Aanhef
De gemeenteraad van de gemeente Landsmeer
Gelezen het voorstel van de griffier van 5 januari 2017;
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 2012;
Gelet op de Handreiking benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van de burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 2016.
besluit:
1vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie voor de benoeming van de burgemeester, de klankbordcommissie voor de gesprekken met de burgemeester en de herbenoemingscommissie voor de herbenoeming van de burgemeester van de gemeente Landsmeer 2017.
HOOFDSTUK 1 De vertrouwenscommissie
Artikel 1 Taak
De vertrouwenscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 2 Samenstelling vertrouwenscommissie
1De vertrouwenscommissie bestaat uit zoveel leden als er op dat moment fracties zijn in de gemeenteraad. Per fractie is slechts één lid in de commissie benoembaar.
2De leden zijn te benoemen door en uit de gemeenteraad.
3De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
4De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning van de vertrouwenscommissie
1De griffier is secretaris van de vertrouwenscommissie.
2Er wordt geen plaatsvervangend secretaris aangewezen. In geval van langdurige afwezigheid van de secretaris overlegt de voorzitter van de commissie met de gemeentesecretaris over vervanging van de secretaris.
3De secretaris is bij alle vergaderingen van de vertrouwenscommissie aanwezig.
4De secretaris geeft advies en ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie.
5De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de vertrouwenscommissie
Artikel 4 Adviseur
1De gemeenteraad benoemt ten minste één wethouder en de gemeentesecretaris als adviseur van de vertrouwenscommissie.
2De adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie.
3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de vertrouwenscommissie.
Artikel 5 Geheimhouding
1De vergaderingen van de vertrouwenscommissie zijn besloten. Alle beraadslagingen en stukken van de vertrouwenscommissie zijn geheim. Dit wordt op alle pagina’s van de stukken vermeld.
2De (fungerend) voorzitter van de vertrouwenscommissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de vertrouwenscommissie, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
4De vertrouwenscommissie treft, met inachtneming van de artikelen 7, 8, tweede lid, en 14 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De vertrouwenscommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet verplicht respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de vertrouwenscommissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en de adviseurs.
Artikel 6 Vergaderingen
1De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de vertrouwenscommissie en de adviseurs.
3De vertrouwenscommissie vergadert niet als niet ten minste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
4De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De vertrouwenscommissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure
1De voorzitter van de vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon en woordvoerder namens de commissie.
2Alle stukken bestemd voor de vertrouwenscommissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het privéadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
3Alle stukken die van de vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het privéadres van de secretaris verzonden.
Artikel 8 Verslag
1De vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming verslag uit aan de gemeenteraad en
2Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste:
a.een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht,
b.een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de vertrouwenscommissie, w.o. een gemotiveerde volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling, alsmede of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
3De conceptaanbeveling van twee personen wordt als bijlage bij het verslag gevoegd.
Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure
1De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de Commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.
2De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de commissie. De vertrouwenscommissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.
HOOFDSTUK 2 De klankbordcommissie
Artikel 10 Taak
De klankbordcommissie heeft tot taak klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.
Artikel 11 Samenstelling klankbordcommissie
1De klankbordcommissie bestaat uit ten minste drie leden. Per fractie is slechts één lid in de commissie benoembaar.
2De leden worden benoemd door en uit de gemeenteraad.
3De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
4De klankbordcommissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 12 Ambtelijke ondersteuning van de klankbordcommissie
1De griffier is secretaris van de klankbordcommissie.
2Er wordt geen plaatsvervangend secretaris aangewezen. In geval van langdurige afwezigheid van de secretaris overlegt de voorzitter van de commissie met de gemeentesecretaris over vervanging van de secretaris.
3De secretaris is bij alle vergaderingen van de klankbordcommissie aanwezig.
4De secretaris geeft advies en ambtelijke ondersteuning aan de klankbordcommissie.
5De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de klankbordcommissie.
Artikel 13 Procedure
1De klankbordcommissie stelt in de eerste vergadering een procedure voor het voorbereiden en het voeren van het klankbordgesprek vast.
2De klankbordcommissie bepaalt daarbij tevens met welke functionarissen zij één of meerdere gesprekken zal voeren ten behoeve van de voorbereiding van het klankbordgesprek met de burgemeester.
Artikel 14 Geheimhouding
1De vergaderingen van de klankbordcommissie zijn besloten. De beraadslaging en alle stukken van de klankbordcommissie zijn geheim. Dit wordt op alle pagina’s van de stukken vermeld.
2De klankbordcommissie legt bij de klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 68 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter ziet er op toe dat hieraan wordt voldaan.
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de klankbordcommissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 16, tweede lid, en 17 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
4De klankbordcommissie treft, met inachtneming van de artikelen 14, 16, en 17 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De klankbordcommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet verplicht, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van dit artikel verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de klankbordcommissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris en de bij de voorbereiding betrokken functionarissen.
8Alle stukken bestemd voor de klankbordcommissie worden achter slot en grendel bewaard door de griffier en alleen de leden van klankbordcommissie hebben toegang tot de stukken. De burgemeester kan de verslagen van de gesprekken die de klankbordcommissie heeft gevoerd, inzien. Toelichting: meerderheid was hiermee akkoord.
Artikel 15 Klankbordgesprekken
1Klankbordgesprekken vinden ten minste plaats in het eerste, derde en vijfde jaar van de ambtsperiode.
2Daarenboven komt de klankbordcommissie zo dikwijls bijeen als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten, dan wel wanneer de burgemeester daarom verzoekt.
