Gemeenschappelijke Regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West- Friesland

Artikel 1 Definities

Deze regeling verstaat onder:

a.openbaar lichaam: het rechtspersoonlijkheid bezittend openbaar lichaam Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland als bedoeld in artikel 8 eerste lid van de wet.

b.deelnemers: de aan deze regeling deelnemende gemeentebesturen

c.gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van de provincie Noord Holland

d.de Wet: de Archiefwet 1995

e.de regeling: deze gemeenschappelijke regeling

f.de archivaris: de functionaris zoals bepaald in artikel 32 Archiefwet 1995.

Artikel 2 Het openbaar lichaam

1Voor het realiseren van het belang en de uitvoering van de taken en het uitoefenen van bevoegdheden zoals omschreven in deze regeling wordt een openbaar lichaam ingesteld.

2Het openbaar lichaam is genaamd Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland.

3Het openbaar lichaam is gevestigd in Hoorn.

Artikel 3 Doel en belang

1Het openbaar lichaam is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zever deze niet zijn overgebracht (artikelen 30 en 32 Archiefwet 1995).

2Het openbaar lichaam heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en deze op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek.

Artikel 4 Taken en bevoegdheden

1Voor de behartiging van de in het eerste lid van het vorige artikel genoemde belangen vervullen het openbaar lichaam en zijn organen alle taken die de Wet aan de deelnemers en hun bestuursorganen toekent.

2De daartoe bevoegde bestuursorganen van de deelnemers dragen in dat kader alle in de Wet aan hen toegekende bevoegdheden over aan de overeenkomstige bestuursorganen van het openbaar lichaam.

3Het openbaar lichaam zal in het kader van de belangen vermeld in het tweede lid van het vorige artikel zorgdragen voor de ontwikkeling van een samenhangend cultuur-historisch beleid, waarin in ieder geval de lokale en regionale geschiedbeoefening gestimuleerd zal worden.

4Het openbaar lichaam verleent inspraak aan ingezetenen en andere belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Op inspraak is in beginsel de procedure van afdeling 3.4 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing, tenzij het openbaar lichaam een andere inspraakverordening heeft vastgesteld.

Artikel 5 Taakuitoefening voor derden

1Het openbaar lichaam kan desgevraagd taken in het kader van de Wet dan wel met betrekking tot de cultuur-historische functie voor derden uitoefenen.

2Het algemeen bestuur beslist over de vraag of en in welke omvang het openbaar lichaam voor een derde taken gaat uitvoeren.

3Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam zal daartoe op voorstel van het dagelijks bestuur een stelsel van algemene voorwaarden “Dienstverlening aan derden” vaststellen.

Artikel 6 Bestuursorganen

De bestuursorganen van het openbaar lichaam zijn:

a.het algemeen bestuur

b.het dagelijks bestuur

c.de voorzitter.

Artikel 7 Samenstelling

1Het algemeen bestuur bestaat uit één lid per deelnemende gemeente.

2De raden van de deelnemende gemeenten wijzen daartoe ieder één lid uit hun midden, de voorzitter inbegrepen of uit de wethouders aan.

3Tegelijk met de aanwijzing in het vorige lid, zorgen de raden voor de aanwijzing van plaatsvervangende leden.

Artikel 8 Zittingsduur

1De aanwijzing van de leden vindt plaats op de dag, waarop de eerste vergadering van de raden in nieuwe samenstelling na gehouden verkiezingen plaatsvindt.

2De aanwijzing van de leden is gelijk aan de zittingsperiode van de raden.

3Alle leden treden af met ingang van de dag als bedoeld in het eerste lid van dit artikel.

4Het lid dat ophoudt lid te zijn van het gemeentelijk bestuursorgaan, waarin hij zitting heeft, houdt tevens op lid te zijn van het algemeen bestuur.

5Een lid kan te allen tijde ontslag nemen als lid van het algemeen bestuur. Hij geeft van dit voornemen terstond kennis aan het algemeen bestuur en aan de raad van zijn gemeente.

6De betreffende raad voorziet binnen tien weken na de datum van kennisgeving in het vorige lid in de tussentijdse vacature. De raad stelt het algemeen bestuur schriftelijk in kennis van de voorziening in de vacature.

7In geval van het bestaan van een of meer vacatures blijft het algemeen bestuur bevoegd besluiten te nemen.

