Algemeen verbindend voorschrift van de gemeenteraad van de gemeente Krimpen aan den IJssel houdende regels voor de auditcommissie Verordening Auditcommissie 2015

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.wet: Gemeentewet;

b.commissie: Auditcommissie;

c.raad: gemeenteraad;

d.voorzitter: voorzitter van de Auditcommissie;

e.college: college van burgemeester en wethouders;

f.accountant: controlerend accountant, aangesteld conform artikel 213 Gemeentewet;

g.gemeente: gemeente Krimpen aan den IJssel

Artikel 2 Doel commissie

De commissie heeft als doel verbetering en bewaking van de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen de gemeente. Om dit doel te bereiken is de commissie gericht op het tot stand brengen van advisering en afstemming ten behoeve van de raad voor alle activiteiten in de gemeente op het gebied van auditing, financieel beleid en beheer en aangrenzende gebieden. Ze voert daarover overleg tussen raad, raadscommissies, college, rekenkamer, accountant en ambtelijke organisatie.

Artikel 3 Taken commissie

De commissie:

a.is belast met de voorbereiding van procedures tot selectie en aanwijzing van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de wet en brengt aan de raad een advies uit over de benoeming;

b.is het directe aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;

c.bespreekt jaarlijks het controleplan van de accountant en brengt hierover een advies uit aan de raad;

d.bespreekt de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad en brengt hierover advies uit aan de raad;

e.bespreekt de onderzoeksrapporten van de rekenkamer, voor zover deze op het expertisevlak liggen van de auditcommissie door het technisch-financieel karakter en brengt daarover advies uit aan de raad waarbij per keer wordt bezien op welke manier de advisering wordt vormgegeven;

f.is belast met het nazien van de opvolging van de aanbevelingen uit rapporten zoals door de raad vastgesteld;

g.adviseert de raad over de uitvoering en de aanpassingen van de verordeningen gebaseerd op de artikelen 212, 213 en 213a van de wet;

h.bevordert de kwaliteitsverbetering van de planning en controlcyclus en brengt hierover advies uit aan de raad;

i.bevordert dat onderzoeken van de accountant, de rekenkamer, de gemeenteraad en het college op het terrein van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid op elkaar worden afgestemd;

j.adviseert de raad over het gevoerde en te voeren financieel beleid;

k.adviseert de raad anderszins gevraagd en ongevraagd over een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende taak en de financiële verantwoordelijkheden van de raad.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat uit vijf (burger)raadsleden die door de raad worden benoemd.

2In de commissie zitten maximaal drie burgerleden.

3Per raadsfractie kan maximaal één lid benoemd worden in de auditcommissie.

4Bij verhindering van een lid, kan hij/zij worden vervangen door een ander lid van de fractie.

5De griffier of een medewerker van de griffie is secretaris van de commissie.

6De commissie heeft als adviseurs:

-de portefeuillehouder Financiën;

-het hoofd van de afdeling Financiën en Control;

-de accountant;

-de directeur van de rekenkamer.

Overige interne of externe adviseurs kunnen op uitnodiging van de commissie vergaderingen bijwonen en advies uitbrengen aan de commissie.

7Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van (burger)raadslid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

8De commissie benoemt uit haar midden de voorzitter.

Artikel 5 Werkwijze

1De commissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig oordeelt of ten minste twee leden onder opgave van redenen dit aan de voorzitter vragen.

2De voorzitter belegt de vergaderingen. Hij draagt er zorg voor dat de oproepingen – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor de vergadering aan de leden worden verzonden.

3De oproepingen vermelden datum, tijd, plaats en te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden zo mogelijk tegelijkertijd aan de leden toegezonden.

4Van de vergaderingen van de commissie wordt door de secretaris een samenvattend verslag gemaakt. Het verslag wordt ter kennisname gebracht aan de raad.

Artikel 6 Besluitvorming

1Besluiten van de commissie worden genomen bij meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen.

2Indien één van de leden van de commissie dit wenst, wordt een minderheidsstandpunt bij een advies ter kennis gebracht van de raad.

3De commissie kan slechts beraadslagen en besluiten wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

4Indien er over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

5Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot de eerstvolgende vergadering waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 7 Bevoegdheden

1De commissie brengt haar adviezen schriftelijk uit richting de raad.

2De commissie is bevoegd aan de raad over de in artikel 2 genoemde taken voorstellen uit te brengen voorzien van een ontwerp van de door de raad te nemen besluiten.

3De commissie kan de raad verzoeken om een externe deskundige om de commissie van advies te dienen.

4De commissie is bevoegd de voorbereidende handelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met, dan wel het ontslag van, de accountant.

5De commissie is bevoegd voor haar ondersteuning een beroep te doen op de ambtelijke bijstand zoals bedoeld in artikel 33 van de Gemeentewet en verder vastgelegd in regelgeving binnen de gemeente Krimpen aan den IJssel.

Artikel 8 Openbaarheid vergaderingen en vergaderstukken

1De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar.

2De adviezen van de commissie en de verslagen van de vergaderingen van de commissie zijn in beginsel openbaar. De commissie kan op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die zij aan het college, aan de raad of de leden van de raad overlegt. Het bepaalde in artikelen 25 en 55 van de wet is van toepassing. Geheimhouding geldt voor hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen. De geheimhouding wordt in acht genomen totdat de commissie die opheft.

3Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot de raad heeft gericht, wordt geheimhouding in acht genomen totdat de raad haar opheft.

4Op grond van het belang in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, kan geheimhouding eveneens worden opgelegd door het college en de burgemeester, ieder ten aanzien van de stukken die hij aan de commissie overlegt. Daarvan wordt op de stukken melding gemaakt. De geheimhouding wordt in acht genomen tot het orgaan dat haar heeft opgelegd dan wel de gemeenteraad haar opheft.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening Auditcommissie 2015’.

2Deze verordening treedt in werking op 1 november 2015.