3De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de klankbordcommissie en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
4De klankbordcommissie vergadert niet als niet ten minste twee leden aanwezig zijn.
5De klankbordcommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de klankbordcommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De klankbordcommissie streeft naar unanimiteit.
Artikel 16 Contactpersoon
1De secretaris van de klankbordcommissie treedt op als contactpersoon in de richting van het Kabinet van de Commissaris van de Koning.
2De voorzitter van de klankbordcommissie treedt voor het overige op als contactpersoon en woordvoerder.
Artikel 17 Verslag
1Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt.
2Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.
3Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de Commissaris van de Koning.
Artikel 18 Bijzondere bepalingen over de klankbordgesprekken
1In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt een 100-dagengesprek tussen de klankbordcommissie en de burgemeester plaats.
2De klankbordcommissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over de wijze waarop de burgemeester de verschillende rollen van het ambt vervult. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.
3Het gesprek is wederkerig. Zowel rolvervulling van de burgemeester als de rolvervulling van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De klankbordcommissie toetst de rolvervulling van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.
4Drie van de klankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de Commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
5In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.
HOOFDSTUK 3 De herbenoemingscommissie
Artikel 19 Taak
De herbenoemingscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 20 Samenstelling herbenoemingscommissie
1De herbenoemingscommissie bestaat uit ten minste 3 leden en ten hoogste uit zoveel leden als er fracties zijn in de gemeenteraad. Per fractie is slechts één lid in de commissie benoembaar.
2De leden worden benoemd door en uit de gemeenteraad.
3De commissie kiest uit haar midden een voorzitter.
4De herbenoemingscommissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 21 Ambtelijke ondersteuning van de herbenoemingscommissie
1De griffier is secretaris van de herbenoemingscommissie.
2Er wordt geen plaatsvervangend secretaris aangewezen. In geval van langdurige afwezigheid van de secretaris overlegt de voorzitter van de commissie met de gemeentesecretaris over vervanging.
3De secretaris is bij alle vergaderingen van de herbenoemingscommissie aanwezig.
4De secretaris geeft advies en ambtelijke ondersteuning aan de herbenoemingscommissie.
5De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in de herbenoemingscommissie.
Artikel 22 Adviseur
1De gemeenteraad kan een of meer wethouders en/of de gemeentesecretaris aan de herbenoemingscommissie toevoegen als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 onder a genoemde taak.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de herbenoemingscommissie.
3Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de herbenoemingscommissie.
Artikel 23 Geheimhouding
1De vergaderingen van de herbenoemingscommissie zijn besloten. De beraadslaging en alle stukken van de herbenoemingscommissie zijn geheim. Dit wordt op alle pagina’s van de stukken vermeld.
2De herbenoemingscommissie legt bij de gesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van art. 68 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De (fungerend) voorzitter zier er op toe dat hieraan wordt voldaan
3De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de herbenoemingscommissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 23, 25 en 26 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
4De herbenoemingscommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
5De herbenoemingscommissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet verplicht, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
6De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de herbenoemingscommissie van kracht.
7Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur.
8Alle stukken bestemd voor de herbenoemingscommissie worden achter slot en grendel bewaard door de griffier en alleen de leden van herbenoemingscommissie hebben toegang tot de stukken.
9De burgemeester kan de verslagen van de gesprekken die de herbenoemingscommissie heeft gevoerd, inzien.
Artikel 24 Vergaderingen
1De herbenoemingscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de herbenoemingscommissie, indien een adviseur aan de herbenoemingscommissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
3De herbenoemingscommissie vergadert niet als niet ten minste twee leden aanwezig zijn. Bij een commissie van meer dan vier of meer leden dienen ten minste drie leden aanwezig te zijn.
4De herbenoemingscommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de herbenoemingscommissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De herbenoemingscommissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.
Artikel 25 Contactpersoon bij de herbenoemingsprocedure
1De secretaris van de herbenoemingscommissie treedt op als contactpersoon in de richting van het Kabinet van de Commissaris van de Koning.
2De voorzitter van de herbenoemingscommissie treedt voor het overige op als contactpersoon en woordvoerder.
Artikel 26 Verslag
De herbenoemingscommissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen.
Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag bevat ten minste:
•een weergave van de wijze waarop de herbenoemingscommissie haar werkzaamheden heeft verricht,
•een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de herbenoemingscommissie alsmede of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
Artikel 27 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
1De herbenoemingscommissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over de rolvervulling van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de Commissaris van de Koning.
2Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en Commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de herbenoemingscommissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
3Indien terzake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
HOOFDSTUK 4 Overige bepalingen
Artikel 28 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 29 Ontbinding van de commissie
De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:
•bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd;
•bij een klankbordcommissie: de klankbordcommissie wordt automatisch ontbonden bij gemeenteraadsverkiezingen;
•bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.
Artikel 30 Archivering
1De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 29 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als ‘geheim’ worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.
2De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid: eeuwigdurend geldend;
3De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
4De secretaris draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag.
Artikel 31 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.
Intrekking
De verordening op de vertrouwenscommissie burgemeestersvacature gemeente Landsmeer van januari 2011 en de Verordening evaluatiegesprekken burgemeester en raad van juni 2012 worden ingetrokken op het moment dat de Verordening op de vertrouwenscommissie voor de benoeming van de burgemeester, de klankbordcommissie voor de gesprekken met de burgemeester en de herbenoemingscommissie voor de herbenoeming van de burgemeester van de gemeente Landsmeer 2017, in werking treedt.