Organisatiestatuut gemeente Kampen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit statuut wordt verstaan onder:

-de organisatie: het totale ambtelijke apparaat dat ten dienste staat van het gemeentebestuur, met uitzondering van de griffie;

-integraal management: een managementconcept dat is gebaseerd op het uitgangspunt dat de manager, binnen vastgestelde kaders, verantwoordelijk is voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de ter beschikking gestelde middelen;

-middelen: hieronder worden zowel personeel, informatisering, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting verstaan (PIJOFACH);

-planning en control: het geheel van activiteiten dat uitgevoerd moet worden om duidelijk te maken wat er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van een bestuurlijk proces (planning), de (voortgangs)rapportage(s) daarover, de benodigde bijsturing en uiteindelijk de verantwoording over de behaalde resultaten aan het bestuur (control).

Artikel 2 Reikwijdte

Dit statuut heeft onder meer een relatie met de volgende gemeentelijke regelingen en besluiten:

-het Bevoegdhedenbesluit gemeente Kampen;

-het Aanwijzingsbesluit gemeentelijke functionarissen gemeente Kampen;

-de Financiële verordening gemeente Kampen (art. 212 Gemeentewet);

-de Controleverordening gemeente Kampen (art. 213 Gemeentewet);

-de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Kampen (art. 213a Gemeentewet);

-de Regeling Budgetbeheer Kampen;

-de Organisatiefilosofie.

Artikel 3 Hoofdkenmerken van de organisatie

1De organisatie werkt onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college.

2De organisatie staat onder leiding van de gemeentesecretaris.

3De organisatie bestaat uit elf afdelingen:

-Administratie en ondersteuning;

-Advies en bedrijfsvoering;

-Beleid fysiek domein;

-Beleid sociaal domein;

-Bestuursadvisering;

-Dienstverlening en informatie;

-Fysieke leefomgeving;

-Gemeentewerken;

-Inkomen en bedrijfsvoering sociaal domein;

-Ruimtelijke realisatie;

-Toegang sociaal domein.

4Een afdeling staat onder leiding van een afdelingshoofd.

5De algemeen directeur kan na overleg in de directie en met de Ondernemingsraad taken van de ene naar de andere afdeling overhevelen.

Artikel 4 Algemene uitgangspunten voor de sturing van de organisatie

1De organisatie kenmerkt zich door de volgende principes:

-concernsturing (kaderstelling door directie, uitvoering door de afdelingen);

-omgevingsbewustzijn (van buiten naar binnen);

-integraal samenwerken (opgavegericht werken);

-resultaatgerichtheid;

-verantwoordelijkheden laag in de organisatie

2De afdelingen worden binnen de kaders van dit statuut geleid volgens de principes van integraal management.

Artikel 5 Aangaan arbeidsovereenkomst en ontslag

1Het college gaat de arbeidsovereenkomst met de gemeentesecretaris aan en is bevoegd om de gemeentesecretaris te schorsen of te ontslaan.

2Het college stelt de benoemingsprocedure voor de gemeentesecretaris vast. Bij de selectie wordt een vertegenwoordiging van het college, de directie, de afdelingshoofden en de Ondernemingsraad betrokken.

Artikel 6 Hoofdtaken

1De hoofdtaken van de gemeentesecretaris1 zijn:

-algemeen adviseur van het college en de burgemeester in brede zin;

-algemeen directeur;

-bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

2De gemeentesecretaris wordt bij afwezigheid vervangen door een door het college aangewezen loco-secretaris.

3Bij langdurige afwezigheid treft het college een voorziening.

1Eventuele wijzigingen in de wettelijk vastgelegde taken voor de gemeentesecretaris, werken door en treden zo nodig in plaats van hetgeen is opgenomen in dit statuut.

Artikel 7 Verantwoordelijkheden als gemeentesecretaris en algemeen adviseur van het college

1Om een goede vervulling van de taken van het college mogelijk te maken is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor:

a.een gedegen en tijdige advisering;

b.correcte informatievoorziening;

c.doelmatige en effectieve ondersteuning.

2Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor een goede voorbereiding en orde van de vergadering van het college.

3De gemeentesecretaris is de burgemeester behulpzaam bij de bewaking van het functioneren van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur.

4De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de administratie en verslaglegging van collegevergaderingen en bevordert een goed functioneren van het college.

5De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor het vastleggen van collegebesluiten in een besluitenlijst en ziet er op toe dat collegebesluiten voortvarend en correct worden uitgevoerd.

6De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de procedurele afstemming met de griffie.

Artikel 8 Verantwoordelijkheden als algemeen directeur

1De algemeen directeur is eindverantwoordelijke voor de organisatie.

2De algemeen directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het vastgestelde beleid

3De algemeen directeur doet dit door:

-het geven van sturing aan de organisatie;

-het erop toezien en bevorderen dat gewerkt wordt overeenkomstig de in artikel 4, tweede lid genoemde principes.

4De algemeen directeur voert deze taak uit in nauwe samenwerking met de concernmanagers.

Artikel 9 Samenstelling en vervanging

1De directie bestaat uit drie leden, te weten de algemeen directeur en twee concernmanagers.

2De leden van de directie vervangen elkaar bij afwezigheid.

3Bij langdurige afwezigheid treft het college op voorstel van één van de directieleden een voorziening.

Artikel 10 Verantwoordelijkheden van de directie

1De directie heeft gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor de gehele organisatie, met de algemeen directeur als eindverantwoordelijke.

2De directie stelt, met inachtneming van de bevoegdheden van het college, gemeentebrede kaders en richtlijnen vast.

