Klachtenregeling ongewenst gedrag gemeente Heusden 2012

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a.bevoegd gezag: het orgaan dat in eerste instantie dan wel daartoe gemandateerd bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag;

b.commissie: de Landelijke Klachtencommissie Ongewenst Gedrag voor de decentrale overheid;

c.decentrale overheid: de gemeente, de provincie , het waterschap of een door deze overheden

ingestelde instelling die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing

heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

d.aangesloten organisatie: de decentrale overheid die is aangesloten bij de regeling van de commissie, dan wel een andere organisatie die deze regeling van toepassing heeft verklaard;

e.ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie zoals verwoord in artikel 1, 1 a en 2 van de Algemene wet gelijke behandeling en agressie geweld en pesten zoals bedoeld in de Arbowet artikel 3 lid 2 jo. artikel 1 lid 3 sub e en f;

f.klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven, behoudens een klacht op grond van artikel 11;

g.klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten organisatie, die

werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en een klacht over ongewenst gedrag

indient;

h.aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van een aangesloten

organisatie, die werkzaam is of werkzaam is geweest in deze organisatie en over wiens gedrag

geklaagd wordt;

i.informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie;

j.getuigen: andere dan onder h genoemde personen die door de commissie worden verzocht

informatie te verstrekken;

k.college: het College voor Arbeidszaken van de Vereniging Nederlandse Gemeenten dat deze klachtencommissie heeft ingesteld;

l.vertrouwenspersoon: de door het bevoegd gezag aangestelde persoon, tot wie de medewerker

die geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, zich kan wenden voor advies en ondersteuning;

m.bemiddelaar: de interne of externe persoon die (in overleg met de klager) is aangewezen door de

vertrouwenspersoon en die door bemiddeling probeert tot een oplossing van de gesignaleerde

problemen te komen. Uiteraard alleen indien de klager daarin toestemt. De bemiddelaar is ook

gehouden aan de bepalingen van deze regeling; met name de in artikel 5, lid 3, genoemde

geheimhoudingsplicht van deze regeling is tevens van toepassing op de bemiddelaar.

n.gemeentesecretaris: het hoofd van de ambtelijke organisatie.

Artikel 1a. Klachten over politiek ambtsdragers

Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1 onder h. de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van een aangesloten organisatie jegens klager. Voordat het bevoegd gezag een klacht doorzendt naar de commissie, dient eerst de interne informele procedure via de externe vertrouwenspersoon als genoemd in artikel 3 doorlopen te zijn.

Artikel 2. Taakstelling en samenstelling van de commissie

1De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

2Uit de commissie worden door de voorzitter van de commissie drie leden aangewezen om een klacht te onderzoeken, waaronder een (plaatsvervangend) voorzitter.

3Deze leden beslissen bij gewone meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.

4Een lid wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

5Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers

geschiedt door de voorzitter van het college.

6De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes

jaar.

7De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 3. De vertrouwenspersoo

1Het bevoegd gezag stelt twee interne en één externe vertrouwenspersoon aan.

2Er dient in ieder geval een vrouwelijke vertrouwenspersoon aangesteld te worden.

3Het bevoegd gezag stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn/haar taken naar behoren te vervullen

Artikel 4. Taken van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon heeft tot taak:

1de klager (direct) op te vangen, bij te staan en te adviseren in geval van ongewenst gedrag;

2de klager in contact te brengen met een bemiddelaar die kan proberen om tot een oplossing van

de gesignaleerde problemen te komen. Dit geschiedt alleen indien de in lid 1 bedoelde klager

daarin toestemt;

3het doorverwijzen naar gespecialiseerde hulpverleningsinstanties als verdere opvang noodzakelijk

en/of gewenst is;

4de klager desgewenst te ondersteunen bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie;

5het onderhouden van contact met de klager gedurende het gehele traject;

6het registreren van de aard, omvang en afhandeling van de problemen op het gebied van

ongewenst gedrag die hem/haar worden meegedeeld;

