Bijlage A: Overzicht wettelijke bepalingen vervanging
Archiefwet 1995
Artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van archiefbescheiden mogelijk: De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Opgemerkt wordt in dit verband dat pas sprake is van vervanging op het moment dat het origineel vernietigd wordt, waarna de (digitale) reproductie het nieuwe origineel wordt. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust.
Archiefbesluit 1995
Artikel 2 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties rekening gehouden moet worden met:
a.de taak van het overheidsorgaan;
b.de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
c.de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en
d.het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
Artikel 6 eerste lid van het Archiefbesluit 1995 eist dat een vervangingsbesluit alleen mag worden genomen indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Artikel 6 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 eist dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d.
Artikel 6 derde lid van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat bij ministeriële regeling nadere regels kunnen worden gesteld omtrent de vervanging.
Aandachtspunt hierbij is dat deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en daardoor formeel gezien alleen betrekking hebben op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit Handboek Vervanging worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.
Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 eist dat een verklaring van de vernietiging, vervanging of vervreemding opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de archiefbescheiden die vervangen zijn en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen.
Archiefregeling
Artikel 17 van de Archiefregeling geeft onder d aan dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kan worden vastgesteld, zoals vervanging. Op grond van de Archiefregeling artikel 19 tweede lid moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden.
Artikel 26b van de Archiefregeling geeft aan dat in een vervangingsbesluit of handboek vervanging inzicht gegeven moet worden in de hieronder vermelde aspecten a t/m hl:
a.de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;
b.de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;
c.voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;
d.de criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit;
e.de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze van reproductie per batch of per stuk;
f.de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;
g.het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;
h.de kwaliteitsprocedures.
Deze eisen gelden alleen voor archiefbescheiden die overeenkomstig de voor de organisatie geldende selectielijst voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Binnen de gemeente Heemstede worden deze om efficiencyredenen ook toegepast op al de te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden.
Bijlage B: Procedure verwerking inkomende en uitgaande post
B.1. Introductie
De gemeente Heemstede gaat uit van een situatie waarbij de gemeente volledig digitaal, lean en zaakgericht werkt. Daarom streven we zoveel mogelijk naar digitale werkprocessen en dossiervorming, hierbij zijn digitale documenten de norm.
De ontwikkeling van digitaal werken en verbetering van de dienstverlening verloopt in een hoog tempo. Steeds meer diensten worden digitaal aangeboden. Informatie-uitwisseling via fysieke documenten neemt sterk af. Het is nog niet (wettelijk) mogelijk om het communicatiekanaal via fysieke post geheel uit te sluiten.
In het (incidentele) geval dat er nog fysieke documenten worden ontvangen worden deze documenten gedigitaliseerd omdat de verwerking alleen digitaal kan plaatsvinden. Dit digitaliseren (scanproces) moet zodanig worden uitgevoerd dat het verantwoord is het fysieke document weg te gooien (te substitueren) en het vervolg van het proces, inclusief archivering, met het digitaal gemaakte document te laten verlopen.
B.2. Werkinstructie van de inkomende fysieke post
Het proces van digitalisering van de inkomende fysieke post is onderverdeeld in de volgende stappen. Deze stappen zijn in de volgende pagina's in gedetailleerde instructies verder uitgewerkt.
Paragraaf
Stappen
Korte beschrijving
B.2.1
Ontvangen en openen post
De fysieke post wordt verzameld bij het team Informatie- en Archiefbeheer dat zorg draagt voor de sortering van de te openen en niet te openen post
B.2.2
Sorteren
Het selecteren van welke post wel of niet wordt geregistreerd gebeurt op basis van vooraf vastgestelde criteria
B.2.3
Voorbereiden
De post wordt scanklaar gemaakt
B.2.4
Scannen
De post wordt per partij (batch-gewijs) gescand.
