Artikel 1 Instelling en begripsbepalingen
1Er is een auditcommissie.
2In deze verordening wordt verstaan onder:
a.De commissie: de auditcommissie;
b.de raad: de gemeenteraad;
c.het college: het college van burgemeester en wethouders;
d.de accountant: de accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;
e.de voorzitter: de voorzitter van de commissie;
f.het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
1De commissie heeft als aandachtsgebied de activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad. Hier wordt invulling aan gegeven door de reguliere P&C producten te agenderen, maar ook financieel technische onderwerpen zoals financiering, vraagstukken over vermogensontwikkeling en bestuurlijke dossiers met complexe e/o vertrekkende financiële componenten.
2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.
3Onder de in het eerste lid genoemde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:
a.de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;
b.het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad voor de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;
c.een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet van de gemeente Hollands Kroon;
d.een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;
e.het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;
f.het voorbereiden van het aanbestedingstraject ten behoeve van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;
g.een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door de accountant, de rekenkamercommissie en het college en over uitgevoerde onderzoeken en uit te brengen rapportages;
h.het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.
4De commissie heeft geen directe opdracht gevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.
Artikel 3 Samenstelling en benoeming
1De raad benoemt de leden van de commissie.
2De commissie bestaat uit een minimum van drie leden en een maximum van één afgevaardigd raadslid of fractieondersteuner per fractie.
3De griffier of diens plaatsvervanger draagt zorg voor het secretariaat van de commissie.
4De commissie heeft als adviseurs de concerncontroller of door hen aan te wijzen interne adviseurs.
5De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
Artikel 4 Zittingsduur
1De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij tussentijds ontslag als raadslid of fractieondersteuner.
2De raad kan een lid tussentijds ontslaan.
3Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.
Artikel 5 Voorzitter
1De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervanger.
2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.
Artikel 6 Vergaderingen en verslaglegging
1De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.
2Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.
3De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.
4De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.
5De portefeuillehouder financiën wordt uitgenodigd de vergadering van de commissie bij te wonen.
6De vergaderingen van de commissie zijn openbaar. De commissie kan besluiten met gesloten deuren te vergaderen, indien daartoe gelet op de betrokken belangen aanleiding bestaat.
7Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.
Artikel 7 Informeren raad
1De commissie informeert de raad via het presidium en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.
2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de raadsvergadering.
Artikel 8 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als de ‘Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon 2018’.
Artikel 9 Inwerkingtreding nieuwe verordening en vervallen oude verordening
1De ‘Verordening tot eerste wijziging van de Verordening auditcommissie gemeente Hollands Kroon’ vastgesteld door de raad van Hollands Kroon op 23-04-2015 komt te vervallen.
2Deze verordening treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 1 november 2018