3De directie is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 4, tweede lid.

4De directie is verantwoordelijk voor de organisatieontwikkeling.

5De directie legt haar werkwijze vast in een directiestatuut.

6Ieder directielid kan aan alle medewerkers informatie vragen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig is.

Artikel 11 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden concerncontroller

1De concerncontroller toetst de kwaliteit en de werking van processen en systemen die zijn gericht op een doelmatige en doeltreffende uitvoering van het door de gemeenteraad vastgestelde beleid en een verantwoord en rechtmatig gebruik van de middelen die daarvoor worden inzet. Dit betreft met name:

a.de inrichting en werking van de gemeentelijke planning- & controlcyclus en de kwaliteit van de daaruit voortvloeiende documenten, zoals begroting, jaarstukken en jaarverslag en tussentijdse rapportages;

b.de inrichting en werking van de administratieve organisatie en daaruit voortvloeiende beheersmaatregelen, alsmede de inrichting en werking van de verbijzonderde interne controle (VIC);

c.de toetsing van college- en raadsvoorstellen aan het college of de gemeenteraad vastgestelde beleid en de daarvoor beschikbaar gestelde middelen, kaders voor de bedrijfsvoering en vigerende wet- en regelgeving;

d.de uitvoering van doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoeken, waaronder begrepen de onderzoeken die worden uitgevoerd in het kader van de Verordening onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Kampen (art. 213a Gemeentewet);

e.het toezien op de inrichting en werking van het gemeentelijk risicomanagement en de uitvoering van beheersmaatregelen die daaruit voortvloeien.

2De concerncontroller adviseert en rapporteert over de uitvoering en de resultaten van zijn werkzaamheden, zoals beschreven in het eerste lid, aan de directie en het college.

3De concerncontroller is bevoegd om over onderwerpen, zoals beschreven in het eerste lid, rechtstreeks mededelingen te doen en adviezen te geven aan het college. Hij doet hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

4De concerncontroller is bevoegd om bij alle ambtenaren inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taak nodig zijn.

5Bij langdurige afwezigheid van de concerncontroller treft de directie een voorziening.

Artikel 12 Hoofdtaken afdelingen/afdelingshoofden

1De afdelingen hebben als taak om op professionele, doelmatige, rechtmatige en effectieve wijze het beleid zoals vastgelegd in de begroting en de werkplannen voor te bereiden, uit te voeren, te evalueren en daarover verantwoording af te leggen binnen de daarvoor gestelde kaders en middelen, waaronder financiën.

2Als een beleidsonderwerp zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt, wijst de gemeentesecretaris – na overleg in de directie – één van de afdelingen aan als verantwoordelijke voor dat onderwerp.

3Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een goede dienstverlening aan de inwoners, bedrijven en instellingen.

Artikel 13 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden afdelingshoofd

1Het afdelingshoofd is belast met de leiding en het beheer van zijn/haar afdeling.

2Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk en bevoegd voor het realiseren van de door het bestuur gestelde doelen met de daarvoor ter beschikking gestelde middelen, zoals vastgelegd in de programmabegroting. Dit alles binnen de daarvoor gestelde kaders volgens dit statuut en/of het directiestatuut.

3Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het, conform de door de directie/college/raad vastgestelde planning en richtlijnen, tijdig en volledig aanbieden van de stukken in het kader van de planning en controlcyclus (kadernota, begroting, werkplan, bestuursrapportages en jaarstukken).

4Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor een doelmatige, doeltreffende en rechtmatige inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie en interne controle van de afdeling, zodanig dat dit leidt tot een getrouwe en rechtmatige verantwoording van de activiteiten van de afdeling.

5Het afdelingshoofd is er voor verantwoordelijk dat de adviezen en plannen voor de directie/het college/de burgemeester voldoen aan de gestelde kaders en de uitgangspunten van het strategisch beleid, coördinatie en integraliteit.

6Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het uitdragen, bevorderen en ontwikkelen van de sturingsprincipes als bedoeld in artikel 4, tweede lid.

7De afdelingshoofden oefenen hun verantwoordelijkheid uit met inachtneming van de door de directie gestelde concernkaders.

8De afdelingshoofden voeren hun bevoegdheden uit met inachtneming van de regels en reglementen zoals die zijn vastgelegd in de organisatie.

9Het afdelingshoofd houdt periodiek afdelingsoverleg met de medewerkers van de afdeling.

Artikel 14 Vervanging afdelingshoofden

1Het afdelingshoofd wordt bij afwezigheid horizontaal vervangen door een ander afdelingshoofd. Hiervoor wordt een rooster opgesteld.

2Bij langdurige afwezigheid van een afdelingshoofd treft de directie een voorziening.

Artikel 15 Nadere regels en instructies

1De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de leden van de directie worden voor zover nodig in aanvulling op dit statuut nader geregeld in door het college vast te stellen regels en instructies.

2De bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de overige in dit statuut genoemde functionarissen worden voor zover nodig in aanvulling op dit statuut nader geregeld in door de directie vast te stellen regels en instructies.

3De taakverdeling tussen organisatieonderdelen wordt voor zover nodig in aanvulling op dit statuut nader geregeld in door de directie vast te stellen regels en instructies.

Artikel 16 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin dit statuut niet voorziet beslist het college.

Artikel 17 Intrekking Organisatiestatuut gemeente Kampen

Het Organisatiestatuut gemeente Kampen, vastgesteld bij collegebesluit van 27 mei 2014, wordt ingetrokken.

Artikel 18 Inwerkingtreding

1Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiestatuut gemeente Kampen.

2Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 april 2019.