Aanhef
De raad van de gemeente Land van Cuijk;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 oktober 2025;
gelet op artikel 213 Gemeentewet, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de Kadernota rechtmatigheid, de Nota verwachting accountantscontrole SiSa en de Controleverordening Land van Cuijk 2023;
besluit:
vast te stellen het Controleprotocol Land van Cuijk 2025.
1. Inleiding
1.1 Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan:
•het college over de te hanteren verantwoordings- en rapportagegrens voor de rechtmatigheidscontrole en de daarvoor geldende normstelling en;
•de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Land van Cuijk.
De gemeenteraad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover deze strikter zijn dan de wettelijke minimumeisen.
1.2 Wettelijk kader
De Gemeentewet (GW), artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393, eerste lid van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Dit, voor de controle van de in artikel 197 van de GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.
De verordening ex artikel 213 GW voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Land van Cuijk (de “Controleverordening gemeente Land van Cuijk 2024”).
In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol
1Dit controleprotocol kan voor meerdere jaren gelden. Het normenkader moet jaarlijks worden vastgesteld.
opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de jaarrekening controle, en daarmee tevens over het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Land van Cuijk.
Het normenkader bevat de externe wetgeving, de gemeentelijke verordeningen en raadsbesluiten met bepalingen over financieel handelen.
1.3 Hardheidsclausule
Ondanks het feit dat het normenkader zorgvuldig is opgesteld, is het moeilijk te garanderen dat dit kader limitatief is. Dit betekent dat in die gevallen waarin interne wet- en regelgeving, zoals die is ogenomen in het normenkader niet voorziet dan wel (interpretatie)ruimte laat, het college gemandateerd is om beslissingen te nemen. Besluiten van het college in deze worden ter kennis van de raad gebracht.
4. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties
3.1 Algemeen
Voor het oordeel over het getrouw beeld van de jaarrekening en de financiële beheers- handelingen richt de accountant de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten. De accountant baseert zich daarbij onder andere op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.
3.2 Goedkeuringstoleranties
De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
Voor de goedkeuringstoleranties volgt de raad de volgende wettelijke minimumeisen:
Strekking controleverklaring
Goedkeurend
Met beperking
Verklaring van oordeel onthouding/ Afkeurende verklaring
Afwijking in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle
≤ 2%
> 2% - ≤ 4%
> 4%
3.3 Rapporteringstoleranties
De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen van de accountant.
De rapporteringstolerantie wordt gespecificeerd in de Financiële verordening. Opgenomen in de financiële verordening onder artikel 11 lid 3 > € 0,2 miljoen vindt een toelichting plaats.
3.4 Verantwoordingsgrens rechtmatigheidsverantwoording
De grens waarboven afwijkingen in de rechtmatigheidsverantwoording moeten worden opgenomen wordt gespecificeerd in de Financiële verordening (artikel 11 lid 2). Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de vastgestelde grens dan is sprake van goedkeuring en kan het college aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. Boven het vastgestelde percentage moet het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording heeft als doel om de kwaliteit van de gemeentelijke bedrijfsvoering te verbeteren.
3.5 Verantwoordingsgrens Specifieke uitkering (SiSa-bijlage bij de jaarrekening)
Via een aparte bijlage bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over een nader bepaald aantal specifieke uitkeringen (Nota Verwachtingen Accountantscontrole SiSa ). Het ministerie van BZK heeft voorgeschreven dat de getrouwheid en rechtmatigheid van deze bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarrekening, wel geldt een specifieke rapporteringstolerantie. In het kader van de Single information Single audit (SiSa) zijn door het ministerie van BZK de onderstaande rapporteringstoleranties voorgeschreven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen:
Rapporteringstolerantie SiSa:
Omvang specifieke uitkering
Rapporteringstolerantie
≤ € 125.000
€ 12.500
> € 125.000 en ≤ € 1 miljoen
10% van de specifieke uitkering
> € 1 miljoen
€ 125.000
Bovenstaande betekent dat de accountant alle geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden rapporteert die afzonderlijk op regeling niveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen.
4. Rapportage
4.1 Rapporteren door het college
Het college geeft middels de door de commissie BBV voorgeschreven rechtmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze, binnen de verantwoordingsgrens, in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders. Deze kaders zijn onder meer de begroting, gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Bij overschrijding van de rechtmatigheidsverantwoordingsgrens beschrijft het college de overschrijdingen met in de paragraaf Bedrijfsvoering welke actie zij onderneemt om de afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
4.2 Rapporteren door de accountant
Overleg accountant
Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats tussen de accountant en de auditcommissie van de raad, de portefeuillehouder financiën, de teammanager van de financiële afdeling, de teammanager Rechtmatigheid en Advies en de concerncontroller.
(Gemeentewet artikel 213 is in artikel 4, lid 3). Details zijn opgenomen in Bijlage 1.
Rapportage accountant
Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:
Interim controles
In het derde/vierde kwartaal van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht (de zogenaamde Managementletter). Het resultaat wordt in een rapportage integraal en rechtstreeks ter kennis gebracht van en besproken met de Auditcommissie. Bestuurlijk relevante zaken worden, op grond van de overeengekomen rapportagewensen, ook aan de gemeenteraad gerapporteerd.
Verslag van bevindingen
Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.
In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer en verantwoording daarover waarborgen. De Auditcommissie ontvangt hiervan eveneens een exemplaar.
Uitgangspunten voor de rapportagevorm
Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.
Controleverklaring
In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.
Als de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt de accountant dit direct schriftelijk aan de raad en zendt hij een afschrift hiervan aan het college.
Verdere details met betrekking tot de rapportering van de accountants zijn opgenomen in Bijlage 2.
Het Controleprotocol gemeente Land van Cuijk 2024 wordt ingetrokken.
Bijlage 1: Accountantsoverleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn.
Aantal per jaar
Toelichting
Auditcommissie
Minimaal 3
De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De Auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de Auditcommissie zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming inzake de nadere invulling van de controleopdracht. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de Auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken met de Auditcommissie. De raad ontvangt integraal alle uitgebrachte rapportages.
Griffier
Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking, informeel voortgangsoverleg naar behoefte en de momenten en wijze waarop de rapportages aan de raad worden voorgelegd.
Gemeentesecretaris/ concerndirecteur/ concerncontroller
Periodiek
De gemeentesecretaris en (concern)controller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie.
Bijeenkomsten: pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interimcontrole (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen).
Concerncontroller/ Teammanager Financiën
Minimaal 3
Het financieel management is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim controle en van de eindejaar controle. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken.
Sectoren/diensten/
Ciso
In overleg
Binnen de sectoren/ diensten zal, in het kader van onze controle, nader overleg van toepassing kunnen zijn met de directeuren/team managers en verantwoordelijken voor de relevante primaire processen.
Wethouder Financiën
3
Pre-auditgesprek, bespreking bevindingen interim controle en eindejaar controle.
College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad
In overleg
Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van het college en de gemeenteraad.
Bijlage 2: Rapportage Accountant
Rapportage Accountant
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Gericht aan
Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interim-controle
Na afronding van de interim controle.
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.
Raad (hoofdlijnen) Auditcommissie College
Verslag van bevindingen
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapportering-toleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.
Raad Auditcommissie
Accountantsverklaring
Na afronding van de controle van de jaarrekening.
Oordeel van de accountant over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft in overeenstemming met verslaggevingsvoorschriften.
Raad Auditcommissie