Artikel 9 Werkwijze

1Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en verder zo dikwijls als:

a.de voorzitter of het dagelijks bestuur een vergadering nodig oordelen;

b.tenminste een derde van de leden van het algemeen bestuur dit schriftelijk, onder opgaaf van redenen, verzoeken.

2Op de vergaderingen van het algemeen bestuur is het bepaalde in artikel 22, leden een en drie tot en met vijf van de Wet gemeenschappelijke regelingen van overeenkomstige toepassing.

3Voor de stemverhouding wordt uitgegaan van gewogen en gekwalificeerde meerderheid. Dit houdt in dat om een besluit te kunnen nemen een meerderheid van het aantal gemeenten die een meerderheid van het aantal inwoners in West-Friesland, vertegenwoordigen, benodigd is.

4Voor de vaststelling van het aantal inwoners per deelnemer, zoals bedoeld in het voorgaande lid, wordt uitgegaan van de per 1 januari van ieder jaar door het CBS openbaar gemaakte bevolkingscijfers.

Artikel 10 Bevoegdheden

Alle taken en bevoegdheden die in deze regeling niet zijn opgedragen aan het dagelijks bestuur of de voorzitter, behoren aan het algemeen bestuur.

Artikel 11 Samenstelling

1Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere leden.

2Elk lid van het dagelijks bestuur is als portefeuillehouder belast met een aantal aandachtspunten.

3Het algemeen bestuur kan besluiten maximaal twee leden aan het dagelijks bestuur toe te voegen van buiten de kring van het algemeen bestuur. Bij het bepalen van het profiel van deze leden zal met name uitgegaan worden van de belangen zoals bedoeld in artikel 3, lid 2 van de regeling.

Artikel 12 Zittingsduur

Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt, indien een lid als zodanig ontslag neemt of ontslagen wordt door het algemeen bestuur en zodra hij ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

Artikel 13 Werkwijze

Het dagelijks bestuur regelt in een reglement van orde de verdeling van de portefeuilles, de verantwoordelijkheden van de portefeuillehouders, de wijze waarop, indien nodig, wordt vergaderd, de oproeping voor de vergadering en al het nodige om goed te kunnen functioneren.

Artikel 14 Bevoegdheden

Tot de bevoegdheden van het dagelijks bestuur behoren in ieder geval:

a.Het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet of de regeling het algemeen bestuur is belast;

b.Beslissingen van het algemeen bestuur voor te bereiden en uit te voeren;

c.Tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het openbaar bestuur te besluiten, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 31 a van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

d.Te besluiten namens het openbaar lichaam, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

e.Het nemen van besluiten op grond van de overgedragen bestuursbevoegdheden van de colleges van de deelnemende gemeenten, zoals bepaald in artikel 4 van de regeling;

f.Het bevorderen van de belangen van het openbaar lichaam, zoals bepaald in artikel 3 van de regeling.

Artikel 15 Wijze van benoeming, taken en bevoegdheden

1De voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter worden door en uit het algemeen bestuur benoemd.

2De voorzitter is voorzitter van het algemeen en het dagelijks bestuur en als zodanig belast met de leiding van de vergaderingen.

3De voorzitter bevordert extern de belangen van het openbaar lichaam.

4De voorzitter tekent alle stukken die van het algemeen en dagelijks bestuur uitgaan. Hij kan deze tekeningsbevoegdheid bij besluit aan een ander opdragen.

5De voorzitter vertegenwoordigt het openbaar lichaam in en buiten rechte. Hij kan deze bevoegdheid bij besluit aan een ander opdragen.

6Het algemeen en dagelijks bestuur worden door de voorzitter over eventuele mandaat- en volmachtsbesluiten, zoals vermeld in de twee voorgaande leden, geïnformeerd.

Artikel 16 Commissies

1Het algemeen bestuur kan overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 24 en 25 van de Wet gemeenschappelijke regelingen commissies instellen.

2Het algemeen bestuur stelt in ieder geval een commissie in bestaande uit de gemeentesecretarissen van de deelnemers.

3Het dagelijks bestuur en de voorzitter kunnen tijdelijke commissies instellen.

Artikel 17 Aan de deelnemers

1Het algemeen en dagelijks bestuur verstrekken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken, schriftelijk aan de raden van de deelnemende gemeenten de door hen of door een of meer van hun leden gevraagde inlichtingen.

