Aanhef
Beleidsregel bijzondere schade als bedoeld in artikel 2c van de Verordening Voorzieningen huisvesting Onderwijs gemeente Leiden 2015
In deze beleidsregel wordt omschreven wat de taak van de gemeente en het schoolbestuur is wanneer het gaat om schade aan gebouwen en inventaris. Ook wordt de procedure omschreven hoe schades moeten worden gemeld en de wijze waarop deze worden afgehandeld.
Wettelijke taak gemeente
De gemeente heeft op grond van de Wet op het primair Onderwijs (WPO), de Wet op de expertisecentra (WEC) en de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO) de zorgplicht voor het bekostigen van de voorzieningen onderwijshuisvesting. Deze zorgplicht omvat ook het bekostigen van schade in of aan de onderwijsgebouwen (lesgebouwen en lokalen bewegingsonderwijs). In de onderwijswetten is deze wettelijke verplichting als volgt omschreven: ‘herstel aan gebouw, onderwijsleerpakket en meubilair in geval van bijzondere omstandigheden’. De wettelijke verplichting is beperkt tot die schade die ontstaat aan investeringen die met overheidsmiddelen (dus zowel gemeentelijke als rijksmiddelen) zijn bekostigd
De gemeentelijke zorgplicht heeft betrekking op schade die het gevolg is van:
Brand: Schade veroorzaakt door brand, het blussen van een brand, brand in de omgeving, etc. Inclusief eventuele glasschade. Storm/Blikseminslag: Schade veroorzaakt door storm (windkracht 7 of hoger), blikseminslag, regen, sneeuw en/of hagel. Inclusief eventuele glasschade. Water: Schade veroorzaakt door water of stoom, gestroomd uit leidingen of daarop aangesloten toestellen en installaties van waterleidingen en centrale verwarming, als gevolg van springen door vorst, breuk, verstopping of ander plotseling optredend defect. Inclusief eventuele glasschade. Inbraak/diefstal: Schade veroorzaakt door inbraak, diefstal met braaksporen of poging tot inbraak/diefstal. Inclusief eventuele glasschade. Vandalisme: Schade aan het gebouw veroorzaakt door personen deelnemend aan ongeregeldheden en/of werkstakingen (geen rellen), alsmede veroorzaakt door vandalisme en/of baldadigheid en graffiti. Inclusief eventuele glasschade. Is alleen glas beschadigd als gevolg van vandalisme: dan wordt deze schade behandeld als “op zichzelf staande glasschade”, zie punt 6. Op zichzelf staande glasschade: Glasschade niet horend bij onderdelen 1 t/m 5, oftewel op zich zelf staande glasschade. Op zichzelf staande glasschade welke niet gekoppeld is aan een andere schadeoorzaak hoeft niet gemeld te worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan glasbreuk als gevolg van vandalisme (zonder dat er andere zaken beschadigd zijn). Indien glasschade onderdeel uitmaakt van een andere gebeurtenis, dan moet deze wèl gemeld worden als onderdeel van de desbetreffende gebeurtenis (bijvoorbeeld inbraak).
Verantwoordelijkheid schoolbesturen
Schoolbesturen worden geacht maatregelen te treffen om schade te voorkomen. Dit kan door dagelijks het gebouw goed af te sluiten en bijvoorbeeld dure apparatuur uit zicht te plaatsen en een inbraakwerende ruimte te gebruiken. Een van de maatregelen waarvoor het schoolbestuur ook verantwoordelijk is, is de beveiliging van het schoolgebouw. Zowel de kosten van het aanbrengen van een alarmeringsinstallatie, het vervangen van de installatie, het onderhoud van de installatie als de kosten van meldingen komen voor rekening van het schoolbestuur (in de kosten van de genoemde voorzieningen ontvangt het schoolbestuur een vergoeding van het rijk).
Waar mogelijk moet de schade worden verhaald op derden indien zij bekend zijn (b.v. inpandige schade veroorzaakt door leerlingen van de school). Indien de schade daadwerkelijk verhaald is op een derde, is een gemeentelijke vergoeding niet mogelijk, omdat feitelijk geen schade is geleden door het schoolbestuur.
Zoals hierboven onder ‘wettelijke taken gemeente’ is gesteld, heeft de gemeente uitsluitend een zorgplicht voor die zaken die met overheidsmiddelen zijn bekostigd. Dit betekent dat de schoolbesturen verantwoordelijk zijn voor het verzekeren van die zaken die niet met overheidsmiddelen zijn bekostigd.