B.2.5
Controleren
Controle op kwaliteit en volledigheid van de scans vindt plaats tijdens het scannen en voordat de registratie ervan plaatsvindt
B.2.6
Registratie
Registratie van de gescande post
B.2.7
Vernietiging
Na een periode van drie maanden worden de fysieke documenten vernietigd
B.2.8
Verklaring van vervanging en vernietiging
Er wordt door team Informatie- en Archiefbeheer elk jaar een verklaring van vervanging en vernietiging opgesteld
B.2.1. Ontvangen en openen post
Ontvangen post
Behalve de post uit de brievenbus van het raadhuis ontvangt de gemeente Heemstede ook post bezorgd door postbedrijven. De post wordt voorzien van een stempel met daarin de datum van afgifte. De verwerking ervan vindt uiterlijk de volgende werkdag plaats.
Openen post
Hierna wordt de post beoordeeld op te openen en op ongeopend doorzenden ervan.
Ongeopend doorzenden:
•niet aan de gemeente Heemstede gerichte post
•post met daarop de aanduiding “persoonlijk” “persoonlijk/vertrouwelijk”, “personeelsvertrouwelijk” of “kabinet”
•bankafschriften
•post gericht aan het cateringbedrijf
•post op naam van de gemeenteraadsleden
•post gericht aan de Ondernemingsraad (OR)
•post gericht aan de Personeelsvereniging
•post gericht aan de Rekenkamercommissie
•post gericht aan de Stichting Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland (Stichting Rijk)
•post aan personen met een postadres van de gemeente
•post van VISA/ICS Card Services
Hiermee wordt uitvoering gegeven aan interne afspraken. De ongeopende door te zenden post wordt ook afgeleverd op het Raadhuis, maar is voor het merendeel niet bestemd voor de gemeente Heemstede. Wanneer wel bestemd voor de gemeente Heemstede dan wordt dit of in een ander systeem vastgelegd of achteraf aangeboden voor registratie in een van de beheersystemen.
De ongeopende door te zenden post wordt rechtstreeks naar de betreffende afdeling/medewerker gestuurd.
Te openen:
Van de te openen post worden de enveloppen geopend en de poststukken voorzien van een datumstempel van ontvangst. De poststukken worden op inhoud beoordeeld in te registreren en in niet te registreren post (zie stap 2.2 Sorteren).
B.2.2. Sorteren
Het beoordelen op registratie is afhankelijk van de inhoud van het poststuk.
Registratie vindt plaats bij alle poststukken ontvangen of opgemaakt in het kader van een gemeentelijke taak of verantwoordelijkheid die voldoen aan een van de volgende criteria:
•bezwaarschriften en zienswijzen
•stukken met een bestuurlijk belang
•stukken waarop een antwoord wordt verwacht
•stukken met fatale afdoeningstermijnen
•stukken met beleidswaarde
•stukken met financieel belang
•stukken met juridische- of bewijswaarde
•stukken met proces ondersteunende waarde
•stukken van historisch belang
•stukken met informatieve waarde
•regelgeving vanuit overheid
•alle retour gekomen brieven die een registratiekenmerk hebben
•opgevraagde offertes, met uitzondering van offertes voor de Intergemeentelijk Afdeling Sociale Zaken (IASZ)
•circulaires
•collectestaten
•moties en amandementen
•stukken over klachten ambtelijk optreden
•aanvragen betreffende geheimhouding Wet persoonsregistratie (Wpr)
•verzoeken tot geheimhouding adresgegevens
•stukken voor Humanresourcesmanagement (HRM) over personeelsleden die uit dienst zijn
•stukken voor HRM over tijdelijk personeel
•ter inzageleggingen afkomstig van Rijnland, Provincie enz.
•aanvullende informatieverzoeken Openbaar Ministerie
•aanvragen huisvestingsvergunningen
•aanvragen leerlingenvervoer
•aanvragen omgevingsvergunningen
•beschikkingen Belastingdienst
•schadeafrekeningen scholen
•brieven van de Dienst Wegverkeer (RDW) met certificaatcodes (code niet openen)
•brieven van telecombedrijven met codes (code niet openen)
Bij alle te registreren poststukken moeten de enveloppen worden mee gescand.
