Verordening op de auditcommissie van de gemeente Hillegom 2025

Artikel 1 De commissie en begripsomschrijvingen

1Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de auditcommissie.

2In deze verordening wordt verstaan onder:

a.commissie: de auditcommissie;

b.accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213 lid 2 Gemeentewet, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

c.voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

d.griffier: de griffier of diens plaatsvervanger;

e.lid: lid van de auditcommissie;

f.adviseurs: de accountant, leden van de rekenkamer, leden van het college, ondersteunende ambtenaren en overige deskundigen.

Artikel 2 Taken

De commissie:

1Is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid;

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

a.De voorbereiding van procedures tot selectie en voordracht van een accountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet en brengt aan de raad advies uit over een aanwijzing;

b.Het eerste aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant;

c.Een overlegplatform zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals bedoeld in artikel 2 lid 4 van de Controleverordening gemeente Hillegom;

d.De jaarlijkse bespreking van de rechtmatigheidsverantwoording van het college en de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole;

e.De bespreking van de bevindingen van de accountant naar aanleiding van specifieke rapportages in opdracht van de raad, zoals bijvoorbeeld de boardletter;

f.De advisering aan de raad over het jaarverslag en de jaarrekening, mede aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording van het college, de accountantsverklaring en het accountantsverslag;

g.De advisering aan de raad over de wijze van behandeling van specifieke rapportages van de accountant in opdracht van de raad.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit minimaal 2 leden tot maximaal evenveel leden als er fracties in de raad zijn.

2De raad benoemt de leden van de commissie. Elke fractie kan een lid voordragen. Zowel een raadslid als burgerlid kan tot lid worden benoemd.

3De raad benoemt uit zijn midden een voorzitter.

4De voorzitter:

a) is belast met het leiden van de vergadering;

b) is belast met het toezicht op de naleving van de verordening;

c) is belast met het woordvoerderschap namens de commissie;

d) neemt deel aan de vergadering;

5De commissie wijst uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter aan.

6De griffier is secretaris van de commissie.

Artikel 4 Vaste adviseurs

1De commissie heeft de volgende vaste adviseurs: de portefeuillehouder Financiën, de directeur Bedrijfsvoering, de financieel / concerncontroller, een vertegenwoordiger van de rekenkamercommissie en de accountant.

2De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meer adviseurs.

Artikel 5 Zittingsduur

1De leden van de commissie worden benoemd voor een periode gelijk aan de zittingsduur van de raad.

2De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval bij ontslag als lid van de raad of als burgerlid.

3De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

4Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

Artikel 6 Besluitvorming

1Besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen, uitgebracht door de leden en de voorzitter zoals bedoeld in artikel 3.

2Besluiten worden alleen genomen indien in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3Indien de stemmen staken heeft de voorzitter een doorslaggevende stem en bij diens afwezigheid de plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert minimaal 2 keer per jaar en verder zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van de in artikel 2 genoemde taken.

2Vergaderingen vinden alleen plaats als in de vergadering meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

3De uitnodiging en agenda worden ten minste een week voor de aanvang van de vergadering verstuurd – spoedeisende gevallen uitgezonderd.

4De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de agenda aan de leden toegezonden.

5Van iedere vergadering wordt een beknopt verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

Artikel 8 Beslotenheid van vergaderingen

1De vergaderingen van de commissie zijn besloten.

2De auditcommissie kan besluiten de geheimhouding voor een deel of geheel van de geagendeerde onderwerpen op te heffen.

Artikel 9 Inwerkingtreding

1De ‘Verordening auditcommissie Hillegom’ wordt ingetrokken;

2Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Verordening auditcommissie Hillegom 2025’.