Procedure afwikkelen schade
Schademelding en schadevergoeding
Wanneer schade is geconstateerd, vindt het volgende plaats:
Bijzondere schade (onderdelen 1 t/m 5 op pagina 1)
1Wanneer de schade verhaald kan worden, hoeft geen melding bij de gemeente plaats te vinden.
2Wanneer de schade niet verhaald kan worden, wordt de schade gemeld via het Onderwijsloket van de gemeente Leiden binnen 7 dagen nadat de schade is ontstaan of is geconstateerd. Bij de melding worden toegevoegd:
a.Indien bekend de oorzaak van de schade;
b.Een kostenraming en/of offerte(s) als deze er al zijn met daarbij het totaalbedrag incl. BTW (omschrijving van de aard en omvang van de werkzaamheden, activiteiten, materialen, arbeidsuren en bijkomende kosten);
c.Foto’s van de schade;
d.Indien (het vermoeden bestaat dat) de schade opzettelijk veroorzaakt is, politierapport: het ahet afschrift van aangifte/proces verbaal.
Als de verplichte melding niet is gedaan, gaat de gemeente niet over tot het vergoeden van de schade.
1Indien nog niet toegevoegd bij de schademelding, worden de offertes binnen twee weken bij de gemeente nageleverd via het Onderwijsloket. De gemeente verstrekt schriftelijk goedkeuring van de offertes. Pas na goedkeuring van een of meerdere van deze offertes mag de schade hersteld worden. Noodreparaties om grotere schade te voorkomen, mogen wel direct worden uitgevoerd. Geen toestemming wordt gegeven op basis van kostenramingen die het schoolbestuur zelf opstelt. In spoedeisende gevallen waarbij de voortgang van het onderwijs in het geding is, kunnen – voorafgaande aan de uitvoering – in overleg met de gemeente andere afspraken worden gemaakt. Deze afspraken worden in alle gevallen uiterlijk binnen 2 weken schriftelijk door de gemeente bevestigd.
2Afhankelijk van de aard en omvang van de schade wordt door de gemeente een verzekeringsexpert ingeschakeld. U ontvangt hierover z.s.m. na schademelding een bericht van ons. Zolang de verzekeringsexpert niet is langs geweest, mogen er geen herstelwerkzaamheden plaatsvinden. Noodreparaties om grotere schade te voorkomen, mogen wel direct worden uitgevoerd. De expert adviseert de gemeente. De gemeente beslist over de hoogte van de uitkering aan het schoolbestuur.
3Schademelding mag in spoedeisende gevallen ook telefonisch of per e-mail door het schoolbestuur worden verstrekt. Dergelijke meldingen moeten altijd binnen 2 weken gevolgd worden door een schriftelijke bevestiging van het schoolbestuur aan de hand van het Onderwijsloket. Bij spoedeisend herstel zal de gemeente uiterlijk binnen 5 werkdagen een reactie geven aan het schoolbestuur. Dit kan mondeling, telefonisch of per e-mail. In alle gevallen wordt dit daarna uiterlijk binnen 2 weken schriftelijk door de gemeente bevestigd.
4Declaratie vindt plaats na uitvoering van de werkzaamheden. De door het schoolbestuur in te dienen declaratie, vergezeld van kopiefacturen, moet goed kunnen worden beoordeeld. Facturen moeten daartoe altijd als volgt gespecificeerd zijn:
a.schoolnaam;
b.werkadres;
c.een specificatie van de uitgevoerde werkzaamheden.
In het geval dat schade ontstaan is aan zaken waarop wordt afgeschreven, dient u tevens de oorspronkelijke aankoopnota bij ons aan te leveren. Bij zaken die worden afgeschreven, wordt de vergoeding bepaald o.b.v. de afschrijftermijnen van bijlage 1.
Het schoolbestuur bundelt de facturen betreffende de gebeurtenis en declareert o.v.v. het betreffende schademeldingsnummer. De gemeente controleert de afrekening, bepaalt de hoogte van de vergoeding en betaalt deze uit aan het schoolbestuur.
Op zichzelf staande glasschade (Glasschade niet horend bij onderdelen 1 t/m 5 op pagina 1)
1Wanneer de schade verhaald kan worden, hoeft geen melding bij de gemeente plaats te vinden.