7het gevraagd en ongevraagd adviseren aan de gemeentesecretaris en het bevoegd gezag over

een passend beleid ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag (met name op het gebied

van voorlichting en preventie);

8het bevoegd gezag en/of leidinggevenden gevraagd en ongevraagd te adviseren over eventueel te treffenmaatregelen en desgevraagd het geven van voorlichting aan de medewerkers;

9het jaarlijks schriftelijk verslag uitbrengen aan het bevoegd gezag over het aantal en de aard van de klachten die zijn ingediend en over het resultaat van de afwikkeling, waarbij de anonimiteit van klager en aangeklaagde gewaarborgd blijft. Het bevoegd gezag stuurt dit verslag ter kennisneming en bespreking naar de ondernemingsraad.

Artikel 5. Werkwijze, bevoegdheden en positie van de vertrouwenspersoon

1De vertrouwenspersoon heeft een onafhankelijke positie in de organisatie en ten opzichte van

de klager een partijdige en adviserende rol;

2De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem in verband met zijn

werkzaamheden als vertrouwenspersoon ter kennis komt. De geheimhoudingsplicht vervalt niet na

beëindiging van de aanstelling als vertrouwenspersoon;

3Personen die door de vertrouwenspersoon worden benaderd worden geacht de gevraagde

informatie te verstrekken, eventueel te bemiddelen en geheimhouding in acht te nemen. Deze

verplichtingen gelden ook voor het bevoegd gezag.

4In voorkomende gevallen kan de vertrouwenspersoon externe deskundigen raadplegen. De

kosten komen voor rekening van het bevoegd gezag.

5De richtlijnen en procedures (folder en/of beleidsplan) met betrekking tot voorliggende

klachtenregeling worden op aanvraag verstrekt door de vertrouwenspersoon;

6Anonieme ingediende klachten worden door de vertrouwenspersoon niet in behandeling genomen;

7De vertrouwenspersoon houdt een archief bij volgens de bepalingen in de Archiefwet en de

Archiefverordening gemeente Heusden;

8Voormalige) vertrouwenspersonen zullen niet uit hoofde van hun functie als vertrouwenspersoon

worden benadeeld in hun positie als medewerker van de gemeente Heusden.

Artikel 6. Secretaris en administratie

1De voorzitter van het college wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris

en een of meer plaatsvervangend secretarissen aan.

2De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het college.

Artikel 7. Indienen van de klacht

1De klager kan de klacht zowel rechtstreeks bij de commissie indienen als bij het bevoegd gezag.De klager kan niet rechtstreeks een klacht indienen bij de klachtencommissie, maar stelt de kwestie eerst (mondeling of schriftelijk) aan de orde bij één van de vertrouwenspersonen als genoemd in artikel 3. Een klacht over de gemeentesecretaris kan klager alleen aan de orde stellen bij de externe vertrouwenspersoon als genoemd in artikel 3.

2Als de klager een formele klacht wil indienen, ondersteunt en begeleidt de vertrouwenspersoon de

klager.

3De klager en de vertrouwenspersoon moeten hun werktijd kunnen onderbreken voor gesprekken

over het indienen en de behandeling van de klacht.

4De klager vermeldt in de klacht zo mogelijk de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, deomstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die hij reeds heeft ondernomen.

5Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag deontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de klacht zal worden doorgezonden

naar de commissie die het bevoegd gezag over de afhandeling van de klacht zal adviseren. Hetbevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo

spoedig mogelijk door aan de commissie.

6De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte vande termijnen en de wijze van afdoening van de klacht. Tevens informeert de commissie het bevoegd gezag binnen twee weken, dat een klacht is ontvangen. Indien de klacht rechtstreeks bij de commissie is ingediend bevat de melding aan het bevoegd gezag geen persoonsgegevens van klager, beklaagde of getuigen.

Artikel 8. In behandeling nemen van de klacht

1Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek alle op de klacht betrekking hebbende gegevens,

waaronder de klachtenregeling van de aangesloten organisatie, de contact- en functiegegevens

van klager en aangeklaagde en een overzicht van de reeds geproduceerde stukken met

betrekking tot de klacht.

2De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de

Klachtenprocedure van de betreffende aangesloten organisatie niet zijn doorlopen.

3De commissie verklaart de klacht niet ontvankelijk indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c,e,f,g en h van deze regeling,

4Ingeval lid 2 van toepassing is brengt de commissie klager- en in geval lid 3 van toepassing isklager en het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van de klacht schriftelijk op de hoogte van het niet in behandeling nemen (lid 2) of de niet ontvankelijkheid (lid 3) van de klacht.

5De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien:

A de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden

aan de commissie is voorgelegd;

B er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8 lid 1 en 2 Awb;

C wanneer niet in voldoende mate voldaan is aan het bepaalde in artikel 4 lid 2.

Artikel 9. Onderzoek naar de klacht

1Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

2Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht. Het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

3Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de aangesloten organisatie in de gelegenheid te worden gehoord.

4Personen als bedoeld in lid 3 die door de commissie worden opgeroepen, zijn verplicht te verschijnen.

5De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

6De commissie kan op verzoek van klager en op door klager te motiveren gronden de behandeling van de klacht voor een periode van ten hoogste twee maanden opschorten.

Artikel 10. Horen

1Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en zo nodig de informant en getuigen in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie of aan beiden.

2Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is.

3De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

4Van het horen wordt een verslag gemaakt.

5De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie die voldoende rust en discretie biedt aan alle betrokkenen.

6De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

7De commissie hoort de klager, de aangeklaagde en de getuigen in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijzen, alsmede van de inhoud van de hoorgesprekken met de informant en/of de getuigen kennis te nemen en daarop te reageren.

8De klager en aangeklaagde kunnen zich op eigen kosten ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

9De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

Artikel 11. Omgang met persoonsgegevens

1De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

2Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

3De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 12. Advies over de klacht

1De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht door de commissie advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen.Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

2De commissie kan het bevoegd gezag verzoeken de in eerste lid genoemde termijn met 4 weken te verdagen.

3Met schriftelijke instemming van de klager kan de commissie het bevoegd gezag op basis van artikel 9:11 lid 3 Algemene wet bestuursrecht verzoeken om verder uitstel.

4In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

Artikel 13. Afdoening van de klacht

1Het bevoegd gezag handelt de klacht binnen tien weken na ontvangst van het klaagschrift af.

2Het bevoegd gezag kan op verzoek van de commissie de afdoening voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

3Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 en 3 , stelt het bevoegd gezag binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 9 lid 1, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn besluit alsmede de conclusies die het daaraan verbindt.

4Het bevoegd gezag zendt een afschrift van het ter afdoening van de klacht genomen besluit naar de commissie.

Artikel 14. Klachten betreffende het functioneren van de commissie

1Ingeval een klager of het bevoegd gezag een klacht heeft over enig handelen of nalaten van de

commissie betreffende de uitvoering van haar taak, wordt deze klacht behandeld door tenminste

twee leden uit de commissie die niet aan het betreffende onderzoek hebben deelgenomen.

2Voornoemde leden doen binnen vier weken na ontvangst van de klacht, bedoeld in lid 1 uitspraak

over de (on)gegrondheid daarvan.

Artikel 15. Jaarverslag

1Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

2In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

a.het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

b.het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

c.de aard van de klachten;

d.statistische gegevens over klagers en aangeklaagden;

e.de doorlooptijd van de adviezen;

f.aanbevelingen en tendensen.

3Het verslag wordt gepubliceerd op de website van de VNG.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking

Heusden, 29 mei 2012

Burgemeester en wethouders van Heusden,

de secretaris, de burgemeester,

mr.J.T.A.J. van der Ven drs. J. Hamming