2Het algemeen en dagelijks bestuur en/of voorzitter geven ongevraagd aan de raden en colleges van de deelnemende gemeenten alle informatie die voor een juiste beoordeling van het gevoerde beleid nodig is. Zij verstrekken hiertoe in ieder geval tweemaal per jaar informatie over de voortgang van de uitvoering van de taakstelling zoals opgenomen in het operationele plan en de daarmee gepaard gaande kosten. Schriftelijke inlichtingen zendt het bestuur (dagelijks bestuur, algemeen bestuur en/of voorzitter) rechtstreeks aan en gelijktijdig aan de raden en in cc aan de colleges van de deelnemers. Als de informatie wordt verstrekt door het dagelijks bestuur of voorzitter dan wordt het algemeen bestuur vooraf geïnformeerd.

3Een lid van het algemeen bestuur verschaft de raad van de gemeente die hem aangewezen heeft alle inlichtingen die door die raad, een of meer leden daarvan of het college worden gevraagd.

4Een lid van het algemeen bestuur is aan de raad van de gemeente die hem aangewezen heeft en aan een of meer leden daarvan verantwoording schuldig over het door hem in dat bestuur gevoerde beleid.

5Een lid van het algemeen bestuur kan door de raad van de gemeente die hem aangewezen heeft als zodanig worden ontslagen, indien hij niet meer het vertrouwen van de raad bezit.

Artikel 18 Aan het algemeen bestuur

1De leden van het dagelijks bestuur zijn, tezamen en ieder afzonderlijk, aan het algemeen bestuur of een of meer leden daarvan verantwoording verschuldigd voor het door hen gevoerde bestuur.

2De leden van het dagelijks bestuur geven gevraagd en ongevraagd aan het algemeen bestuur of aan een of meer leden daarvan alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde en te voeren bestuur noodzakelijk is.

3Een lid van het dagelijks bestuur kan door het algemeen bestuur worden ontslagen als dit lid niet meer het vertrouwen van het algemeen bestuur bezit. Artikel 49 Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.

4Het bepaalde in de voorgaande leden is van overeenkomstige toepassing op de voorzitter.

Artikel 19 Personeel

1Het personeel is in dienst van de gemeente Hoorn en wordt gedetacheerd naar het openbaar lichaam.

2Tussen het openbaar lichaam, de gemeente Hoorn en de betreffende medewerker wordt een detacheringsovereenkomst gesloten waarin de nadere afspraken zijn uitgewerkt.

Artikel 20 Organisatie

1Middels een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Hoorn worden afspraken gemaakt over de faciliteiten die de gemeente Hoorn ter beschikking aan het openbaar lichaam.

2De gemeente Hoorn draagt er zorg voor dat de huisvesting van het openbaar lichaam exclusief beschikbaar is en blijft voor de adequate taakvervulling daarvan, zoals vermeld in de artikelen 3 en 4 van de regeling.

3De kosten die de gemeente Hoorn maakt voor het openbaar lichaam zullen jaarlijks in de begroting van het openbaar lichaam worden opgenomen. De kosten worden verrekend op basis van het bepaalde in artikel 23 van deze regeling. De gemeente Hoorn deelt de kosten voor 1 maart gespecificeerd aan het dagelijks bestuur mede.

Artikel 21 De directeur

1De aansturing en dagelijkse leiding van het openbaar lichaam wordt opdragen aan de directeur van het “Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland”.

2Het algemeen bestuur stelt een instructie en mandaatregeling vast voor het functioneren van de directeur.

3Het algemeen bestuur zal de directeur aanwijzen als archivaris in de zin van de Wet.

4De directeur is secretaris van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

Artikel 22 Periodieke evaluatie

1Een evaluatie vindt minimaal 1 keer per 4 jaar plaats.

2De dienstverlenende gemeente zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de deelnemers van de regeling, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen en het stemmen daarover.

3Wanneer met een evaluatie wordt ingestemd draagt de dienstverlenende gemeente zorg voor de uitvoering van de evaluatie.

4De uitvoering van de evaluatie begint met een procesbeschrijving met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop de evaluatie wordt uitgevoerd en binnen welke termijn. De procesbeschrijving vermeldt ook of de evaluatie extra kosten voor de deelnemers tot gevolg heeft.

5Als de evaluatie conclusies en aanbevelingen bevat, dan verwerkt de dienstverlenende gemeente deze in een voorstel hoe hieraan gevolg wordt gegeven.

