Begripsbepalingen
Artikel 1 Begripsbepaling
In deze verordening wordt verstaan onder:
a.de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
b.de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Fryslân;
c.de commissie: de vertrouwenscommissie;
d.de raad: de gemeenteraad van Heerenveen;
e.de fractie: de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard.
Artikel 2 Taak commissie
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 3 Samenstelling commissie
1De commissie bestaat uit maximaal zoveel raadsleden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn en wordt benoemd door de gemeenteraad.
2Iedere fractie kan uit haar midden een raadslid voordragen ter benoeming door de raad.
3Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat hij geen lid meer is van de gemeenteraad, op eigen verzoek of als de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen.
4De commissie wordt voorgezeten door de waarnemend voorzitter van de raad, die ook deelt uitmaakt van de commissie. De vertegenwoordiger van de grootste fractie is plaatsvervangend voorzitter van de commissie.
5De commissie bepaalt haar eigen werkwijze, voor zover in deze verordening daarin niet is voorzien.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
1De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
2De gemeentesecretaris wordt aangewezen als plaatsvervangend secretaris.
3De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
4De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.
Artikel 5 Adviseur
1De gemeenteraad vraagt het college om één wethouder als adviseur van de commissie aan te wijzen.
2De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.
3Een adviseur is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.
Artikel 6 Geheimhouding
1Op alle informatie van de commissie rust volstrekte geheimhoudingsplicht. Dit geldt voor iedere persoon die van de informatie kennis draagt.
2De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
3De voorzitter van de commissie wijst alle aanwezigen elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet.
4Aan degenen die geen lid, adviseur of (plaatsvervangend) secretaris zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek verstrekt.
5De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
6De geheimhouding geldt tijdens het bestaan van de commissie en blijft ook na ontbinding van de commissie van kracht.
Artikel 7 Informatie over en gesprek met sollicitant
1In overeenstemming met artikel 61 lid 4 van de Gemeentewet verschaft de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
2De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant.
Artikel 8 Vergaderingen
1De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie leden dit noodzakelijk achten.
2De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats – al dan niet via digitale wijze - van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en indien van toepassing, de adviseur(s).
3Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in lid 2 bedoelde termijn worden afgeweken, doch geschiedt de oproep tenminste 8 uur voorafgaand aan de vergadering.
4De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 9 Besluitvorming
1De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft en verplicht is deze uit te brengen. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit.
Artikel 10 Verslag
1De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
2Het verslag bevat in ieder geval:
a.een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht.
b.een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie, inclusief de volgorde van plaatsing van twee kandidaten voor de benoeming.
c.aangegeven wordt of sprake is van unanimiteit binnen de commissie.
Artikel 11 Contactpersoon bij de benoemingsprocedure
1De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. De vertegenwoordiger van de grootste fractie treedt op als woordvoerder naar buiten. Zij zijn elkaars plaatsvervanger.
2Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
3Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘persoonlijk en vertrouwelijk’ op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.
Artikel 12 Archivering
1De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
2De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
3De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat alle overige bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden onmiddellijk worden vernietigd.
Artikel 13 Zittingsduur van de commissie
De commissie wordt ontbonden op de dag van de installatie van de burgemeester.
Slotbepalingen
Artikel 14 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de procedureregels niet voorziet, beslist de commissie bij meerderheid van stemmen.
Artikel 15 Inwerkingtreding
1Deze verordening kan worden aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester gemeente Heerenveen 2023”.
2Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking. Op dat tijdstip vervalt de “Verordening vertrouwenscommissie benoeming en herbenoeming burgemeester gemeente Heerenveen” vastgesteld bij raadsbesluit op 10 oktober 2019.
3Deze verordening vervalt de dag volgend op de installatie van de burgemeester, uitgezonderd de uit de verordening voortvloeiende geheimhouding.