Aanhef
De gemeenteraad van de gemeente Midden-Delfland;
gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 20 mei 2015;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
besluit:
vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, op de raadscommissie, die functioneringsgesprekken met de burgemeester houden en op de raadscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt (elk hierna: de commissie).
Artikel 1. Taak
De commissie heeft tot taak:
a.de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden of
b.een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 2. Samenstelling commissie
1De commissie, zoals bedoeld in artikel 1 letter a, bestaat uit evenveel leden als politieke partijen, die op basis van de uitslag van de meest recente raadsverkiezingen zitting hebben in de gemeenteraad. Elke politieke partij draagt een lid, zitting hebbende in de gemeenteraad, aan.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
2De commissie, zoals bedoeld in artikel 1 letter b, bestaat uit een door de gemeenteraad te bepalen aantal leden met een minimum van twee en een maximum, gelijk aan het aantal in de gemeenteraad vertegenwoordigende politieke partijen, die op basis van de uitslag van de meest recente raadsverkiezingen zitting hebben in de gemeenteraad, met dien verstande dat elke politieke partij met maximaal één lid is vertegenwoordigd.
Bij een samenstelling van maximaal drie leden kan de raad één plaatsvervangend lid benoemen.
3De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter dan wel kan een externe voorzitter benoemen.
Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2De gemeentesecretaris fungeert als plaatsvervangend secretaris van de commissie.
3De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
4De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 4. Adviseur
1De gemeenteraad kan een of meer wethouders aan de commissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taken.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 5. Geheimhouding
1De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
2De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
3De commissie legt bij de herbenoemingsprocedure en bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
4De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 11 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
5De commissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
8Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.
Artikel 6. Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste 2 leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste achtenveertig uur tevoren schriftelijk (via email of IBABS) aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
3De commissie vergadert niet als een meerderheid van het aantal leden afwezig is en eveneens niet indien óf de voltallige oppositie óf de voltallige coalitiepartijen niet aanwezig zijn .
4De commissie besluit bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7. Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure
1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privé-adres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privé-adres van de secretaris verzonden.
Artikel 8. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
Artikel 9. Bijzondere bepalingen over functioneringsgesprekken
1De commissie houdt jaarlijks een klankbordgesprek met de burgemeester.
2De commissie dan wel de burgemeester kunnen, indien hiertoe de wens bestaat, ook tussentijds een klankbordgesprek houden.
3In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
4De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.
5Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
6In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
Artikel 10. Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en Commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in de vorige zin bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester , worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel 11. Verslag
1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat tenminste:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,
b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,
c.aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie,
En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:
d.bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,
e.bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.
2Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
3Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de Commissaris van de Koning.
Artikel 12. Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 13. Archivering
1De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip dat door de minister van BZK aan de gemeenteraad is dat:
a.bij benoeming: in de vacature van burgemeester is voorzien;
b.bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk Besluit is gevolgd;
alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de
op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
2De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.
3De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
Artikel 14. Inwerkingtreding
1Deze verordening treedt met onmiddellijke ingang in werking.
2Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening (1e) tot wijziging van de Verordening op de Vertrouwenscommissie.
Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van Midden-Delfland d.d. 28 maart 2017.
De raadsgriffier,de voorzitter
A.de Vos, A.J. Rodenburg