Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Losser 2021

Artikel 1. Begripsomschrijving In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie, samengesteld uit leden van de raad, die het klankbordgesprek voert;

c.informanten: derden van zowel binnen als buiten de gemeente die de commissie kunnen informeren over de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft;

d.commissaris: commissaris van de Koning in de Provincie Overijssel.

Artikel 2. Taak

De commissie voert ten minste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode.

Artikel 3 Samenstelling commissie

1De gesprekken worden door een commissie gevoerd die is samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde partijen;

2Op voordracht van de fractie kan de raad een ander lid van die fractie in de commissie benoemen.

3De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe begeleider.

5De commissie kan zich laten informeren door informanten.

Artikel 4. Voorzitterschap van de commissie

1Het voorzitterschap wordt bekleed door de fractievoorzitter van de grootste raadsfractie.

2Bij diens afwezigheid wordt de plaats ingenomen door de fractievoorzitter van de één na grootste raadsfractie.

3De raad kan besluiten een ander raadslid als voorzitter te benoemen.

4De voorzitter leidt het gesprek.

5De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 5. Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikelen 84 en 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2Gesprekspartners voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en van de door dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

3De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

4De commissie treft, met inachtneming van artikel 9 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding gewaarborgd blijft bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

5De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

6De voorgaande artikelen welke zien op de geheimhouding zijn van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier (of diens plaatsvervanger), de informanten en een mogelijke externe begeleider.

Artikel 6. Voorbereiding gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

2Het gesprek wordt voorbereid door de commissie.

3De leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

4De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, welke informanten geraadpleegd zullen worden, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. De burgemeester wordt hierover geïnformeerd. Artikel 5 lid 2 van deze verordening is op de betrokken informanten van overeenkomstige toepassing.

5Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een uitnodiging. In de uitnodiging worden in ieder geval de plaats, het tijdstip, de agenda en bespreekpunten vermeld.

Artikel 7. Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4De volgende onderwerpen kunnen worden tijdens het gesprek besproken worden:

de burgemeester:

a.als voorzitter van de raad en zijn/haar rol in het presidium;

b.in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

f.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

g.zijn/haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

h.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

i.en zijn/haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

j.zijn/haar nevenfuncties en integriteit;

k.zijn/haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

l.alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

m.zijn/haar doelen en ambities voor de komende periode;

n.de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken/ die voor de toekomst worden vastgelegd.

5Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakt afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 8. Verslaglegging

1Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt.

2Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats, en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.

Artikel 9. Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

2Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad gemeente Losser 2021.

3De Verordening functioneringsgesprekken burgemeester-raad, vastgesteld op 8 mei 2012, wordt ingetrokken.