6De gevolgen als bedoeld in het vorige lid, kunnen aanleiding zijn om te betrekken in de daaropvolgende evaluatieperiode.

Artikel 23 Verordeningen financieel beleid, beheer en de controle

1Met betrekking tot de onderwerpen, zoals bepaald in de artikelen 212 en 213 Gemeentewet zijn de betreffende verordeningen van de gemeente Hoorn van overeenkomstige toepassing.

2Indien bij de uitvoering van de in het vorige lid bedoelde verordeningen mocht blijken, dat deze niet volledig dan wel inadequaat toepasbaar zijn, kan het algemeen bestuur na overleg met het college van de gemeente Hoorn besluiten aan deze verordeningen specifieke bepalingen toe te voegen en/of bepalingen uit die verordeningen niet van toepassing te verklaren.

Artikel 24 Beleidsmatige kaders en conceptbegroting

1Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een conceptbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze voor advies aan de commissie zoals vermeld in artikel 16, lid 2 van de regeling.

2Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 december in het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de begroting wordt opgesteld, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden van de deelnemende gemeenten voor zienswijzen.

3De gemeenteraden geven uiterlijk 1 maart hun zienswijze over de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

4Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de conceptbegroting aan de gemeenteraden voor zienswijzen. Het dagelijks bestuur dient tegelijktijdig met de conceptbegroting de voorlopige jaarrekening van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient aan de raden toe te sturen.

5In de conceptbegroting wordt aangegeven de naar raming voor elke deelnemende gemeente verschuldigde bijdrage per inwoner. Voor de berekening van de bijdrage wordt uitgegaan van het inwonertal per 1 januari voorafgaand aan dat, waarvoor de bijdrage verschuldigd is, volgens de door het CBS vastgestelde en gepubliceerde bevolkingsgegevens.

6De deelnemers kunnen het dagelijks bestuur uiterlijk 25 juni hun zienswijze over de conceptbegroting doen blijken.

7Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stelt de gemeenteraden voorafgaand aan het vaststellen van de begroting voor 15 juli schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het 5de lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

8Het dagelijks bestuur zendt de vastgestelde begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

Artikel 25 Jaarrekening en jaarverslag

1Het dagelijks bestuur legt over elk kalenderjaar verantwoording af over de inkomsten en de uitgaven onder overlegging van de daarop betrekking hebbende bescheiden.

2Het dagelijks bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar de getrouwheid en rechtmatigheid van de baten en lasten ingesteld door een daartoe overeenkomstig het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet aangewezen accountant.

3Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpjaarrekening, en het concept jaarverslag voor advies aan de commissie zoals vermeldt in artikel 16, lid 2 van de regeling.

4De gemeenteraden kunnen op de concept bestemming van het rekeningresultaat hun zienswijze kenbaar maken aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling.

5Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling stelt de gemeenteraden voorafgaande aan het vaststellen van de jaarrekening schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

6Vervolgens zendt het dagelijks bestuur de ontwerpjaarrekening en het concept jaarverslag, voorzien van het schriftelijk advies van de adviescommissie vóór 15 april aan het algemeen bestuur.

7Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening en het jaarverslag vóór 1 juli vast. De vaststelling van de rekening strekt het dagelijks bestuur tot décharge, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. Het dagelijks bestuur doet van de vaststelling mededeling aan de deelnemers.

8Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening en het jaarverslag binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening

Artikel 26 Financiering en garantstelling

1Eventuele voorschotten voor de taakuitvoering door de gemeente Hoorn en de organisatie van het openbaar lichaam, zoals bepaald in de artikelen 19 en 20 van de regeling worden jaarlijks voor het begin van ieder kalenderjaar aan de deelnemers op basis van de begroting in rekening gebracht.

2De deelnemers zullen er steeds voor zorgdragen dat het openbaar lichaam over voldoende middelen beschikt om tijdig aan zijn verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

3Indien het algemeen bestuur blijkt dat een deelnemer weigert de uitgaven voor het openbaar lichaam op de begroting te zetten, doet het onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van het bepaalde in de artikelen 194 en 195 Gemeentewet.

Artikel 27 Toetreding

1Toetreding door andere gemeenten kan door een besluit van het algemeen bestuur plaatsvinden, indien tenminste twee derde van de deelnemers daarmee instemmen.