De te registreren poststukken zijn gereed voor scannen (naar stap 2.3 Voorbereiden scannen).
Onderstaande stukken voldoen wel aan een van de criteria, maar worden toch niet geregistreerd:
•contracten en overeenkomsten
•stukken voor HRM over individuele ambtenaren. Deze worden door HRM gedigitaliseerd en opgenomen in YouForce
•persberichten
•post betreffende de leerplicht (taakuitvoering is in handen van de gemeente Haarlem)
De niet te registreren post wordt rechtstreeks naar de betreffende afdeling/medewerker gestuurd.
B.2.3. Voorbereiden
Voordat de post kan worden gescand moet deze scanklaar worden gemaakt. Nietjes, paperclips, plastic ringen en spiralen en ander bindmateriaal worden verwijderd.
Verschillende bestemmingen:
Al naar gelang van de bestemming van de poststukken en de formaten worden er verschillende stapels gemaakt voor de betreffende scanners en digitale beheersystemen.
Afhankelijk van het digitale beheersysteem worden de documenten voorzien van een speciaal scheidingsvel of van barcodes.
De barcode wordt horizontaal en recht geplakt op een blanco gedeelte van de eerste pagina van elk nieuw poststuk.
Indien hiervoor onvoldoende ruimte beschikbaar is wordt het barcode etiket aangepast aan de beschikbare ruimte. Ontbreekt de ruimte, dan wordt aan het poststuk een blanco A4 voorblad toegevoegd waarop het barcode etiket wordt geplaatst.
Afwijkende formaten:
•bij ontvangst van omvangrijke rapporten wordt de afzender gevraagd deze digitaal toe te sturen of indien mogelijk worden deze van een website gedownload.
•tekeningen groter dan formaat A3 worden gescand op de A0 scanner.
De poststapels zijn nu gereed om te scannen (naar stap 2.4 scannen).
B.2.4. Scannen
Scannen formaat kleiner dan A3
De stapels te scannen post worden op de Kofax scanner geplaatst.
Is de stapel te omvangrijk, dan wordt er in meerdere keren gescand.
In de ‘Batch manager’ wordt vervolgens de bestemming van de betreffende digitale beheersystemen gekozen.
Direct na het scannen worden de images op het beeldscherm weergegeven en wordt de kwaliteit van de scan gecontroleerd op volledigheid, leesbaarheid, kleurweergave en mogelijke andere tekortkomingen. In deze fase kan een ontbrekend stuk worden toegevoegd, een niet goed gescande pagina worden vervangen, of een overbodige pagina worden verwijderd.
Wanneer de scans volledig en goed leesbaar zijn, dan wordt de batch doorgezet en komen de documenten in het betreffende digitaal beheersysteem.
De images zijn nu digitaal beschikbaar in het betreffende digitaal beheersysteem (naar stap 2.5 Controleren).
Scannen formaat groter dan A3
Poststukken met een formaat groter dan A3 worden op de A0 scanner gescand. Op de A0 scanner wordt eerst een snelle preview gemaakt van de scan, de opslaglocatie wordt geselecteerd en een naam aan het document gegeven. Indien nodig worden de standaard instellingen (kleur/zwart-wit, dpi’s, rotatie) en het scangebied aangepast. Heeft de preview het gewenste resultaat bereikt, dan wordt de definitieve scan gemaakt.
Deze poststukken worden tijdelijk opgeslagen op een lokale schijf van waaruit ze worden geïmporteerd en geregistreerd in het betreffende digitale beheersysteem (naar stap 2.6 Registreren).
B.2.5. Controleren
De gescande documenten worden nog eens in het betreffende digitale beheersysteem gecontroleerd. Deze controle wordt uitgevoerd door de registrator vóórdat het document in het werkproces wordt opgenomen.
Het gescande document moet identiek zijn aan het origineel. Op de volgende aspecten wordt minimaal gecontroleerd:
•Leesbaarheid;
•Natuurgetrouwe weergave van het origineel;
•Scheve pagina's;
•Vlekken en strepen die er niet in horen;
•Overige afwijkingen.