2Op zichzelf staande glasschade (zie onderdeel 6 bij ‘wettelijke taak gemeente’) die niet gekoppeld is aan een andere schadeoorzaak hoeft niet gemeld te worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan glasbreuk als gevolg van vandalisme zonder dat andere zaken beschadigd zijn.
3Het schoolbestuur zorgt voor herstel (inclusief opdracht tot herstel en betaling) van de schade.
4Declaratie vindt eens per kwartaal plaats. De door het schoolbestuur in te dienen declaratie, vergezeld van kopiefacturen, moet goed kunnen worden beoordeeld. Facturen moeten daartoe altijd als volgt gespecificeerd zijn:
a.schoolnaam;
b.werkadres;
c.een specificatie van de uitgevoerde werkzaamheden.
N.B. Indien glasschade onderdeel uitmaakt van een andere gebeurtenis, dan moet deze wèl gemeld worden als onderdeel van de desbetreffende gebeurtenis (bijvoorbeeld bij inbraak, storm of brand).
Niet vergoed wordt:
1Schade veroorzaakt door nalatigheid van het schoolbestuur (bijv. als bij (inbraak)schade is vastgesteld dat een raam of deur niet was afgesloten) (o.a. artikel 100 lid 2 WPO);
2Schade door insluiping;
3Declaraties die later dan 12 maanden na de schadedatum worden ontvangen;
4Vermiste gelden of geldwaardige papieren;
5Vermiste en/of vernielde privé eigendommen;
6Geschonken artikelen;
7Apparatuur die op basis van financial lease is aangeschaft.
Terugvordering vergoeding
1Als ontvreemde goederen waarvoor al een vergoeding is betaald, worden teruggevonden of op een andere wijze achteraf een vergoeding wordt ontvangen, vervallen deze middelen aan de gemeente.
2Als het schoolbestuur als gevolg van rechterlijke uitspraak een schadevergoeding ontvangt waarbij zij al een vergoeding van de gemeente heeft ontvangen, betaalt het schoolbestuur deze aan de gemeente.
Geldigheid
Deze uitvoeringsregeling vervangt eerdere regelingen en geldt per 1 januari 2018 en blijft gelden totdat anders besloten wordt.
Bijlage 1 Afschrijftermijnen (uit de programma’s van eisen PO)
Gebouwenonderhoud
Afschrijftermijn
Poederblusser en brandslang
20
Vloerbedekking
20
Kapstokken
25
Verplaatsbare wanden
40
Binnenzonwering
40
Sanitair kranen
40
Waterleiding/riolering
40
Brandslang haspel
40
Schilderwerk buiten
6
Schilderwerk binnen
12
Vervangen CV pomp, expansievat
10
Vervangen CV installatie ketel en regelapparatuur
20
Vervangen ventilatoren
20
Vervangen warmwater voorziening
20
Vervangen ventilatiesysteem leidingen
20
Vervangen alarminstallatie
12
Vervangen armaturen
25
Vervangen groepenbord
40
Meubilair
Kasten groepsruimte
40
Leerlingset
20
Bureau + stoel docent
10
Meegroeisets
20
Bordstelling
25
Werkwand
25
Zand/watertafel
20
Boekenhoek/leestafel/boekenpresentator
30
Mediatheek groepstafel en boekenberging
40
Mediatheek stoelen
30
Vakwerktafels handvaardigheid
35
Kasten en tabourets handvaardigheid
40
Tafels gemeenschapsruimten
40
Stoelen en bordstelling gemeenschapsruimten
40
Matten en opbergmogelijkheden speellokaal
10
Klim/klautertoestel speellokaal
40
Overig speellokaal
30
Speeltoestellen buiten
15
Bureau, stoel en zitje directeur
30
Archiefkast directeur
40
Vergadertafel en kast teamkamer, IB’er etc
40
Stoelen teamkamer, IB’er etc
30
Leidsterpoppenkast
25
Mediakar
30
Tafel voor diaprojector
30
Kast, tafel en kast-hoog kluis stencilruimte
40
Stoel stencilruimte
30
Leermethodes
8
Niet opgenomen in programma’s van eisen PO
Computer en laptop en toebehoren
3
Televisie, DVD speler en toebehoren
8
Printer, beamer, netwerkserver, digitale camera
5
Digibord
5
ICT specifiek meubilair
10