2Aan de toetreding kunnen door het algemeen bestuur nadere voorwaarden, waaronder financiële worden gesteld. De uitgangspunten voor deze voorwaarden worden door het algemeen bestuur vastgesteld in een nader besluit.

3Toetreding gaat in op 1 januari van het jaar volgend op dat waarin de voor de toetreding noodzakelijke wijziging van de regeling in werking is getreden.

4De raad van de toetreder wijst terstond na de inwerkingtreding het lid en plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur aan.

Artikel 28 Uittreding

1Gedurende een termijn van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum van deelname aan/toetreding tot de regeling, is uittreding niet mogelijk.

2Een deelnemer kan (geheel of gedeeltelijk) uittreden door toezending aan het algemeen bestuur van de daartoe strekkende besluiten van de raad en het college van burgemeester en wethouders. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het (algemeen) bestuur de betreffende besluiten heeft ontvangen. Van gedeeltelijke uittreding is sprake indien de deelnemer slechts een deel van de door het samenwerkingsverband ten behoeve van alle deelnemers uitgevoerde taken, als bedoeld in artikel 3 van deze regeling, wenst terug te nemen.

3Het dagelijks bestuur zendt de besluiten tot (gedeeltelijke) uittreding van een deelnemer aan de raden en colleges van de overige deelnemende gemeenten.

4Uittreding, geheel of gedeeltelijk, geschiedt per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht wordt genomen.

5Na ontvangst van de in het tweede lid bedoelde besluiten, komen de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur, uiterlijk 6 maanden voor de datum van uittreding, een concept-uittredingsregeling overeen, welke door de deelnemers wordt vastgesteld, waarbij de belangen van de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op reële en evenwichtige wijze worden afgewogen. In de concept-uittredingsregeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen, waaronder de gevolgen voor het vermogen, van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en/of overige verplichtingen door de uittredende deelnemer.

6Indien het algemeen bestuur constateert dat de besluiten tot uittreding van de bestuursorganen van de deelnemer de vraag oproepen of continuering van de samenwerking in de gemeenschappelijke regeling redelijkerwijs nog wel mogelijk is, doet zij de deelnemers een voorstel tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 30 van deze regeling.

7Het openbaar lichaam en de uittredende deelnemer zullen zich inspannen om de nadelige gevolgen van de uittreding voor het openbaar lichaam en de uittredende deelnemer zo veel mogelijk te beperken.

8Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende deelnemer de reële schade van het openbaar lichaam én de overblijvende deelnemers dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het (gedeeltelijk) uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, waarbij bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar wordt gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.

9De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in lid 8 wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen, indien vast staat dat deze zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende deelnemer naar rato wordt vastgesteld.

10De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in lid 8 genoemde afbouwperiode, waarbij geen verrekening van het vermogen plaats vindt.

11Op de uittreedsom wordt het aandeel van de uittredende deelnemer in de algemene reserve van het openbaar lichaam op de datum van uittreding in mindering gebracht, voor zover deze algemene reserve het benodigde weerstandsvermogen overschrijdt. Het aandeel in de algemene reserve wordt berekend naar rato van het inwoneraantal van de uittredende deelnemer. Indien er sprake is van een tekort in de algemene reserve ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen wordt de uittreedsom met dit tekort verhoogd overeenkomstig de hiervoor benoemde berekeningswijze.

12Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de deelnemer, zoals de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten afwaardering activa. De frictiekosten komen volledig ten laste van de uittredende deelnemer.

13Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle doorbelaste kosten als gevolg van overcapaciteit in materiele sfeer en andere verplichtingen, die ontstaan als direct gevolg van de uittreding gedurende de in lid 8 genoemde afbouwperiode. De desintegratiekosten die direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, komen integraal voor rekening van de uittredende deelnemer voor de duur van maximaal 5 jaar. Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel etc. komen naar rato van de kostenverdeelsleutel als bedoel in artikel 24, zesde lid van de regeling, voor rekening van de uittredende deelnemer bij algehele uittreding. Bij gedeeltelijke uittreding komen de desintegratiekosten voor rekening van de uittredende gemeente naar rato van uittreding.

14De kosten als bedoeld in lid 12 en lid 13 worden door de accountant van het openbaar lichaam bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.

15Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom, als bedoeld in het achtste tot en met het tiende lid, vragen de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende deelnemer.