Voldoet de scan aan de eisen dan wordt deze geaccepteerd.
Voldoet de scan niet aan de eisen dan wordt deze geweigerd en opnieuw voor scannen aangeboden.
Nadat alle scans zijn gecontroleerd, zijn deze klaar om geregistreerd te worden (naar stap 2.6 Registreren).
B.2.6. Registreren
Bij het registreren van een document worden afhankelijk van het betreffende digitale beheersysteem metagegevens vastgelegd. Zie hiervoor bijlage E. Na registratie wordt het document voor behandeling aan een afdeling of een persoon toegewezen. De fysieke documenten worden op registratiedatum en volgnummer in dagdozen geplaatst en na drie maanden vernietigd (zie B.2.7. vernietiging).
B.2.7. Vernietiging
Dit betreft het proces van vernietiging van de fysieke documenten na vervanging, te weten de termijn, de frequentie en de wijze waarop de informatie na digitalisering wordt vernietigd. Hier wordt niet gedoeld op het proces van vernietiging van de ‘nieuwe originelen’, zijnde de digitale documenten die na vernietiging van de analoge originelen de status van ‘origineel’ krijgen.
De fysieke documenten worden na digitalisering op datum en volgnummer in dagdozen geplaatst. Na een periode van drie maanden worden de fysieke documenten van de afgelopen drie maanden daadwerkelijk vernietigd.
Van de vernietiging wordt jaarlijks een verklaring opgemaakt.
Het door het college van burgemeester en wethouders genomen ‘Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Heemstede 2023’ houdt tevens in een machtiging tot vernietiging door het team Informatie- en Archiefbeheer.
B.2.8. Verklaring van vervanging en vernietiging
Met inachtneming van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt jaarlijks door een de Adviseur Archief een verklaring van vervanging en vernietiging opgesteld, zoals onderstaand.
Registratienummer: Mozard <zaaknummer>
Verklaring van vervanging en vernietiging van archiefbescheiden, volgens artikel 8 van het Archiefbesluit 1995
Ondergetekende, <de heer / mevrouw> <naam gemeentesecretaris>, gemeentesecretaris van de gemeente Heemstede
verklaart:
dat op grond van het Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Heemstede 2023, vastgesteld op <datum> (Beheersysteem <registratiekenmerk>) de in het Handboek vervanging archiefbescheiden gemeente Heemstede genoemde archiefbescheiden,
zijnde alle papieren archiefbescheiden binnengekomen bij de gemeente Heemstede en alle geprinte archiefbescheiden voorzien van een ‘natte’ handtekening die zijn opgemaakt bij de uitvoering van taken waarvoor de gemeente Heemstede verantwoordelijk is,
met uitzondering van aktes burgerlijke stand, registers burgerlijke stand, verklaring onder ede of belofte ingevolge artikel 2.8 Wet basisregistratie personen (Wet BRP) en papieren archiefbescheiden met een zodanige intrinsieke waarde dat zij daardoor niet voor vervanging in aanmerking komen,
over de periode: 1 januari <jaar> tot en met 31 december <jaar>
zijn vervangen door digitale reproducties.
De vervangen papieren archiefbescheiden over de periode 1 januari <jaar> tot en met 31 december <jaar> zijn vernietigd conform CA+ richtlijnen - DIN 66399 door <Bedrijfsnaam>
Heemstede, <datum>
<Handtekening>
<de heer / mevrouw> <naam gemeentesecretaris>
secretaris
B.3. Werkinstructie van de uitgaande post
Fysieke uitgaande post met een natte handtekening die digitaal wordt verstuurd, wordt na digitalisering samen met de scanvelop op datum in de dagdoos geplaatst. Na een periode van drie maanden worden de fysieke documenten van de afgelopen drie maanden daadwerkelijk vernietigd. Fysieke uitgaande post met een natte handtekening die fysiek worden opgestuurd val buiten het ‘Besluit Vervanging archiefbescheiden gemeente Heemstede 2023’.
Bijlage C: Procedure verwerking archiefbescheiden van diverse teams
C.1. Procedure verwerking archiefbescheiden van het team Publiekszaken
Ontvangst documenten
Er zijn twee inkomende documentstromen:
1Documenten per post worden door team Informatie- en Archiefbeheer ontvangen.
2De Publieksbalie neemt de documenten aan de balie in ontvangst.
Scannen documenten
1Gescand door het team Informatie- en Archiefbeheer volgens standaard procedure. Documenten worden en gescand en gecontroleerd en doorgezet naar het iArchief.
Documenten worden door een andere medewerker van het team Informatie- en Archiefbeheer nogmaals gecontroleerd en geregistreerd in iArchief als ‘Open post.pdf’ en voorzien van de NAW gegevens. Een medewerker van Publiekszaken (backoffice) haalt de documenten op uit iArchief, zet deze door naar iBurgerzaken en wijst deze toe aan een medewerker die de zaak behandelt.
2Gescand aan de balie door team Publiekszaken. Er wordt gescand met:
Canon DR – C240 Twain, ID scanner: 3M/AT10KHR_550/70U22390120
De scans worden rechtstreeks toegevoegd aan iBurgerzaken.
•Voor de reisdocumenten geldt: aanvraagformulier van reisdocument wordt ondertekend gescand en toegevoegd aan de zaak in iBurgerzaken. Het handtekeningenkaartje inclusief foto wordt gescand in het Reisdocumenten Aanvraag- en Archiefstation (RAAS); niet iArchief).
Relatie iBurgerzaken met iArchief
In iBurgerzaken vindt de afhandeling van de zaak plaats en wordt een resultaat meegegeven.
Vanuit iBurgerzaken vindt na afhandeling van de zaak de opslag plaats in iArchief.
In iArchief zijn de bewaartermijnen en resultaten per zaaktype uit de Landelijke Selectielijst opgenomen. Vanuit iArchief wordt een vernietigingslijst gegenereerd en vindt de vernietiging plaats (toekomst). Tijdens de opslag van documenten in iArchief zijn de documenten te raadplegen in iBurgerzaken.
Vier-ogen-principe
Nadat een medewerker van de Publieksbalie (frontoffice) de documenten heeft gescand en de scans heeft gecontroleerd, worden deze in een hangmap ( de dagmap bij Publiekszaken) gestopt voor de tweede controle.
Aan het einde van de dag controleert een medewerker van de backoffice van team Publiekszaken in iBurgerzaken de documenten uit het fysieke postbakje op volledigheid en leesbaarheid.
•Voor de reisdocumenten geldt dat de foto’s en handtekeningen door de medewerker van de frontoffice worden gescand in RAAS. Dit is nodig om de aanvraag voor een reisdocument in te dienen. Daarnaast worden deze meteen gearchiveerd binnen het RAAS. Via het RAAS werkstation gaan de documenten digitaal door naar IDEMIA, gevestigd aan de Oudeweg 32 te Haarlem.
Opslag documenten
Na controle door de backoffice worden alle documenten van een dag in een plastic L-map gestopt, een zogenaamde dagmap, voorzien van een sticker met de datum van de dag van scannen. De dagmapjes worden vervolgens in een Amsterdamse archiefdoos gestopt. De archiefdozen worden voorzien van een ‘van tot en met’ datum.
Vernietiging documenten
Drie maanden nadat de fysieke documenten zijn gescand vindt na controle op documenten die uitgezonderd moeten worden voor vervanging (zie paragraaf 2.1) de daadwerkelijke vernietiging plaats door de Adviseur Archief van de afdeling informatievoorziening.
C.2. Procedure verwerking archiefbescheiden van de Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken (IASZ)
Ontvangst documenten
1Documenten ontvangen per post worden door team Informatiebeheer ontvangen.
2Documenten ontvangen door afdeling IASZ worden afgegeven bij team Informatiebeheer.
Alle documenten betreffende zorgtaken zijn overgezet naar iSamenleving en iArchief. De documenten betreffende werk en inkomen nog niet.
