Verordening auditcomité gemeente Leudal 2023

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.voorzitter: de voorzitter van het auditcomité;

b.leden: de leden van het auditcomité;

c.secretaris: de secretaris van het auditcomité c.q. de griffier;

d.raad: de gemeenteraad van Leudal;

e.college: het college van burgemeester en wethouders van Leudal;

f.accountant: de in de Controleverordening gemeente Leudal 2010 bedoelde accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

g.jaarstukken: jaarverslag en jaarrekening van de gemeente Leudal;

h.indemniteitsbesluit: een besluit van de gemeenteraad waarbij alsnog akkoord gegaan wordt met door het college gedane uitgaven, waarvoor niet tevoren budget is gevoteerd.

Artikel 2 Instelling en doel

1Er is een auditcomité dat de raad adviseert over planning en control gerelateerde onderwerpen.

2Het auditcomité is belast met de voorbereiding van de uitoefening van taken van de raad als bedoeld in de Controleverordening gemeente Leudal.

Artikel 3 Samenstelling

1Elke fractie levert een afvaardiging die zitting neemt in het auditcomité.

2De leden van het auditcomité worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad, door de raad uit hun midden of uit de commissieleden aangewezen, waarbij niet meer dan één lid per fractie wordt aangewezen. Te benoemen commissieleden leggen voorafgaand aan de eerste vergadering van het auditcomité een eed of belofte af.

3De fractievoorzitters wijzen daarvoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier.

4De raad benoemt de leden van het auditcomité voor een periode die eindigt op het moment dat de zittingsperiode van de raad afloopt.

5Hij/zij die ophoudt lid van de raad of commissie te zijn kan geen lid meer van het auditcomité zijn.

6De portefeuillehouder financiën alsmede de concerncontroller en de senior adviseur financiën kunnen het auditcomité gevraagd en ongevraagd van advies dienen en daartoe aanwezig zijn bij de vergaderingen. Het auditcomité kan interne en externe adviseurs, zoals de accountant, verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

7De gemeentesecretaris wijst in overleg met de griffier zo nodig ambtelijk adviseurs aan die aan het auditcomité worden toegevoegd. Deze adviseurs zijn geen lid van het auditcomité.

Artikel 4 Voorzitter

Het auditcomité kiest uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

Artikel 5 Secretaris

Het secretariaat van het auditcomité wordt verzorgd door of namens de griffier.

Artikel 6 Taken

Het auditcomité heeft de volgende taken:

1Het in overleg met het college voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole en de selectieprocedure van de accountant.

2Het adviseren aan de raad met betrekking tot de te benoemen accountant.

3Het adviseren aan de raad over de jaarlijkse opdrachtverlening aan de accountant. Naast de wettelijk verplichte controle kunnen dit bijzondere controleopdrachten zijn.

4Het adviseren aan de raad over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

5Het voorbereiden van de behandeling van de jaarstukken door de raad. In ieder geval adviseert het auditcomité de raad over de vaststelling van de jaarrekening en een eventueel indemniteitsbesluit. Hierbij betrekt zij de verklaring en bevindingen van de accountant die ten grondslag liggen aan de jaarstukken. Het auditcomité houdt rekening met de in de Gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de jaarrekening. Daarnaast kan het auditcomité de raad informeren over de bevindingen die zij deed bij de voorbereiding van de behandeling van de jaarstukken.

6Het auditcomité is het contactorgaan van de accountant als genoemd in artikel 4, derde lid van de Controleverordening gemeente Leudal . Ten aanzien van de accountant heeft het auditcomité de volgende taken:

a.zij voert overleg met de accountant op verzoek van de raad, van het auditcomité zelf, dan wel op verzoek van de accountant waarbij in ieder geval overlegd wordt over eventuele bijzondere opdrachten, de afgegeven accountantsverklaring en het verslag van bevindingen, de tussentijdse rapportage (managementletter) en de evaluatie van het functioneren van de accountant;

b.zij voert overleg met de accountant over het controleplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole. Dit overleg vindt plaats voor het zomerreces;

c.zij voert periodiek overleg met de accountant over de voortgang van de controle zoals vastgelegd in het controleplan.

Artikel 7 Andere taken

1Het auditcomité kan de raad adviseren over de planning en control en de daaruit voortvloeiende documenten.

2Het auditcomité kan de raad adviseren over de behandeling van de diverse kaderstellende nota’s zoals genoemd in de Financiële verordening Gemeente Leudal.

3Het auditcomité kan de raad adviseren over de behandeling van het onderzoeksprogramma van het college, de onderzoeksrapportages en de plannen van verbetering (Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Leudal).

4Het auditcomité kan de raad adviseren over verzoeken tot onderzoek aan de rekenkamercommissie.

5Het auditcomité kan de raad adviseren of voorstellen doen met betrekking tot wijzigingen in de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet en andere verordeningen die de controlerende taak van de raad aangaan.

Artikel 8 Advisering

1Het auditcomité stelt indien aan de orde een voorstel op waarin adviezen genoemd in artikel 6 en 7 zijn opgenomen.

2Het college wordt daarbij de gelegenheid geboden schriftelijk te reageren, binnen een termijn van maximaal 4 weken, op de bevindingen en de adviezen van het auditcomité. Deze schriftelijke reactie maakt eveneens onderdeel uit van de beraadslaging in de raad.

Artikel 9 Oproepen/vaststellen van de agenda/openbaarheid vergaderingen

1De vergaderingen zijn niet openbaar.

2Het auditcomité vergadert voorafgaand aan de controle van de jaarrekening door de accountant en na afloop van die controle en voorts zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door tenminste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd.

3De voorzitter bepaalt in overleg met de secretaris de voorlopige agenda van de vergadering.

4Deze agenda met de bijbehorende stukken wordt minstens vijf dagen voor de te houden vergaderingen beschikbaar gesteld aan de leden van het auditcomité.

5Het auditcomité stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

Artikel 10 Verslaglegging

1Voor ieder besproken onderwerp in een vergadering wordt, onder de zorg van de secretaris een besluiten- en actiepuntenlijst opgesteld.

2De secretaris is verantwoordelijk voor de tijdigheid en de inhoud van de besluitenlijst.

3De besluitenlijst wordt vastgesteld als een meerderheid van de leden van het auditcomité, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk haar mening omtrent de desbetreffende besluitenlijst kenbaar heeft gemaakt.

4Het bepaalde in het voorgaande lid sluit niet uit dat een minderheidsstandpunt in de besluitenlijst kan worden opgenomen.

Artikel 11 Uitleg regeling

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze regeling en in gevallen waarin deze regeling niet is voorzien, beslist de voorzitter van het auditcomité.

Artikel 12 Citeerartikel/inwerkingtreding

1Deze verordening kan worden aangehaald als Verordening auditcomité gemeente Leudal 2023.

2Zij treedt in werking met ingang van de eerste dag na de datum van de bekendmaking.