16Het algemeen bestuur stelt de concept-uittredingsregeling vast en stuurt deze aan de deelnemende bestuursorganen ter besluitvorming. De uittredingsregeling is vastgesteld indien tenminste twee derde van het aantal deelnemers hiertoe besluiten.

17Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende deelnemer gehouden al haar verplichtingen na te komen.

18De uittreedsom dient binnen een termijn van 6 maanden na vaststelling als bedoeld in het zestiende lid door de uittredende deelnemer te zijn voldaan, tenzij in de uittredingsregeling een andere afspraak is gemaakt.

Artikel 29 Wijziging

1Zowel het dagelijks bestuur als de leden van het algemeen bestuur kunnen voorstellen tot wijziging van de regeling doen. Onder een wijziging wordt mede verstaan een aanvulling met of een schrapping van woorden of bepalingen in de regeling.

2Wijziging van de regeling vindt plaats door het algemeen bestuur op basis van eensluidende besluiten van twee derde van de deelnemers. Indien de wijziging betrekking heeft op het bepaalde in artikel 3 en/of artikel 4 van de regeling is de instemming van alle deelnemers vereist.

Artikel 30 Opheffing en liquidatie

1De regeling wordt opgeheven na een daartoe strekkend besluit van het algemeen bestuur op basis van daartoe strekkende besluiten van twee derde van de deelnemers.

2Een opheffingsbesluit kan niet worden genomen gedurende en periode van vijf jaar na de inwerkingtreding van deze regeling.

3In geval van opheffing zal het algemeen bestuur het dagelijks bestuur als vereveningscommissie aanwijzen.

4De vereveningscommissie stelt een liquidatieplan op. In dit plan kan van het bepaalde in de regeling worden afgeweken.

5Het liquidatieplan voorziet in de financiële en eventuele personele gevolgen van de opheffing. Het algemeen bestuur stelt het liquidatieplan vast gehoord de deelnemers.

6De gemeente Hoorn zorgt voor de afwikkeling van het vastgestelde liquidatieplan.

Artikel 31 Geschillenregeling

1Geschillen omtrent de uitleg of toepassing van bepalingen in deze regeling tussen bestuursorganen van deelnemende gemeenten of tussen bestuursorganen van het openbaar lichaam en die van een of meer deelnemers worden voorgelegd aan een geschillencommissie.

2De geschillencommissie bestaat uit drie onafhankelijke leden. Ieder der partijen benoemt één lid. Het derde lid, die tevens als voorzitter zal optreden, wordt na overleg met de partijen, benoemd door de twee door partijen aan te wijzen leden.

3De commissie bepaalt zelf haar werkwijze en stelt partijen hiervan op de hoogte.

4Partijen zijn verplicht de commissie op zijn verzoek alle informatie tijdig te verschaffen.

5De commissie brengt een zwaarwegend advies uit aan partijen.

6Indien een der partijen of beide zich niet kunnen vinden in dit advies, zal het geschil aan gedeputeerde staten worden voorgelegd overeenkomstig het bepaalde in artikel 28 Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 32 Archief

1Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van het openbaar lichaam overeenkomstig en volgens een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling ingevolge artikel 40 van de Wet.

2De secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

3Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

4Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van Westfries Archief.

5Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Westfries Archief.

6De archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland of Regionaal Historisch Centrum Alkmaar brengt minimaal tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

7Het dagelijks bestuur brengt minimaal tweejaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.

8De deelnemers aan de regeling stellen aan het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de overgedragen taken.

De zorgdragers van partijen, genoemd in lid 8, stellen een verklaring van terbeschikkingstelling op waarin de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de terbeschikkingstelling gestelde archiefbescheiden worden geregeld.

Artikel 33 Duur en inwerkingtreding

1Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2De gewijzigde regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking door de gemeente Hoorn in het Gemeenteblad. Indien de bekendmaking na 1 juli 2024 plaatsvindt, treedt de gewijzigde regeling met terugwerkende kracht in op 1 juli 2024.

3De gemeente Hoorn maakt een volledig ondertekend exemplaar van deze regeling alsmede van besluiten tot wijziging, tot uittreding van, van toetreding tot en tot opheffing van deze regeling tijdig in alle gemeenten bekend in het Gemeenteblad.

4Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 26, tweede lid, van de Wet.

Artikel 34 Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland.