Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2020

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.gesprekken: klankbordgesprekken van de commissie uit de raad met de burgemeester;

b.commissie: de commissie die is samengesteld uit alle fractievoorzitters die het functioneringsgesprek voeren;

c.voorzitter: de voorzitter van de commissie die de functioneringsgesprekken voert met de burgemeester; zijnde de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

d.adviseurs: wethouder(s), gemeentesecretaris of griffier die de commissie van informatie voorzien.

e.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Zuid-Holland.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2De commissie voert eenmaal per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester en ten minste drie klankbordgesprekken tijdens de benoemingsperiode.

3Indien gewenst vindt er halverwege de raadsperiode een bredere analyse plaats van het functioneren van de burgemeester, het college, de raad en de ambtelijke organisatie (midterm volgens handreiking burgemeesters).

4De afspraken (“actiepunten”) die tijdens het klankbordgesprek zijn gemaakt worden zo nodig na 6 maanden geëvalueerd.

5In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval in het eerste halfjaar een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

6Het laatste formele klankbordgesprek staat in het teken van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester voor zover van toepasing. Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken waarbij het bijgevoegde tijdschema als richtlijn dient

2De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1De gesprekken worden gevoerd door een commissie die is samengesteld uit de fractievoorzitters van alle in de raad vertegenwoordigde groeperingen.

2De commissie heeft in basis geen plaatsvervangende leden.

3Indien een plaatsvervangend fractievoorzitter waarneemt dan neemt deze waar voor het gehele klankbordgesprek van voorbereiding tot ondertekening van het verslag van het klankbordgesprek.

4De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1Het voorzitterschap wordt bekleed door de vicevoorzitter van de raad.

2De commissie benoemt uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

4De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van leden van de fracties, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier

4De commissie kan in de voorbereiding besluiten zich te laten informeren over de andere rollen van de burgemeester door onder meer collega-bestuurders, ondernemers, een politiefunctionaris of de officier van justitie te laten reflecteren op hun samenwerking met de burgemeester. Ook de burgemeester zelf kan suggesties doen voor gesprekpartners van buiten de gemeenteraad zoals samenwerkingspartners of ambtenaren die signalen vanuit het ambtelijk apparaat kunnen inbrengen.

5De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4 van deze verordening.

6De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

7De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

8De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

9Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester ontvangen het verslag van het vorige klankbordgesprek.

2De voorbereiding vindt in basis plaats volgens het bijgevoegde procedureschema. In basis dienen voor de voorbesprekingen de helft +1 van de commissieleden aanwezig te zijn. Mocht dit niet het geval zijn dan zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

3De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

4Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

5Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

6Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie, maar minder dan de helft + 1 kan de griffier voor een nieuwe afspraak zorgen. In overleg met de voorzitter kan, mede om het processchema niet te frustreren, bepaalt worden dat de bespreking toch doorgang vindt. De afwezigen krijgen op voorhand de kans input te leveren.

7De commissie kan zich laten informeren door leden van de fracties, de wethouders, de gemeentesecretaris en de griffier.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over - en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

de burgemeester:

a.als voorzitter van de raad en zijn rol in de agendacommissie en het seniorenconvent;

b.in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

5die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier;

e.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f.en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

g.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

h.en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

i.en zijn nevenfuncties en integriteit;

j.en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

k.alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

l.zijn doelen en ambities voor de komende periode;

m.de afspraken in het kader van het functioneren van de burgemeester uit de vorige gesprekken / die voor de toekomst worden vastgelegd.

5In een tweede deel van het gesprek wordt gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente en de regio.

Artikel 9 Verslaglegging

1Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en namens de commissie door de voorzitter van commissie en de griffier alsmede door de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

2Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

3Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

2Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen.

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Slotartikelen

Deze verordening treedt in werking en de commissie treedt in functie één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet.

Artikel 13

Deze verordening wordt aangehaald als:

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2020.