Verordening auditcommissie gemeente Mook en Middelaar 2013

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Raad: de raad van de gemeente Mook en Middelaar;

b.College: het college van de gemeente Mook en Middelaar;

c.De commissie: de Auditcommissie;

d.De accountant: de in de Controleverordening gemeente Mook en Middelaar bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

Artikel 2. Doel

1De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de uitoefening van taken van de raad als bedoeld in de Controleverordening ex. Artikel 213 van de Gemeentewet;

2De commissie heeft als doel afstemmingsoverleg te voeren met de accountant en uitvoering te geven aan de taken als omschreven in artikel 3;

3De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college;

Artikel 3. Taken en bevoegdheden

1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad;

2De commissie doet voorstellen aan de raad voor (wijziging van) het programma van eisen voor de accountantscontrole;

3De commissie voert voorbereidingen op de opdrachtverstrekking en/of de opdrachtverlening aan en de selectie en benoeming van de accountant uit, binnen de door de raad gestelde kader van de Controleverordening gemeente Mook en Middelaar;

4De commissie heeft periodiek overleg met de accountant over het normenkader ten behoeve van de rechtmatigheidscontrole, de reikwijdte van de accountantscontrole, de aard en periodiciteit van de rapportages en de controlebevindingen;

5De commissie stemt het college (en de eisen en verwachtingen van het college aan) de jaarrekeningcontrole en de onderwerpen van controle die binnen de organisatie van de gemeente worden uitgevoerd af;

6De commissie voert namens de raad overleggen met de Rekenkamercommissie over de door deze commissie uit te voeren onderzoeken en de voortgang daarvan;

7De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie;

Artikel 4. Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit raadsleden, waarvan één voorzitter van de commissie is. Per fractie kan één raadslid benoemd worden in de commissie. Overige raadsleden hebben te allen tijde de mogelijkheid om de vergaderingen van de auditcommissie als toehoorder bij te wonen;

2De commissie heeft de accountant als vaste adviseur. De commissie kan andere externe adviseurs alsmede een vertegenwoordiging van de rekenkamercommissie verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie;

3De commissie wordt bijgestaan door informanten uit het college en management welke op uitnodiging de vergadering bijwonen;

4De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen;

5De raad benoemt de leden van de commissie;

Artikel 5. Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad;

2De raad kan een lid tussentijds ontslaan;

3Een lid kan te alle tijde ontslag nemen;

Artikel 6. Voorzitter

1De commissie kiest uit haar leden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter;

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris (griffier) van de commissie;

Artikel 7. Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie;

2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs;

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt;

5Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie;

6Het vastgestelde verslag van niet openbare vergaderingen wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht aan het college en de raad en ligt vertrouwelijk ter inzage op de griffie;

Artikel 8. Informeren raad

1De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden;

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de vergadering van de gemeenteraad of de commissie Begroting en Rekening;

3Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan;

Artikel 9. Slotbepalingen

1Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze regeling en in gevallen waarin deze regeling niet is voorzien beslist de voorzitter van de auditcommissie;

2Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening auditcommissie gemeente Mook en Middelaar 2013”;

3Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van haar bekendmaking.