Scannen documenten
Gescand door team Informatiebeheer volgens standaard procedure. Documenten worden en gescand en gecontroleerd en doorgezet naar het iArchief.
Documenten worden door een andere medewerker van het team nogmaals gecontroleerd en geregistreerd in iArchief en voorzien van de NAW gegevens, hierna geeft de medewerker van team informatiebeheer aan voor welke afdeling het document is door de ‘bestemd voor open.post’ (de standaard) te veranderen in bestemd voor ‘naam team’. Een medewerker van CJG, Loket of WMO haalt de documenten bestemd voor hun team op uit iArchief, zet deze door naar iSamenleving (frontoffice) en wijst deze toe aan een medewerker die de zaak behandelt.
Relatie iSamenleving en Civision met iArchief
In iSamenleving vindt de afhandeling van de zaak door de frontoffice plaats. Afhankelijk van het resultaat van de zaak kan door de medewerker worden gekozen of de zaak wordt gekoppeld aan Civision (backoffice) voor verdere afhandeling. Bijvoorbeeld de toewijzing van een voorziening wordt afgehandeld door de frontoffice, waarna de bestelling en beschikking worden afgehandeld in Civision. Zowel in iSamenleving als in Civision wordt een resultaat meegegeven.
Vanuit iSamenleving en Civision vindt na afhandeling van de zaak de opslag plaats in iArchief. In iArchief zijn de bewaartermijnen uit de Landelijke Selectielijst per zaaktype en resultaat opgenomen. Vanuit iArchief wordt een vernietigingslijst gegenereerd en vindt de vernietiging plaats (toekomst). Tijdens de opslag van documenten in iArchief zijn de documenten te raadplegen in iSamenleving.
Vier-ogen-principe
Nadat een medewerker van team Informatiebeheer de documenten heeft gescand en gecontroleerd in Kofax op volledigheid en leesbaarheid, worden deze door een andere medewerker van team Informatiebeheer in iArchief nogmaals gecontroleerd en vervolgens geregistreerd. Bij afdeling IASZ vindt in het iArchief bij de toewijzing vanuit ‘Open post.pdf’ nogmaals een controle plaats.
Opslag documenten
Na controle door de medewerker van team Informatiebeheer worden alle documenten van een dag in een plastic L-map gestopt, een zogenaamde dagmap, voorzien van een sticker met de datum van de dag van scannen.
De dagmapjes worden vervolgens in een Amsterdamse archiefdoos gestopt. De archiefdozen worden voorzien van een ‘van tot en met’ datum.
Vernietiging documenten
Drie maanden nadat de fysieke documenten zijn gescand vindt na controle op documenten die uitgezonderd moeten worden voor vervanging de daadwerkelijke vernietiging plaats door de Adviseur Archief van de afdeling informatievoorziening.
Bijlage D: Overzicht gebruikte scanapparatuur en software
Digitale beheersystemen:
Documentair Management Systeem Verseon: Verseon Explorer 10.2506.922, versie 2.5 Patch 10
Zaaksysteem Mozard: versie Opus X 50
iArchief Samenleving: Alfresco Share v6.2.2
iArchief Burgerzaken: Alfresco Share v6.2.2
Scansoftware:
Kofax Capture 11.0 Enterprise versie 11.0.1.1.0.697
Scanapparatuur:
Naam Printer/scanner
Merk
Model en type
Soort
Locatie
Opmerking
Serienummer:
Kodak i3450
Kodak
i3450
Scanner
HMS - 1e verdieping team Informatie- en Archiefbeheer
Kofax scanner 11.0.1.1.0.697 aangesloten met GRTPC002, USB scanner
Kodak i3450
Kodak
i3450
Scanner
HMS - 1e verdieping team Informatie- en Archiefbeheer
Kofax scanner 11.0.1.1.0.697 scanner aangesloten met GRTPC003, USB scanner
R088
Canon on
iPF780
Printer/Scanner
BMD-Begane grond achter backoffice Burgerzaken
A0 scanner
Naam Printer/scanner
Merk
Model en type
Soort
Locatie
Opmerking
Serienummer:
ScanA0
Contex
SD4430
Scanner
HMS - 1e verdieping
serviceruimte
A0 scanner via USB aangesloten op GRTPC020
Scanner
Fujitsu
fi-7700
Scanner
BMD-Begane grond achter backoffice burgerzaken
A3 scanner, corsa scanner BMD, USB scanner
P_MFP102
