Hoofdstuk 3 Slotbepalingen
Artikel 3:1
Deze instructie kan worden aangehaald als "Instructie voor de griffier van de gemeente Naarden".
Artikel 3:2
Deze instructie treedt met onmiddellijke ingang in werking onder intrekking van de instructie uit 2002.