Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022

Artikel 1 Begripsbepalingen

In reglement wordt verstaan onder:

a.Commissie: de auditcommissie

b.De raad: de gemeenteraad

c.Het college: het college van burgemeester en wethouders

d.Accountant: de accountant die door de raad op grond van de verordening bedoeld in artikel 213 van de gemeentewet is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

e.De voorzitter: de voorzitter van de commissie

Artikel 2 Instelling en doel

1De raad stelt een Auditcommissie in.

2De auditcommissie wordt ingesteld met als doel de raad te assisteren in zijn controlerende functie door te adviseren over:

a.betrouwbaarheid en relevantie van de (tussentijdse) verslaggeving ten behoeve van de raad.

b.effectiviteit van beheersing van risico’s binnen de gemeente.

c.opdracht aan en functioneren van externe accountant.

d.opzet, bestaan en werking ‘interne’ audit instrumentarium.

e.controle op de rechtmatigheid en doelmatigheid van de gemeentelijke uitgaven op basis van bevindingen vanuit:

1de accountantscontrole

2de rekenkamercommissie

3de concerncontroller

f.opvolging van aanbevelingen die komen vanuit:

1de accountantscontrole

2de rekenkamercommissie

3de concerncontroller

g.naleving wet- en regelgeving en andere relevante voorschriften door de gemeente.

Artikel 3 Taken

De auditcommissie heeft de volgende taken:

1Adviseren van de raad over de eventuele aanpassing van de verordeningen bedoeld in de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet.

2Het voeren van overleg met het college of met de portefeuillehouder financiën op het gebied van planning en control en advisering over planning van de Planning en control cyclus.

3Adviseren bij de aanbesteding, verlenging, evaluatie en eventuele beëindiging van de samenwerking met de accountant.

4Adviseren bij de inhoud van de controle door de externe accountant (opdrachtbrief en eventueel aanvullend onderzoek).

5Adviseren en beoordelen van het controleprotocol en normenkader alsmede het adviseren aan de raad over onderwerpen, die naast de reguliere controle zullen worden getoetst in het kader van de accountantscontrole.

6Het periodiek voeren van overleg met de accountant over de uitvoering van de opdracht in algemene zin en de uitgebrachte controlerapporten (controleverklaring, management letter en het verslag van bevindingen) specifiek.

7Het voorbereiden van de behandeling van de jaarrekening en jaarverslag in en door de raad. De commissie beoordeelt deze documenten op kwaliteit, rechtmatigheid en doelmatigheid. De commissie neemt kennis van de controleverklaring en het verslag van bevindingen en betrekt de inhoud daarvan bij haar oordeel.

8Adviseren over de inrichting van de interne controles en administratieve organisatie van de gemeente.

9Bevorderen van afstemming met overige onderzoeken zoals 213a onderzoeken en rekenkamercommissie voor 31 december voorafgaand aan het onderzoeksjaar.

10Adviseren over onderzoeksonderwerpen.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit tenminste 2 en maximaal 4 leden, waarvan maximaal één lid per fractie, die door de raad worden aangewezen.

2De leden van de commissie zijn lid van de raad.

3De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

4De commissie kan interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

5Bij verhindering kan een commissielid zich door een ander lid uit zijn fractie laten vervangen.

6De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en coördineert haar ondersteuning.

Artikel 5 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

2Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het niet meer voldoen aan het vereiste in artikel 4 lid 2, door ontslagname of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

Artikel 6 Voorzitter

De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het bewaken van het doel en de taken. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de griffier of zijn plaatsvervanger.

Artikel 7 Vergaderingen, quorum, besluitvorming en verslaglegging

1De commissie vergadert minimaal twee maal per jaar of zo vaak als zij nodig acht, ter uitvoering van de in artikel 3 genoemde taken.

2De vergaderstukken worden tijdig voor de vergadering waarop zij betrekking hebben gepubliceerd in het vergadersysteem van de raad. Indien de vergaderstukken in onvoorziene omstandigheden niet tijdig kunnen worden verstrekt wordt dit kenbaar gemaakt aan de auditcommissie en worden hierover afspraken gemaakt.

3De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie in meerderheid anders bepaalt.

4De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

5In haar adviezen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

6Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

7Van iedere vergadering wordt een conceptverslag op hoofdlijnen gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

8Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

9De verslagen worden ter kennis gebracht aan de raad en adviseurs van de commissie.

Artikel 8 Informeren raad

1De commissie informeert de raad over gemaakte afspraken met de accountant en / of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in een vergadering van de raad.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

1Dit reglement treedt in werking op 1 april 2022.

2Het reglement kan worden aangehaald als Reglement Auditcommissie gemeente Laarbeek 2022.