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
BMD - Brouwerskolkweg. Kantoor Buitendienst
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
1P_MFP103
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
BMD - 2e verdieping pantry links
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P9J044
P_MFP104
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
BMD - 2e verdieping pantry rechts
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P8Z05C
P_MFP105
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
BMD - 3e verdieping
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P9003J
P_MFP106
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
BMD - Gang
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P9800G
P_MFP107
HP
HP E87640du+
Printer/Scanner
BMD - Begane vloer achter publieksbalie
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P5D04T
P_MFP108
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
HMS - 1e verdieping voorzijde
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1PBG08B
P_MFP109
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
HMS - 1e verdieping achterzijde
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1PBG06L
P_MFP110
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
HMS - Begane grond achterzijde (soza)
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P9D076
P_MFP111
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
HMS - Begane grond voorzijde (bwt)
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P98005
Naam Printer/scanner
Merk
Model en type
Soort
Locatie
Opmerking
Serienummer:
P_MFP112
HP
HP E87640du+
Printer/Scanner
HMS – Begane grond publieksruimte
Geen onderdeel van de follow-me printer (uniflow)
CNC1P9D077
P_MFP113
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
HMS – Begane grond achter publieksbalie
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1P9J04X
P_MFP114
HP
HP E87640du+
Printer/Scanner
HMS – Cruquiusweg Begane grond Kantoor
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
Cnc1p97037
P_MFP115
HP
HP E87640du+
Printer/Scanner
HMS – Kantoor (Begraafplaats)
Geen onderdeel van de follow-me printer (uniflow)
CNC1P9800T
P_MFP116
HP
HP E87640du+
Printer/Scanner
Bennebroek Kerklaan – Begane grond achter balie
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1PBG084
P_MFP117
HP
HP E87650du+
Printer/Scanner
HMS – Begane grond achterzijde (repro)
Onderdeel van de follow-me printer (uniflow).
CNC1L1501V
Bijlage E: Metagegevens
De Archiefregeling (artikel 17) eist dat de zorgdrager er voor moet zorgen dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:
a) de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
b) wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
c) de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden;
d) de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten;
e) de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.
De noemers a. tot en met d. worden in onderstaande metadata vastgelegd. In de tabel staan de vast te leggen metadata in de eerste kolom en het van toepassing zijnde Archiefregeling-onderdeel zoals hierboven opgesomd, in de tweede kolom. Zie voor noemer e. bijlage D.
Metadata
Archiefregeling
Verseon
Mozard
iArchief
Registratiedatum en -tijdstip
b, d
x
x
x
Registratienummer
b
x
x
x
Bestandsformaat
a
x
x
x
Bestandsgrootte
a
x
x
Indirect (eerst downloaden)
Bestandsomvang
a
x
x
Indirect (eerst downloaden)
Bestandsnaam
a
x
x
x
Versie
a
x
x
x
Extensie
a
x
x
x
Scanmedewerker
b
x
x
nee
Datum poststuk (niet de datum ‘verzonden’)
b
x
x
x
Verzenddatum (alleen bij uitgaande post)
b, d
x
x
x
Afzender / aan
b
x
x
x
DSP/werkproces-code
b
x
x
Indirect op een lijst
Verwijzing naar selectielijst
c, d
x
x
Indirect op een lijst
Onderwerp
a, c
x
x
x
Inhoud
a, c
x
x
x
Vertrouwelijkheid
a, b, d
x
x
x
Autorisatie
a, b, d
x
x
?
