Instructie voor de griffier van de gemeente Lelystad 2024

Artikel 1 - Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

a.griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

b.griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

c.werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

d.fractievoorzittersoverleg: het overleg van fractievoorzitters onder voorzitterschap van de voorzitter van de raad als genoemd in het van het Reglement van orde van de raad van Lelystad

e.agendacommissie: de commissie samengesteld uit leden uit de raad als genoemd in het Reglement van Orde van de raad van Lelystad

f.voorzitterspoule: de door de raad uit zijn midden benoemde voorzitters van de raadscommissies als genoemd in het Reglement van Orde van de raad van Lelystad raadsrapporteurs: de door de raad uit zijn midden benoemde rapporteurs over gemeenschappelijke regelingen of samenwerkingsverbanden als genoemd in het Reglement van Orde van de raad van Lelystad.

Artikel 2 Algemene taken

1De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

2De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

3De griffier ondersteunt, een onderzoekscommissie ex art. 155a van de Gemeentewet of andere door de raad geïnitieerde onderzoeken

4De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

5De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

6De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

7De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

8De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

Artikel 3 – Agendering

1De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie over het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen, andere bijeenkomsten en de (strategische) raadsplanning.

Artikel 4 – Belangenbehartiger van de raad

1De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

2De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de (strategische) raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

3De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met de agendacommissie over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

4De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

5De griffier zet zich samen met de door de raad aangewezen raadsrapporteurs in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 – Bestuurlijke besluitvorming

1De griffier stimuleert de ontwikkeling van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

2De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

3De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

4De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

a.het voldoen aan wet- en regelgeving;

b.door de raad vastgestelde spelregels;

c.eerder genomen besluiten;

d.en de door de agendacommissie vastgestelde formats.

5De griffier houdt toezicht op de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

6De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de leden van de voorzitterspoule bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

7De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad en raadscommissies,.

8De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 7 Leidinggeven en management,

1De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie

2De griffier voert in afstemming met de werkgeverscommissie het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

3De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

4De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

5De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

6De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

7De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

8De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

9De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 8 – Communicatie en voorlichting

1De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

2De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

3De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 9 – Slotbepalingen

1In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad.

2Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Lelystad 2024’

3Deze instructie treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de ‘griffier instructie’ zoals vastgesteld op 13 februari 2003.