Verordening op de auditcommissie gemeente Hattem

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder

a.Commissie: de auditcommissie

b.De raad: de gemeenteraad

c.Het college: het college van burgemeester en wethouders

d.Accountant: de accountant, die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening

e.De voorzitter: de voorzitter van de commissie

f.Het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

Artikel 2 Doel

1De commissie is aanspreekpunt voor de accountant en voert met de accountant afstemmingsoverleg.

2De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

Artikel 3 Taken en bevoegdheden

1De commissie heeft als aandachtsgebied alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid binnen het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid van de raad.

2Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen

a.De voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

b.Het zijn van een eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoerig van de accountantscontrole;

c.Het zijn van een overlegplatform voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen;

d.Het zijn van een overlegplatform over de uitkomsten van de door de accountant gevoerde controles;

e.Het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

f.Het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

g.Het zijn van een afstemmingsoverleg over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

h.Het adviseren van de gemeenteraad over genoemde taken.

3De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

Artikel 4 Samenstelling en benoeming

1De commissie bestaat uit maximaal zes raads- en/of commissieleden, waarvan een de voorzitter van de commissie is.

2Bij verhindering kan een commissielid zich door een ander raads- of commissielid uit zijn fractie laten vervangen.

3De commissie wordt, afhankelijk van de agenda, bijgestaan door de controller en door adviseurs van de vakgroep kwaliteit en control van de eenheid Bedrijfsvoering.

4De griffier of een door hem/haar aangewezen medewerker van de griffie is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

5De raad wijst de leden van de commissie aan.

6De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

Artikel 5 Zittingsduur

1De zittingsperiode van de leden van de commissie eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad.

2De raad kan een lid van de commissie tussentijds ontslaan.

3Een lid van de commissie kan te allen tijde ontslag nemen

Artikel 6 Voorzitter

1De raad benoemt de voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

2De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

Artikel 7 Vergaderingen en verslaglegging

1De commissie vergadert in ieder geval twee keer per jaar en verder zo vaak zij dat nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak.

2In het eerste kwartaal bespreekt de commissie de managementletter van de accountant, die de start vormt van het proces van zijn controle over het voorafgaande boekjaar.

3In het tweede kwartaal overlegt de commissie met de accountant over diens controlerapport met betrekking tot de jaarrekening van het voorafgaande boekjaar en over de controle van de jaarrekening van het lopende boekjaar.

4De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5De vergaderstukken worden minimaal een week voor de vergadering waarop zij betrekking hebben gepubliceerd in het vergadersysteem van de raad. Daarbij worden ze ook – vertrouwelijk – ter inzage gegeven aan raadsleden die geen deel uitmaken van de commissie.

6Van iedere vergadering wordt een conceptverslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de griffier.

7Het verslag wordt vastgesteld door de commissie. Als de commissie er wijzigingen in aanbrengt, wordt het conceptverslag in het vergadersysteem van de raad door de vastgestelde versie vervangen.

8Het vastgestelde verslag wordt vertrouwelijk ter kennis gebracht van het college.

Artikel 8 Informeren raad

1De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en /of andere adviseurs en beoordeelt of het wenselijk is de raad tussentijds te informeren over bevindingen aangaande haar werkzaamheden.

2Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie ene toelichting in de vergadering van de raadscommissie Algemene en Ruimtelijke Zaken of van de raad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.

Artikel 9 Slotbepalingen

1Bij twijfel over de betekenis of toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

2Binnen elke zittingsperiode evalueert de raad het functioneren van de commissie.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking daags na de bekendmaking ervan.

Artikel 11 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: “Verordening op de auditcommissie gemeente Hattem”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hattem, gehouden op 27 maart 2017.

De raad van de gemeente Hattem,

De griffier,

De voorzitter,