Behandelaar
b, c, d
x
x
x
Bewaar- en vernietigingstermijn
d
x
x
x
Streefdatum / Behandeltermijn
d
x
x
x
Status
d
x
x
x
Ontvangstbevestiging
b, d
x
x
nee
Definitief
d
x
x
x
Sjabloon
a, b, c, d
x
x
x
Referentie / Kenmerk
c
x
x
x
Trefwoorden
c
x
x
x
Dossier- / zaak- / productcode
c
x
x
x
Dsp-code
c, d
x
x
Indirect op een lijst
Origineel doorgestuurd
b, d
nee
Origineel terug ontvangen
b, d
Relatie met poststukken
c
x
x
Nog niet ingericht, kan wel
Memo / notitie
a, b, c, d
x
x
x
Kopiehouders
b, d
x
x
nee
Portefeuillehouder
b, c
x
nee
Agendapunten
c, d
x
nee
De archiefbescheiden worden na het scannen en het (automatisch) toekennen van de (generieke) metadata onder de aandacht gebracht van de behandelend ambtenaar of de betrokken vakafdeling.
De behandelend ambtenaar kan archiefbescheiden aanvullen met proces specifieke metadata. Dit met het oog op volledigheid en toegankelijkheid. Afgesproken werkwijzen en/of procedures die specifiek gelden voor een bepaalde afdeling worden vastgelegd en geüpdatet in een Relatiemap.
Bijlage F: Procedure kwaliteitscontrole zaak- en documentregistratie
Doel
Aantoonbaar borgen van de kwaliteit van gemeente brede zaak- en documentregistratie door middel van steekproefsgewijze controles. Van de controles worden rapportages gemaakt.
Wie
De controles worden uitgevoerd door de Adviseur Archief van het team Informatie- en Archiefbeheer. Deze medewerker controleert de kwaliteit van de registraties en doet indien nodig verbetervoorstellen voor de scan- en registratieprocedure. De uitkomsten van de controles worden besproken met de Informatiebeheerders.
Frequentie en omvang van de kwaliteitscontrole
De frequentie en de omvang van de kwaliteitscontrole hangt af van de foutmarge die bij de vorige controle is vastgesteld.
Standaard frequentie is het maandelijks controleren van 10 registraties. Bij een foutmarge van meer dan 10%, wordt de frequentie opgevoerd naar maandelijks 15 registraties. Als de foutmarge vier maal onder de 10% is gebleven, dan wordt teruggeschakeld naar de standaard maandelijkse frequentie.
Wat wordt er gecontroleerd
Er wordt een selectie gemaakt van de registraties die op basis van kennis en ervaring van foutgevoelige en/of complexe zaken worden gecontroleerd.
Indien specifieke onderwerpen en/of registratoren dit rechtvaardigen, dan wordt hierop de focus gelegd. Dit wordt vermeld in het rapportageformulier kwaliteitscontrolezaak- en documentregistratie.
Controle dient minimaal plaats te vinden op de volgende aspecten:
•controle scankwaliteit en plaatsing barcode etiket;
•juiste naam-, adres-, en woonplaatsgegevens (indien van toepassing) conform de Basisregistratie Personen (BRP) en de Basisregistratie Handelsregister (NHR);
•juiste toewijzing van het proces;
•typefouten in omschrijvingen.
Rapportageformulier kwaliteitscontrole zaak- en documentregistratie
Maand/jaar
Datum controle
Controle door
Bevindingen
Mozard Docnr./zaaktype
Geconstateerde fout
Maatregel
Verhoogde intensiteit kwaliteitscontrole noodzakelijk?
Geef aan wat van toepassing is
Ja / nee
Bevindingen
iArchief Burgerzaken Docnr./zaaktype
Geconstateerde fout
Maatregel
Verhoogde intensiteit kwaliteitscontrole noodzakelijk?
Geef aan wat van toepassing is
Ja / nee
Bevindingen
iArchief Samenleving Docnr./zaaktype
Geconstateerde fout
Maatregel
Verhoogde intensiteit kwaliteitscontrole noodzakelijk?
Geef aan wat van toepassing is
Ja / nee