Instructie voor de griffier van de gemeente Leudal 2025

Artikel 1 Definities

Deze instructie verstaat onder:

•College: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal.

•Griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107dvan de Gemeentewet.

•Griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder verantwoordelijkheid van de griffier functionerende medewerkers.

•Presidium: orgaan ingesteld ingevolge artikel 2 van het Reglement van orde raadsvergaderingen Leudal 2015.

•Werkgeverscommissie: een door de gemeenteraad op grond van artikel 83 lid 1 van de Gemeentewet instelde commissie waarvan de werkgeversfunctie voor de griffier en de op de griffie werkzame medewerkers is gedelegeerd

Artikel 2 Algemene taken en verantwoordelijkheden

1De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de gemeenteraad en door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

2De griffier geeft gevraagd en ongevraagd advies aan de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen en individuele leden.

Artikel 3 Taken besluitvorming

1De griffier adviseert de voorzitter van de gemeenteraad en de voorzitters van de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over een goede voorbereiding en een verloop van de vergaderingen.

2De griffier adviseert de gemeenteraad, de voorzitter van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen over de vraag of de aangeleverde voorstellen en besluiten rijp zijn voor besluitvorming en over de wijze van behandeling.

3De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van de gemeenteraad (en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen) en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

4De griffier draagt zorg voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad (en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen), het goede verloop van de procedures die voor het proces van besluitvorming noodzakelijk zijn en de afhandeling van de vergaderingen.

Artikel 4 Taken presidium

1De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en is verantwoordelijk voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

2Indien het presidium aanvullende ondersteuning of advisering behoeft, zorgt de griffier ervoor dat deze gegeven wordt.

Artikel 5 Taken raadsleden

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

2De griffier treedt vanuit een vertrouwensfunctie op als klankbord voor de leden van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

3De griffier adviseert de leden van de gemeenteraad over de geschikte vorm van inhoudelijke ondersteuning.

Artikel 6 Taken financiën en contractbeheer

1De griffier bewaakt de budgetten van de gemeenteraad, signaleert budgetoverschrijdingen en verzorgt rapportages hierover.

2De griffier is namens de gemeenteraad verantwoordelijk voor het contractbeheer met in- en externe partijen.

Artikel 7 Taken lokale democratie en integriteit

1De griffier ondersteunt de gemeenteraad en de voorzitter van de gemeenteraad in het bevorderen van:

a.het samenspel tussen alle actoren in het bestuurlijke besluitvormingsproces;

b.integer politiek bestuur en de integriteit en veiligheid van de leden van de gemeenteraad en de medewerkers van de griffie;

c.het borgen van de democratische waarden;

d.de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces en het aanspreken van betrokkenen hierop.

Artikel 8 Periodieke overleggen

1De griffier overlegt in verband met diens taken periodiek met de burgemeester en gemeentesecretaris.

2In aanvulling op het eerste lid overlegt de griffier in elk geval ook periodiek met de burgemeester en de gemeentesecretaris afzonderlijk, de gemeentelijke accountant en de rekenkamer.

Artikel 9 Management griffie

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de griffie en functioneel leiding aan degenen van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de gemeenteraad of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.

2De griffier voert het personeelsbeleid ten aanzien van de medewerkers van de griffie uit en stemt hierover regelmatig af met de werkgeverscommissie.

3De griffier is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering binnen de griffie en de gemeenteraad en overlegt hierover regelmatig met de gemeentesecretaris.

4De griffier is verantwoordelijk voor de planning van werkzaamheden op de griffie en de periodieke rapportage van de activiteiten.

5De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie en zorgt voor innovatie van de dienstverlening door de griffie.

6De griffier(s) van de door de gemeenteraad ingestelde commissies handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.

Artikel 10 Raadscommunicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de gemeenteraad over de invulling en uitvoering van de communicatie door gemeenteraad.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda’s, de voorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en de door de gemeenteraad ingestelde commissies en werkgroepen.

3De griffier geeft voorlichting aan inwoners over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen en kan daarover ook namens de gemeenteraad het woord voeren.

Artikel 11 Verhindering en vervanging

1Indien de griffier meer dan zes weken verhinderd is diens ambt te vervullen, doet de griffier daarvan tijdig mededeling aan de gemeenteraad.

2Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier in de raadsvergadering vervangen door een of meer daartoe door de gemeenteraad aangewezen plaatsvervangers.

Artikel 12 Slotbepalingen

1In gevallen waarin deze instructie niet voorziet, voorziet de griffier, voor zover nodig in overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

2De Instructie voor de griffier 2007 vervalt.

3Deze instructie treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

4Deze instructie wordt aangehaald als: Instructie voor de griffier van de gemeente Leudal 2025.