Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester namens de gemeenteraad Helmond 2023

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.klankbordgesprek: gesprek van de commissie uit de raad met de burgemeester, zijnde een gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder (verder te nomen ‘gesprek’ of ‘klankbordgesprek’)

b.commissie: de commissie die door de raad is ingesteld om klankbordgesprekken te voeren;

c.voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester;

d.informanten: derden die de commissie kunnen informeren over de invulling van de rollen van de burgemeester waar de raad minder goed zicht op heeft, zoals wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren of samenwerkingspartners;

e.commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant.

Artikel 2 Algemene bepalingen

1De raad voert klankbordgesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

2In de eerste ambtsperiode van de burgemeester wordt in elk geval na vier maanden vanaf zijn of haar aanstelling een klankbordgesprek met de burgemeester gevoerd.

3Halverwege de ambtsperiode van de burgemeester wordt in ieder geval gesproken over:

a.de wijze waarop de burgemeester invulling heeft gegeven aan de rollen van burgemeester;

b.hoe de samenwerking met de gemeenteraad verloopt; en

c.wat de gevolgen van veranderingen in de gemeente sinds de (her)benoeming hierop zijn.

4Uiterlijk twaalf maanden voor afloop van de ambtsperiode, wordt een klankbordgesprek gevoerd dat onvermijdelijk wordt beïnvloed door de naderende herbenoemingsvraag. Voor een (her)benoemingsprocedure wordt een afzonderlijke verordening vastgesteld.

Artikel 3 Procedure en tijdschema

1De griffier agendeert en organiseert de gesprekken na overleg met de voorzitter van de commissie.

2De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft.

3De griffier onderhoudt de contacten met het kabinet van de commissaris.

Artikel 4 Samenstelling commissie

1De commissie bestaat minimaal uit vijf leden, te benoemen door en uit de gemeenteraad.

2De commissie bestaat uit minimaal twee vertegenwoordigers van de coalitiefracties en minimaal twee vertegenwoordigers van de niet- coalitiefracties. Verder bestaat de commissie uit de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

3De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is.

4De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

5De commissie kan zich laten bijstaan door een externe adviseur en/of externe gespreksleider.

Artikel 5 Voorzitterschap van de commissie

1Het voorzitterschap wordt bekleed door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

2Bij verhindering van de voorzitter benoemt de commissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter.

3De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 6 Geheimhouding

1De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van de desbetreffende artikelen van hoofdstuk V van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3De deelnemers aan de gesprekken voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen commissieleden gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van informanten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4Raadsleden die geen lid zijn van de commissie kunnen, gelet op de geheimhouding, slechts kennisnemen van de inhoud van de verslagen wanneer zij hiertoe een rechtstreeks verzoek indienen bij de griffier.

5De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de raadsleden, de griffier, de informanten en een mogelijke externe adviseur of gespreksleider.

Artikel 7 Voorbereiding van het gesprek

1De leden van de commissie en de burgemeester wordt de gelegenheid geboden om, voor zover van toepassing, het voorgaande verslag in te zien.

2De leden van de commissie en de burgemeester wordt de gelegenheid geboden om bespreekpunten aan te leveren.

3De commissie bepaalt uiterlijk 2 weken, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester:

a.welke informanten zullen worden geraadpleegd;

b.welke informatie aan hen zal worden gevraagd; en

c.op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt.

Artikel 6, lid 3 is op de betrokken informanten van overeenkomstige toepassing.

4Uiterlijk 4 weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke (digitale) uitnodiging. Deze uitnodiging bevat in ieder geval informatie over plaats en tijdstip, de agenda en de bespreekpunten.

5Uitgenodigde deelnemers aan het gesprek, die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen, delen dit tijdig mee aan de griffier.

6Bij verhindering van twee leden van de commissie draagt de griffier, in samenspraak met de voorzitter, zorg voor een nieuwe afspraak.

Artikel 8 Het gesprek

1Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

4De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester:

a.als voorzitter van de raad en zijn of haar rol in het fractievoorzittersoverleg en de agendacommissie;

b.in het proces van dualisme en bestuurlijke vernieuwing;

c.als voorzitter van het college;

d.als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker in het licht van artikel 170 Gemeentewet;

e.die invulling geeft aan het functioneren van de zogeheten driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier.

f.die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de (onmiddellijke) handhaving van de openbare orde (artikel 172 e.v. Gemeentewet) en veiligheid;

g.en zijn of haar contacten met inwoners, organisaties en bedrijven;

h.als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie en Rijk;

i.en zijn of haar contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

j.en zijn of haar nevenfuncties en integriteit;

k.en zijn of haar, aan de profielschets gerelateerde, competenties;

l.en alle overige door de leden en de burgemeester ingebrachte bespreekpunten;

m.en zijn of haar doelen en ambities voor de komende periode;

5Het gesprek wordt ook gebruikt om wederzijdse wensen voor de toekomst kenbaar te maken, om eerder gemaakte afspraken te evalueren, en te spreken over het functioneren van de raad en de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 9 Verslaglegging

1Van het gesprek wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat niet openbaar wordt gemaakt.

2Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voorts door de leden van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

3Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

4Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

5Het verslag wordt voor raadsleden die geen deel uitmaken van de commissie, onder geheimhouding, ter inzage gelegd bij de griffie.

6Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris gestuurd.

7Treedt tijdens de ambtsperiode een nieuwe gemeenteraad aan, dan kunnen de deelnemers aan de klankbordgesprekken de stukken inzien.

Artikel 10 Archivering

1De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken.

2Archivering gebeurt conform de eisen die de Archiefwet 1995 hieraan stelt.

3De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de klankbordgesprekken, op een deugdelijke manier worden vernietigd.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de commissievoorzitter.

Artikel 12 Inwerkingtreding en citeertitel

1Deze verordening wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt en treedt in werking op 1 april 2023.

2Op de datum van inwerkingtreding als genoemd in het vorige lid wordt het ‘Reglement functioneringsgesprekken burgemeester en raad Helmond 2009’ ingetrokken.

3Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening klankbordgesprekken aangaande de burgemeester namens de gemeenteraad Helmond 2023.